Bürokratie im Unternehmen, Folge 1689: Bestell- und Rechnungsprozesse im Unternehmen

Die Krankheit Bürokratie - sie macht auch vor Unternehmen nicht Halt. Heute möchte ich wieder meine kleine Serie fortschreiben und ein weiteres Beispiel schildern, bei dem in besonders eklatanter Weise Zeit und damit Geld verschwendet wird.

Ein Kunde von uns, solider Mittelständler mit einigen hundert Mitarbeitenden, fragt immer mal wieder punktuell Beratungsleistungen an. Der Auftragswert bewegt sich meist im niedrigen vierstelligen Euro-Bereich. Jeder einzelne Abruf muss als separates Angebot gestellt und von zwei Geschäftsführern abgezeichnet werden. Weil beide viel unterwegs sind und es keine digitale Signaturlösung in der Firma gibt, dauert es schon mal 6 Wochen, bis so ein Kleinauftrag genehmigt wurde. Die Rechnungsfreigabe dauert dann nochmal solange, weil wieder zwei Unterschriften notwendig sind. Das zieht dann meistens 1-2 freundliche Zahlungserinnerungen und mindestens eine Mahnung nach sich. Der gesamte Prozess nervt alle Beteiligten - den Informationssicherheitsbeauftragten beim Kunden, der uns gerne beauftragen möchte ("ich muss den vorgegebenen Prozess einhalten" - Schulterzucken!) und meine Mitarbeiter, weil ständig jemand dem Kunden hinterherlaufen muss. Und natürlich mich, da die dafür draufgehende Zeit niemand bezahlt.

Mein Vorschlag, doch einfach ein Abrufkontingent zu vereinbaren - ohne Risiko für den Kunden, wir würden nur berechnen, was tatsächlich angefallen ist und darüber transparent berichten, so wie wir es mit zahlreichen anderen Kunden tun - wurde abgeleht mit der Begründung, "da fehlt der Geschäftsleitung die Kontrolle über das, was passiert".

Ich meine: das Verhalten zeugt von einem massiven Misstrauen der Geschäftsleitung gegenüber ihren Mitarbeitenden. Und davon, dass die Firma schlicht zuviel Geld haben muss - sonst könnte sie sich diesen komplizierten Bürokratismus schlichtweg nicht leisten!

Liebe Budget-Verantwortlichen und Manager in Unternehmen: KISP - keep it simple and practical! Wo ist der Mehrwert, der durch solch komplexen und komplizierten Abläufe entsteht? Es gibt keinen! Es könnte extrem einfach sein und würde so viel Positives erzeugen, das zu vereinfachen:

• alles ginge schneller und kostete weniger Geld
• alle sparen Zeit (= Geld) und Nerven
• die Mitarbeitenden wären motivierter, weil sie nicht stumpfsinnige Prozesse bedienen müssen
• und schließlich zeugt es von Wertschätzung den Mitarbeitenden gegenüber, wenn sie etwas selbst entscheiden dürfen

Machen ist wie drüber reden - nur viel krasser!