Anforderungsmanagement – Wie du Scope-Explosionen vermeidest

Stelle dir folgende Situation vor

Du willst eine neue Business-Applikation bei dir im Unternehmen einführen. Dein Fachbereich ist Experte in seinen Prozessen und hat tiefes fachliches Know-How. Jetzt holst du dir einen Softwareentwickler oder einen Lösungsanbieter ins Boot, der allgemein bekannt und auch sehr gut bewertet ist. Eventuell wurde er dir sogar empfohlen. Nun sagst du eurem Dienstleister: „Wir hätten gerne eine neue Software die XY erledigen soll.“ Und nach ein paar Rückfragen, geht die Implementierung auch direkt los. Und dann passiert folgendes:

·        Nach dem Start kommt der Entwickler mit einer Reihe von Fragen, die du noch nicht ansatzweise durchdacht hast -> Der Start verzögert sich

·        Die nach und nach implementierten Features sind nicht wirklich so, wie du es dir vorgestellt hast -> Es brauch immer wieder neue Entwicklungsschleifen was Budget und Zeitplan sprengt

·        Eure Security und Compliance Abteilungen stoppen beinahe das Projekt, weil du ihre Anforderungen nicht berücksichtigt hast

·        Angrenzende Abteilungen und Systemowner beschweren sich, weil du deine neue Business Applikation nicht in den übergeordneten Kontext eingeordnet hast und nun Systemänderungen ihrerseits notwendig werden

·        Alles in Allem läuft dein Projekt komplett aus dem Ruder, obwohl auf allen Seiten Experten arbeiten

Und, kommt dir das bekannt vor?

Wenn du wie die meisten Leute in deiner Position bist, hast du einen sehr guten Überblick über deine Geschäftsprozesse. Diese Basis jedoch in „IT“ zu übersetzen, nichtfunktionale Anforderungen mit einzubeziehen und an die Entwickler zu übermitteln fällt dir jedoch schwer. Darüber hinaus hast du keine Zeit, um über deine Abteilungsgrenzen hinaus Abstimmungen durchzuführen und alle Stakeholder zu identifizieren.

Dennoch solltest du dich darum kümmern!

Schlecht formulierte Anforderungen sind der Hauptgrund für einen verzögerten Go-Live, eine Überschreitung des Projektbudgets sowie mangelnde Softwarequalität.

Warum ist das so?

Das ist das Problem: User sind in ihren Prozessen zu Hause, was in der Regel gut ist, bei der Anforderungserhebung jedoch zu Problemen führt. Denn die Entwickler sind eben keine Experten in den Prozessen der User. Dies führt dazu, dass User eine Anforderung nennen und dabei fünf weitere implizit mitdenken. Denn wer A sagt, muss auch B sagen, nur wissen das in diesem Fall die Entwickler nicht. Dazu kommt, dass sich der User in vielen Fällen seiner Anforderung nicht voll bewusst ist.

Es ist daher wichtig, endlich mit einem strukturierten Anforderungsmanagement zu beginnen!

Und hier ist das korrekte Vorgehen

5 Punkte für ein ganzheitliches Anforderungsmanagement Basierend auf meinem großen Erfahrungsschatz in umfangreichen B2B-Softwareimplementierungsprojekten für Konzerne und KMUs sind 5 Punkte elementar für das Anforderungsmanagement

Punkt 1 – Stakeholderanalyse:

Jeder nicht identifizierte Stakeholder kann dein Projekt zum absoluten Stopp bringen, sobald er auftaucht. Aus diesem Grund ist die Identifikation aller Stakeholder im Voraus extrem wichtig. Und hierbei geht es nicht nur um Stakeholder, die direkt von der Software oder ihren Schnittstellen betroffen sind. Die Software muss in die IT-Strategie des Unternehmens passen, Security Richtlinien erfüllen und den Compliance Anforderungen genügen. All diese Personen sind somit einzubeziehen.

