Dürener Heavy Metal und ERP – Auf Datenqualität migriert

Wer gut planen und wirtschaften will, braucht solide Daten. Die entstehen, wenn Arbeitsabläufe und IT reibungslos miteinander verzahnt sind. Bei Insellösungen haken solche Getriebe. Unter dieser Prämisse begann der damals neue IT-Leiter von IMI Z&J, das bewährte #ERP-System über zwei Major-Releases hinweg auf den neusten Stand zu bringen. 

Bis zu 60 Tonnen schwer und stets ein Unikat: Warum IMI Z&J seine Hochtemperaturarmaturen unter dem Motto ‘Heavy Metal made in Düren’ vertreibt, liegt auf der Hand. So jung der Slogan ist, so erfahren ist Z&J. Bereits seit über 140 Jahren fertigt das Unternehmen Schwergewichte für die petrochemische Industrie sowie für die Raffinerie-, Eisen- und #Stahlindustrie. Viele der Anlagen gehen heute auf lange Reise, wenn sie die Dürener Fertigungshallen verlassen. Denn Z&J beliefert Unternehmen auf der ganzen Welt.

Optimal funktionierendes IT-System unabdingbar

So ‘heavy’ die Armaturen sind, so anspruchsvoll sind die Anforderungen an die Planung und Produktion dieser Einzelfertigungen. Herausfordernd für die Produktionssteuerung sind etwa mit langen Lieferzeiten verbundene Materialengpässe. Zwar verfügt IMI Z&J über eine recht hohe Fertigungstiefe, ist aber aufgrund von Kapazitätsengpässen immer wieder dazu gezwungen, Aufträge extern zu vergeben. Aufwendig ist nicht zuletzt der Transport der fertigen Armaturen, der in der Regel auf dem Seeweg und meist nur durch Sondertransporte stattfinden kann. „Sowohl die Produktionsplanung als auch die Koordination der Transporte lässt sich ohne ein optimal funktionierendes IT-System nicht bewältigen“, sagt Bernd Rüland, der die Leitung der IT-Abteilung 2018 übernahm. Optimal funktionierte die vorhandene IT-Landschaft damals aber nicht.

Stammdatenqualität und Insellösungen unvereinbar

Die Systemwelt prägte eine Vielzahl manueller Prozesse, undokumentierte Insellösungen und eine veraltete Version des ERP-Systems. Diese Konstellation führte zu einer schlechten #Stammdatenqualität, was gezieltes Filtern, Auswerten oder Analysieren von Informationen schlicht unmöglich machte. Bernd Rüland: „Problematisch war zum Beispiel, dass Daten aus dem ERP-System gezogen und außerhalb des Systems weiterverarbeitet wurden. So ließ sich das Berichtswesen nur mit hohem Aufwand bedienen. Ähnliches galt für die Stundenerfassung in Konstruktion und Projektarbeit.

In beiden Bereichen nutzten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein separates Tool, weshalb dort generierte Daten nicht im ERP-System für Projektauswertungen zur Verfügung standen. Aus diesen Daten zuverlässige geschäftsrelevante Informationen zu erhalten, war nahezu unmöglich.“ Aus seiner Sicht fehlte es einerseits an ERP-Prozessverständnis im Allgemeinen und Systemkompetenz im Speziellen. Zudem kam der damals neue IT-Leiter zu der Einschätzung, dass das vorhandene ERP-System #PSIpenta von PSI Automotive & Industry GmbH zwar die richtige Wahl für den Schwermetall-Verarbeiter darstellt, das System aber in der neuesten Version benötigt werde. „Was wir brauchten“, beschreibt Bernd Rüland, „war eine kluge Migrations- und Kommunikationsstrategie, um durchgängige Abläufe zu schaffen – und zwar nahe am Standard und mit so wenigen Begleitsystemen wie möglich.“

Sprung über zwei Major-Releases hinweg

IMI Z&J entschloss sich folglich für ein neues Prozess- und Systemdesign und einen Sprung über zwei Major-Releases hinweg in die neueste Version von PSIpenta. Im Zentrum stand zunächst die Frage, wie sich die Abläufe der vielen Inselprogramme künftig in den ERP-Standard integrieren lassen. Als besonders hilfreich erwiesen sich bei der Beantwortung die vom IT-Lieferanten zur Verfügung gestellten Best-Practice-Dokumentationen. Darin werden die Standardprozesse der unterschiedlichen Funktionsbereiche Schritt für Schritt beschrieben und durch Bilder illustriert. „Sie waren nicht nur unser roter Faden in den Systemdesign-Workshops. Bis heute leisten uns die Beschreibungen wertvolle Dienste und sparen uns Aufwand und Zeit, etwa wenn sich ein Systemberater einen Überblick darüber verschaffen will, wie wir in gewissen Dingen vorgehen“, beschreibt der IT-Leiter.

