Bei der Rechnung sparen

Nahezu in jedem Unternehmen wird heute über digitale Workflows gesprochen. Unter dem Strich soll der digitale Workflow den Betrieb noch profitabler machen und die Konkurrenzfähigkeit erhalten oder weiter verbessern.

Doch was ist ein „Workflow“ eigentlich? Zuerst einmal versteht man darunter die Organisation von Arbeitsabläufen in einem Unternehmen – egal ob analog oder digital. Es wird dokumentiert und festgelegt, an welchen Stationen ein bestimmter Arbeitsschritt in der vorgegebenen Art und Weise bearbeitet wird. Ein digitaler Workflow ist folglich nichts anderes, als Arbeitsabläufe digital abzubilden. Der digitale Workflow definiert dabei funktionierende Prozesse unabhängig vom Prozesswissen der gegenwärtig beteiligten Mitarbeiter.

Wo also sollte ein Unternehmen am besten damit anfangen, Prozesse in einen digitalen Workflow umzuwandeln? Eigentlich funktioniert das überall dort, wo Aufgaben nach einem bestimmten Schema abgearbeitet werden. Unstrukturierte Abläufe, wie zum Beispiel die Digitalisierung und Zustellung der Eingangspost, lassen sich perfekt mit einem solchen digitalen Workflow abbilden. Auch im Personalwesen und in der Administration finden sich zahlreiche Abläufe, die immer wiederkehren. 

Ein Klassiker ist jedoch das Rechnungswesen. Bevor Unternehmen Rechnungen bezahlen, müssen sie diese prüfen, um nicht etwa doppelt zu bezahlen oder die pünktliche Bezahlung zu versäumen, was meist Mahngebühren nach sich zieht. Außerdem muss geprüft werden, ob die abgerechnete Leistung tatsächlich erbracht wurde. Damit hier digitale Workflows ablaufen können, müssen in Papierform eingetroffene Rechnungen zentral eingescannt und dem entsprechenden Freigabeprozess zugeteilt werden. 

Die nachfolgende, digitale Rechnungsprüfung bietet reichlich Potenzial zur Automatisierung. Mit Hilfe künstlicher Intelligenz und individueller Anpassung können unterschiedliche Rechnungen lückenlos und zuverlässig ausgelesen werden. Relevante Rechnungsinformationen wie Kreditor, Debitor, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer, Kontodaten und weitere Faktoren werden strukturiert für die nachfolgende Verarbeitung bereitgestellt.

Rechnungen digital verarbeiten

Eingangsrechnungen lassen sich dank künstlicher Intelligenz und dem Einsatz der richtigen Software lückenlos und sicher auslesen, bearbeiten und genehmigen. Dann können sie in ein Buchhaltungssystem übertragen werden. Alle relevanten Daten für die Weiterverarbeitung werden bereitgestellt, gespeichert und unveränderbar archiviert – das gilt für digitale Daten gleichermaßen wie für Papierdokumente. Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, Dokumente in der Regel für zehn Jahre aufzubewahren. Sie müssen jederzeit abrufbar und auffindbar sein, um den gesetzlich erforderlichen Jahresabschluss zu erstellen. 

Die Grundlage, um solche Prozesse in Unternehmen abzubilden und umzusetzen ist sind Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) und Dokumentenmanagementsysteme (DMS). ECM ist ein Lösungskonzept, das in einem Unternehmen die umfassende Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung sämtlicher Unternehmensinformationen gewährleisten soll. Dabei greifen verschiedene Software-Module ineinander. Zentrale Elemente sind Archivierungs-, Out- und Input-Management- sowie Web-Content-Managementsysteme, aber auch ein Dokumentenmanagementsystem. DMS ist also eine Software, die Teil einer jeden ECM-Lösung ist.

Eine der beliebtesten und bekanntesten Lösungen auf dem Markt kommt ursprünglich von dem deutschen Unternehmen, das mit dem Leitz-Ordner einst eines der meistgenutzten Ordnungsmittel für Büros entwickelte. Das war im 19. Jahrhundert. Als Weiterentwicklung entstand hier im Jahr 1996 der elektronische Leitz-Ordner – das erste Produkt für digitales Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung. Seine Kurzform, ELO, ist Namensgeber der Marke. 

Das Produkt wurde zum Erfolg: Bereits im Jahre 1998 wurde das Geschäftsfeld in ein eigenständiges Unternehmen ausgelagert, die ELO Digital Office GmbH mit Sitz in Stuttgart. Heute gehört das Unternehmen zu den führenden Softwareherstellern für Enterprise-Content-Management. ELO entwickelte sich zu einem international agierenden Unternehmen– mit Standorten auf allen Kontinenten und einem Partnernetzwerk aus zertifizierten Systemhäusern und IT-Beratern weltweit.

ELO speziell angepasst

Einer solcher „ELO-Kenner“ ist auch das TMC-Systemhaus in Bocholt. Es wird geleitet von Matthias Giesbert. Aktuell betreut das Unternehmen die IT-Systeme von rund 150 Firmen. Dazu gehören Mittelständler aus vielen Branchen, sowie Handwerksbetriebe, Arztpraxen, Ingenieure, Architekten, Steuerkanzleien. TMC hat die ELO-Software dahingehend angepasst, dass sie jetzt bei eingehenden Rechnungen sowohl alles für den unternehmensinternen Rechnungs-Workflow startet, als auch parallel alle relevanten Buchhaltungsinformationen aus dem ELO direkt zum Steuerberater übertragen werden. Das Team des Steuerbüros muss dann keine Rechnungsinformationen mehr manuell erfassen, was Personal und Zeitaufwand einspart.

Entstanden ist diese Lösung auf Anregung eines TMC-Kunden. Der Anbieter von Treppenlift-Lösungen Sonilift GmbH kam mit genau diesem Anliegen auf TMC zu. TMC-Geschäftsführer Giesbert erläutert: „Wie bei vielen anderen Unternehmen auch hatte das Steuerbüro des Unternehmens signalisiert, dass es aufgrund des Fachkräftemangels mittelfristig die manuelle Erfassung von Belegen, sowie die Zuordnung zu einzelnen Sachkonten nicht mehr oder nur noch eingeschränkt als Dienstleistung anbieten kann“. So entwickelte TMC die passende Lösung, mit deren Hilfe die Zuordnung und Buchung nun weitgehend automatisiert ablaufen kann. Das erleichtert die Arbeit der Buchhaltung im Unternehmen, aber auch für den Steuerberater. Klarer Effekt: Neben der spürbar verbesserten Effizienz durch den digitalen Rechnungs-Workflow gibt es auch einen besseren Überblick über den aktuellen Cash-Flow.