Punkt 2 – Initiale Anforderungserhebung:

Vor dem eigentlichen Start lohnt sich immer eine initiale Betrachtung der Anforderungen und Prozesse. Dabei muss noch nicht zu tief ins Detail gegangen werden aber die wesentlichen Funktionalitäten, Schnittstellen und Prozesse sind ein wichtiger Anfangspunkt. Diese Betrachtungen helfen ebenfalls, bisher nicht erkannte Stakeholder zu identifizieren und reduzieren Kosten in den späteren Projektphasen. Achtet hier neben den funktionalen Anforderungen auch auf die nicht-Funktionalen.

Punkt 3 – Prozessoptimierungen:

Es muss sich von der Erwartung gelöst werden, dass eine Software alte Prozesse 1-zu-1 abbilden wird. Prozessoptimierungen können initial und begleitend stattfinden und helfen in Zusammenarbeit mit den Entwicklern das optimale Potential aus der neuen Software rauszuholen.

Punkt 4 – Begleitende Product-Ownership:

Nach Beginn der Implementierung sollten Anforderungen, Prozesse und Stakeholder stets im Auge behalten werden. Anforderungen und Prozesse müssen laufend priorisiert, verfeinert und angepasst werden. Stakeholder können im Projektverlauf hinzukommen oder wegfallen. Je nach Anforderungsentwicklung, kann sich auch Erwartungshaltung und Einstellung der Stakeholder zum Projekt ändern.

Punkt 5 – Zukunftsorientierung:

Das Anforderungsmanagement endet nicht mit dem Go-Live. Bereits während der Implementierung sollte auf die Zukunftsfähigkeit der Software geachtet werden und eine Road-Map für Weiterentwicklungen und Anpassungen nach Projektende erstellt werden.

Zusätzlich zu diesen 5 Punkten sind noch 3 Tätigkeiten besonders relevant: Kommunikation, Kommunikation und Kommunikation.

Denn nur durch eine effiziente Kommunikation lassen sich schnelle Feedbackschleifen realisieren, klar definierte und testbare Features erzeugen, sowie den Entwicklern vermittelt werden, was angepasst werden muss.

Diese 5 Punkte können und sollten in der Regel weder von Entwicklern noch von beteiligten Fachbereichen durchgeführt werden. Denn es bedarf einer gewissen neutralen Betrachtungsweise, sowie einer Position außerhalb der Hierarchien, um das Anforderungsmanagement zu voller Perfektion zu erfüllen und damit das Most Valuable Product (MVP) zu generieren.

Aus diesem Grund hilft es deinem Softwareimplementierungsprojekt

Es ist eigentlich offensichtlich:

Wenn du diese 5 Punkte im Anforderungsmanagement beachtest, erhöhst du die Wahrscheinlichkeit am Ende mit einer nutzbaren Software dazustehen enorm.

Ich wende dieses Vorgehen in meinen Projekten bereits erfolgreich an und konnte damit meine Kunden erfolgreich als Product-Owner zur Seite stehen.

Wenn du diesen Artikel gelesen hast, gehe ich davon aus, dass du in deiner Abteilung oder deinem Unternehmen eine neue B2B-Software einführen willst, die tatsächlich deinen und den Unternehmensanforderungen entspricht.

Nun, wenn dies auf dich zutrifft, dann wirst du sicher von den oben beschriebenen 5 Punkten profitieren und dein Ziel erreichen.

ABER: Wir wissen beide, dass dein Fokus auf dem operativen Geschäft liegt. Schließlich ist das dein Job. Und deswegen wird es dir vermutlich schwerfallen, alle Anforderungen strukturiert zu erheben, an die Entwickler zu vermitteln und dabei die Stakeholder auf allen Seiten zufriedenzustellen.

Wenn du eine für euch perfekt passende Software willst, dann habe ich einen Vorschlag für dich: Wir tauschen uns über deine Herausforderungen und das beste Vorgehen zur Erreichung des Projekterfolgs kostenfrei aus. Dafür musst du nur auf diesen Link klicken: Klicke hier und führe deine Projekte zum Erfolg!

Ich freue mich auf unseren Austausch!

Christopher Grolmus

Gründer, CEO und IT-Consultant