Automatisch zu mehr Qualität

In Verbindung mit künstlicher Intelligenz können Dokumentenmanagement-Systeme den Workflow von Logistikdienstleistern beschleunigen und die Qualität der gespeicherten Daten deutlich verbessern.

Bei den meisten Logistikdienstleistern gibt es sie noch: Raumfüllende Regale mit angestaubten Aktenordnern. In diesen Archiven lagern Rechnungen, Lieferscheine, Tankabrechnungen und Frachtbriefe. Doch diese Form der Ablage dürfte bald ausgedient haben. Im Zuge der Digitalisierung steigt die Nachfrage nach Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) rasant. Laut einer Studie des Marktforschungs-Instituts Mordor Intelligence wird der weltweite Jahresumsatz in diesem Segment bis zum Jahr 2025 auf 8,4 Mrd. EUR klettern. 2019 lag dieser Wert noch bei knapp 4 Mrd. EUR, was einer jährlichen Steigerung von über 13 Prozent entspricht.

Steigende Motivation

Grund dafür ist das hohe Rationalisierungspotenzial, das mit dem Einsatz eines DMS verbunden ist. Ein DMS digitalisiert und beschleunigt die Ablage- und Suchprozesse und entlasten die Mitarbeiter von lästigen und ungeliebten Tätigkeiten. Auf diese Weise sinken die Raum- und Arbeitskosten, während die Motivation steigt.

Ein Dokumentenmanagement-System bringt viele Vorteile:

• Zentralisierte Datenspeicherung
• Eingesparte Archivräumen
• Reduzierte Suchzeiten
• Entlastete Email-Postfächer
• Sinkende Papierkosten
• Sinkende Druck- und Zustellkosten
• Beschleunigte Geschäftsprozesse
• Einhalten gesetzlicher Vorgaben
• Vereinfachter Wissenstransfer
• Dokumente sind immer und überall verfügbar
• Versionskontrolle und Revisionssicherheit
• Zeitersparnis durch optimierte Prozesse

Trotz aller Vorteile sind DMS in kleinen und mittelständischen Unternehmen noch nicht weit verbreitet. Das ergab eine Untersuchung des deutschen Marktforschungs-Instituts Statista vom Juli 2020, bei der 1.441 Büroangestellte in mittelständischen Firmen mit bis zu 500 Bildschirm-Arbeitsplätzen zu ihren Dokumentenprozessen befragt wurden. 56 Prozent der Befragten gaben an, bei der Digitalisierung noch am Anfang zu stehen. In rund 25 Prozent der Firmen werde das papierlose Büro noch nicht einmal diskutiert.

Heruntergebrochen auf die Logistikbranche ergibt sich ein wesentlich besseres Bild. Diesen Schluss lässt die neue Ausgabe der Studie „Trends und Strategien in Logistik und Supply Chain Management“ der Bundesvereinigung Logistik (BVL) zu. Zwischen Februar und März 2020 befragte die BVL rund 300 Logistiker aus Handel, Industrie und Dienstleistungen. Beinahe alle Logistiker verbinden mit der Digitalisierung große Chancen, wobei der Stand der Umsetzung insgesamt „als relativ niedrig“ bewertet wird. Zu den Ausnahmen gehört jedoch der mobile Datenzugriff für die Mitarbeiter und die Nutzung webbasierter Kommunikationsplattformen. Diese galten bei den Logistikern schon vor Corona als wichtige Grundlage für ortsunabhängiges Arbeiten – entsprechend hoch ist hier der Umsetzungsstand. Dokumentenmanagement-Systeme werden in der BVL-Studie nicht explizit erwähnt. Sie sind jedoch die Voraussetzung für einen umfassenden mobilen Datenzugriff, der auch die mobile Recherche nach Frachtbriefen, Lieferscheinen und Ablieferbelegen einbezieht.

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