ERP-System als Datendrehscheibe

Ein Pfeiler der Migration und die künftige Basis für hohe Datenqualität waren die intensive Stammdatenbereinigung sowie die Ausgestaltung effizienter Workflows. So wurde beispielsweise das gesamte Reporting überarbeitet. Um hier künftig ausschließlich ERP-Daten verwenden zu können, erstellte das Projektteam Standardberichte und führte das #BusinessIntelligence-System evidanza des gleichnamigen PSI-Partnerunternehmens ein. Ähnliches gilt für die Einführung des PSI-Stundenbogens. Mit dieser Software werden geleistete Arbeitsstunden durch ihre Kostenträger im ERP-System verarbeitet, um die Projekttransparenz zu erhöhen.

Motivierte Key-User und langer Atem 

Für den Erfolg des ERP-Projektes ist vor allem das Key-User-Team verantwortlich, sagt Bernd Rüland. Die Nominierung und Organisation des Teams war daher ebenso wichtig wie die Oberflächenschulungen. „Nichts geht über motivierte Mitarbeiter, die das ERP-Projekt in jeder Hinsicht mittragen, die bereit sind, neue Wege zu gehen und auch skeptische Kollegen oder sogar Vorgesetzte geduldig auf die Reise mitnehmen.“ Die Key User vertreten die Interessen ihrer jeweiligen Fachbereiche und fungieren so auch als Spezialisten für die entsprechenden Funktionen oder Module im ERP-System. „Nur so lassen sich fachübergreifende Strukturen schaffen und Prozesse immer im Sinne der gesamten Organisation kontinuierlich verbessern. Zudem schaffen diese die notwendige hohe Akzeptanz unter den Anwendern“, betont der IT-Leiter. Nach wie vor trifft sich die Gruppe einmal wöchentlich, um abteilungsübergreifend über die geschaffenen Strukturen und Arbeitsabläufe zu diskutieren und sie zu verbessern. Auch das war dem IT-Leiter von Anfang an wichtig.

Go-Live unter Corona-Bedingungen

Der Go-Live erfolgte schließlich nach ausführlichen System- und Integrationstests sowie nach der Datenmigration und – wie bereits das gesamte Migrationsprojekt – unter #Corona-Bedingungen. Zwar traf sich das Key-User-Team während der Vorbereitungszeit in einem großen Schulungsraum unter strikter Einhaltung der vorgeschriebenen Hygienemaßnahmen. Doch die PSI-Berater standen ausschließlich remote zur Verfügung. Zudem wurde der Client über eine Citrix-Umgebung ausgerollt, über den die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch aus dem Homeoffice mit dem ERP-System arbeiten können.

„Seit das System in Betrieb ist, hatten wir keinen einzigen Ausfall“, schildert Rüland. „Das ist nur möglich, weil sowohl die Key-User als auch die Berater trotz der nicht-idealen Bedingungen mit einer hohen Disziplin bei der Sache waren. Denn dadurch konnten wir strukturiert alle Themen bearbeiten und umsetzen.“ Inzwischen hat die Lösung sowohl einen 100-Tage-Audit des IMI-Konzerns sowie den Audit der Wirtschaftsprüfer bestanden. Zudem gibt es bereits Ausbaupläne. Auf der Roadmap stehen zum Beispiel die Einführung des Servicemanagements, des Leitstands sowie einer #CAD-Schnittstelle. „Wir haben noch einiges aufzuholen. Mit der #Migration auf die neueste PSIpenta-Version haben wir dafür eine solide Basis geschaffen und die Gewissheit, für die Zukunft auch den richtigen Partner an der Seite zu haben“, resümiert Bernd Rüland.

Eine solide IT-Basis für die Zukunft

Eine in die Jahre gekommene IT-Landschaft, gespickt mit Insellösungen, die weder effizient noch anpassungsfähig sind: IMI Z&J hat sich dieser Herausforderung angenommen und mit einer klugen Migrationsstrategie des etablierten ERP-Systems das Fundament für weitere Modernisierungsvorhaben gelegt.

Erschienen ist der Artikel zuerst in der März-Ausgabe der IT&Production. Der Autor Normann Wild ist Vertriebsleiter Nord, Division Industry bei PSI Automotive & Industry.

www.it-production.com, www.psi-automotive-industry.de