Die Datenschutzfolgenabschätzung: Risikominimierung bei der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) fordert in Artikel 35 die Durchführung einer Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA), wenn eine Form der Verarbeitung, insbesondere bei Verwendung neuer Technologien, aufgrund ihrer Art, ihres Umfangs, ihrer Umstände und ihrer Zwecke voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat. Ziel der DSFA ist es, potenzielle Risiken frühzeitig zu identifizieren und geeignete Maßnahmen zu deren Minderung zu ergreifen.

Das Wichtigste in Kürze

• Eine DSFA wird benötigt, wenn eine Verarbeitung personenbezogener Daten voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.
• Ziel ist die Identifizierung und Minimierung von Risiken für die betroffenen Personen sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. 
• Der DSFA-Prozess umfasst die systematische Beschreibung der Verarbeitungsvorgänge die Bewertung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Verarbeitung sowie die Identifizierung und Bewertung der Risiken.

Wann ist eine Datenschutzfolgenabschätzung erforderlich?

Eine Datenschutzfolgenabschätzung ist insbesondere dann erforderlich, wenn personenbezogene Daten zur Erstellung von umfassenden Profilen oder zur automatisierten Entscheidungsfindung genutzt werden. Dies betrifft vor allem Unternehmen, die durch den Einsatz von Algorithmen und Machine-Learning-Systeme etablieren, welche weitreichende Entscheidungen automatisiert treffen. Ebenfalls notwendig ist eine DSFA bei der umfangreichen Überwachung öffentlich zugänglicher Bereiche, beispielsweise durch Videoüberwachung. Hier besteht ein hohes Risiko für die Privatsphäre der betroffenen Personen, da durch die dauerhafte Überwachung sensible Bewegungsdaten erfasst und ausgewertet werden können. Schließlich ist eine DSFA erforderlich, wenn besonders schützenswerte Datenkategorien wie Gesundheitsdaten oder biometrische Daten in großem Umfang verarbeitet werden. Diese sensiblen Daten unterliegen besonderen Schutzanforderungen, da sie tief in die Persönlichkeitsrechte der Betroffenen eingreifen können.

Durchführung einer Datenschutzfolgenabschätzung 

Die Durchführung einer DSFA lässt sich in mehrere systematische Schritte gliedern. 

1. Beschreibung der Verarbeitungsvorgänge 

Im ersten Schritt müssen die Verarbeitungsvorgänge detailliert beschrieben werden. Dies umfasst die Identifikation der verarbeiteten personenbezogenen Datenarten, die Klärung des Zwecks der Datenverarbeitung und die Benennung der Verantwortlichen sowie der betroffenen Personen. Weiterhin sind die einzelnen Verarbeitungsschritte zu dokumentieren, um einen umfassenden Überblick über den gesamten Datenfluss zu erhalten. 

2. Bewertung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit 

Anschließend erfolgt die Bewertung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Datenverarbeitung. Hierbei wird geprüft, auf welcher rechtlichen Grundlage die Verarbeitung erfolgt und ob der Verarbeitungszweck klar definiert und legitim ist. Ein besonderer Fokus liegt auf dem Prinzip der Datenminimierung: Es darf nur die Menge an Daten verarbeitet werden, die tatsächlich notwendig ist, um den definierten Zweck zu erreichen. 

3. Risikobewertung und -management 

Der dritte Schritt beinhaltet die Risikobewertung und das Risikomanagement. Es gilt, die bestehenden Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen zu identifizieren und deren Wahrscheinlichkeit sowie Schwere der Auswirkungen zu bewerten. Darauf aufbauend müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen werden, um die identifizierten Risiken zu mindern. 

4. Dokumentation und Überprüfung 

Alle Schritte und Ergebnisse der DSFA müssen umfassend dokumentiert werden. Diese Dokumentation dient nicht nur der internen Nachvollziehbarkeit, sondern auch der Rechenschaftspflicht gegenüber Aufsichtsbehörden. Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen der DSFA sind notwendig, um neue Risken zu identifizieren und bestehende Maßnahmen zu evaluieren und gegebenenfalls anzupassen. 

Praxisbeispiel: Einführung eines neuen CRM-Systems

Bei der Einführung eines neuen CRM-Systems in einem mittelständischen Unternehmen muss eine DSFA durchgeführt werden, wenn das System umfangreiche personenbezogene Daten verarbeitet und dabei neue Technologien wie insbesondere Künstliche Intelligenz eingesetzt werden. Auch die Tatsache, dass umfangreiche personenbezogene Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR übermittelt werden könnte in diesem Zusammenhang eine DSFA erforderlich machen. Das Unternehmen muss hierbei den gesamten Verarbeitungsprozess, die genutzten Datenkategorien sowie die betroffenen Personen analysieren und bewerten. Potenzielle Risiken könnten der unbefugte Zugriff auf Kundendaten oder Datenverlust sein. Durch die Implementierung von Maßnahmen wie Datenverschlüsselung, Zugangskontrollen und regelmäßigen Sicherheitsüberprüfungen können diese Risiken minimiert werden.

Fazit

Die Datenschutzfolgenabschätzung ist weit mehr als nur eine gesetzliche Verpflichtung. Sie ist ein wesentlicher Schritt hin zu einer verantwortungsvollen und sicheren Datenverarbeitung sowie der Gewährleistung von Compliance in Ihrem Unternehmen. Die DSFA ist nicht nur ein Schutzmechanismus, sondern auch ein Vertrauensanker für Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner. Indem Sie die Risiken für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen ernst nehmen und proaktiv Maßnahmen zu deren Schutz ergreifen, schaffen Sie Transparenz und Vertrauen.

Stellen Sie sich die DSFA als einen kontinuierlichen Prozess vor, der Ihr Unternehmen sicher durch das immer komplexer werdende Datenumfeld navigiert. Es geht nicht nur darum, Bußgelder zu vermeiden, sondern auch darum, die Daten Ihrer Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner bestmöglich zu schützen. So können Sie die Chancen der Digitalisierung nutzen, ohne die Rechte der Betroffenen zu gefährden. Außerdem können Sie so potenzielle Cyberangriffe und damit einhergehende Datenschutzvorfälle proaktiv verhindern.

Letztlich trägt eine gut durchgeführte DSFA dazu bei, Ihr Unternehmen fit für die Zukunft zu machen – eine Zukunft, in der Datenschutz nicht nur eine Pflicht, sondern ein Qualitätsmerkmal ist. Sie ist der Schlüssel zu einer transparenten, verantwortungsvollen und erfolgreichen Datenverarbeitung. Indem Sie die Datenschutzfolgenabschätzung ernst nehmen und in Ihre Unternehmenskultur integrieren, können Sie nicht nur rechtliche Anforderungen erfüllen, sondern auch einen wertvollen Beitrag zur Sicherheit und Zufriedenheit aller Stakeholder leisten.