Belegerkennung: der Turbo für das Nadelöhr

Die Bearbeitung von Belegen oder Dokumenten ist eine Schlüsseltätigkeit in vielen Prozessen oder Unternehmensbereichen. Eine händische Bearbeitung erfordert großen Personal- sowie Zeitaufwand und beinhaltet einiges an Fehlerpotenzial und bremst als Nadelöhr das ganze Unternehmen aus. Automatisierte Belegerkennung bringt Sie dagegen zuverlässig auf die Überholspur.

Vorteil: Automatisierung

Beim Reisekostenmanagement oder in der digitalen Rechnungsbearbeitung: Hier und in anderen Bereichen müssen je nach Unternehmensgröße täglich Hunderte oder sogar Tausende von Belegen und Dokumenten bearbeitet werden. Zuerst erfolgt eine Identifizierung der Dokumente als für die Verarbeitung relevante Belege. Im Anschluss müssen alle wichtigen Informationen entnommen und verarbeitet werden, bevor die Prüfung, Freigabe und Archivierung der Belege einen Bearbeitungsvorgang abschließen. Dieses Muster gilt für eine automatische Verarbeitung wie für eine Bearbeitung von Hand glerichermaßen. Prozessautomatisierung erreicht dabei eine enorme Arbeitserleichterung und vermeidet typische Bearbeitungsfehler. Zudem verbinden Schnittstellen die Erkennung nahtlos mit weiterer Software (etwa Buchhaltung und ERP) oder der Kunden- und Lieferantendatenbank zum Informationsabgleich. Damit geht die Automatisierung weit über die eigentliche Belegerkennung hinaus und verselbstständigt ganze Workflows.

Für eine reibungslose Funktion müssen verschiedene Merkmale der Erkennung gewährleistet sein:

• Die fehlerfreie Identifikation und Verarbeitung der unterschiedlichsten Formate und Qualitäten von Dokumenten und Belegen.
• Einhaltung von Datenschutz- und weiteren Sicherheitsbestimmungen bei Erkennung und Weiterverarbeitung – plus Schutz der erfassten Daten vor unbefugtem Zugriff.
• Einfache Anpassung an neue Prozessanforderungen oder zusätzliche Dokumentenformate und -quellen.
• Unkomplizierte Überwachung und Qualitätskontrolle der Erkennung.
• Akzeptanz bei den Mitarbeitenden durch einfache Anwendung und hohe Genauigkeit.

Zusätzlich sind Verantwortliche gefordert, die Akzeptanz des Erfassungssystems wie bei der Einführung anderer IT-Transformationen durch Mitarbeiterschulungen und Kommunikation der Vorteile für Unternehmen wie Mitarbeitende zu kommunizieren.

Automatisch vs. manuell: die Vorteile

Neben der bereits genannten Zeitersparnis und verringerten Fehlerquote gibt es weitere überzeugende Pluspunkte einer automatisierten Belegerkennung gegenüber der althergebrachten manuellen Bearbeitung:

• Kostensenkung: Sie geht mit der Zeitersparnis einher und übersteigt schnell die initialen Kosten für die Einführung des Systems.
• Mitarbeitende werden von Routinetätigkeiten entlastet und gewinnen Freiräume für anspruchsvollere Aufgaben.
• Durchgängig hohe Datenqualität: Ihre Belege werden zu einer präzisen, konsistenten Datensammlung, die Sie beliebig für Auswertungen und Entscheidungen in Echtzeit heranziehen können.
• Einfache, gesicherte Einhaltung von Compliance-Richtlinien oder der GoDB.
• Deutlich beschleunigte Reaktionszeiten bei Nachfragen, Prüfungen oder anderen Zugriffen auf Dokumente und deren Bearbeitungsvorgängen.
• Schnelle Anpassung auf ein verändertes Belegaufkommen durch unkomplizierte Skalierbarkeit der automatisierten Belegerkennung.

Das Tool für die Automatisierung der Belegerkennung

Für Beleg- oder Dokumentenerfassung nutzen Sie am besten ein DMS. Mit einer automatischen Texterkennung bei allen Formen von physikalischen oder digitalen Dokumenten ist es in der Lage, in Sekundenschnelle sämtlichen relevanten Informationen eines beliebigen Dokuments aus den verschiedensten Quellen sicher zu extrahieren. Die Daten werden anschließend indiziert, zur weiteren Bearbeitung an Hunderte von Anwendungsprogrammen geleitet und zum Schluss gesetzeskonform archiviert.

Den konkreten Bearbeitungsablauf passen Sie einfach Ihren spezifischen Anforderungen an. Beispielsweise lässt sich die Prüfung und Freigabe weitgehend mit sogenannten Dunkelbuchungen automatisieren. Oder Sie leiten erfasste Belege zur Freigabe gezielt einzelnen Mitarbeitenden zu, um eine menschliche Kontrollinstanz zu behalten. Diese Personen müssen nicht einmal im Büro anwesend sein, sondern können sich im Homeoffice oder mobil kümmern. Einzelne Vorgänge liegen nun nie mehr auf einem Schreibtisch – sie sind von überall aus transparent für alle einseh- und nachvollziehbar.

Die automatisierte Belegerkennung macht Ihr Unternehmen fit für die Zukunft. Implementieren Sie diesen Turbo unbedingt in Ihre Digitalisierungsstrategie!