Die elektronische Rechnung wird Pflicht!

Jetzt ist es beschlossen: Elektronische Rechnungen sind im B2B-Bereich innerhalb Deutschlands zukünftig verpflichtend. Entsprechende umsatzsteuerrechtliche Regelungen sind im Wachstumschancengesetz enthalten, dem der Bundesrat nach einem Vermittlungsverfahren am 22.03.2024 zugestimmt hat. Die neuen Regelungen zur eRechnung haben wir in diesem Newsletter für Sie zusammengestellt. Wir unterstützen Sie gerne bei der Umstellung Ihrer Prozesse und Programme, um alle rechtlichen Vorgaben zu erfüllen. Sie haben Fragen? Wir sind gerne für Sie da.

Bedeutung für die Praxis zusammengefasst

Ab dem 01.01.2027 werden die meisten Unternehmen auf die „neue“ elektronische Rechnung umstellen müssen. Lediglich Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von weniger als 800.000,- € im Jahr 2026 haben noch ein weiteres Jahr Zeit und sind erst ab dem 01.01.2028 von der neuen Regelung betroffen. Bereits ab dem 01.01.2025 dürfen Unternehmen jedoch die elektronische Rechnung im B2B-Bereich ohne die Zustimmung des Empfängers versenden.

Wir empfehlen Ihnen rechtzeitig zu prüfen, ob die eigenen Systeme die neue eRechnung unterstützen. Die Neuerungen rund um die eRechnung bieten die große Chance, Abläufe und Prozesse rund um die Finanzbuchhaltung zu vereinfachen und die technischen Möglichkeiten besser auszunutzen.

Weitere Informationen zu den rechtlichen Hintergründen der eRechnung sowie Tipps zur Umstellung Ihrer Prozesse erhalten Sie in einem kostenlosen WSS-Webinar. Dazu werden wir Sie gesondert einladen.

Aktuelle Rechtslage bis 31.12.2024

Nach § 14 Abs. 1 Satz 7 UstG ist eine Rechnung auf Papier zu übermitteln. Nach Zustimmung des Empfängers kann die Rechnung auch in elektronischer Form übermittelt werden (bisherige Definition des Begriffs „elektronische Rechnung“). Bei einer elektronischen Rechnung in einem besonderen Format (z.B. xRechnung oder ZUGFeRD) ist das Bilddokument maßgeblich, der Datensatz im Hintergrund dient lediglich als ergänzende Information.

In der Praxis sind elektronische Rechnungen durch die fortschreitende Digitalisierung der Buchhaltungsprozesse bereits heute Standard. Schwierigkeiten bereitet vor allem die notwendige Zustimmung des Rechnungsempfängers. Außerdem werden die vorhandenen Potenziale aus dem elektronischen Rechnungsformat noch nicht genutzt, weil nach wie vor das „Bild“ der Rechnung maßgebend ist.

Neuerungen ab dem 01.01.2025

Die elektronische Rechnung wird neuer Standard

Ab dem 01.01.2025 gilt die neu definierte elektronische Rechnung als Standard für die Umsatzsteuer.

Was gilt zukünftig als elektronische Rechnung?

Aktuelle Rechtslage bis 31.12.2024

Nach § 14 Abs. 1 Satz 7 UstG ist eine Rechnung auf Papier zu übermitteln. Nach Zustimmung des Empfängers kann die Rechnung auch in elektronischer Form übermittelt werden (bisherige Definition des Begriffs „elektronische Rechnung“). Bei einer elektronischen Rechnung in einem besonderen Format (z.B. xRechnung oder ZUGFeRD) ist das Bilddokument maßgeblich, der Datensatz im Hintergrund dient lediglich als ergänzende Information.

In der Praxis sind elektronische Rechnungen durch die fortschreitende Digitalisierung der Buchhaltungsprozesse bereits heute Standard. Schwierigkeiten bereitet vor allem die notwendige Zustimmung des Rechnungsempfängers. Außerdem werden die vorhandenen Potenziale aus dem elektronischen Rechnungsformat noch nicht genutzt, weil nach wie vor das „Bild“ der Rechnung maßgebend ist.

Neuerungen ab dem 01.01.2025

Die elektronische Rechnung wird neuer Standard

Ab dem 01.01.2025 gilt die neu definierte elektronische Rechnung als Standard für die Umsatzsteuer. Was gilt zukünftig als elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist künftig eine Rechnung, die in einem strukturieren elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und im Anschluss eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht (CEN-Norm EN 16931). Insbesondere die beiden Standards xRechnung und ZUGFeRD erfüllen diese Anforderungen.

Auch elektronische Rechnungen, die nicht der EU-Norm entsprechen sind zugelassen, allerdings muss dies zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger ausdrücklich vereinbart werden. Aus dem strukturierten elektronischen Datensatz müssen alle notwendigen Informationen, die eine Rechnung enthalten muss, hervorgehen.

Unter dem Begriff sonstige Rechnung sind alle Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die die oben genannten Voraussetzungen nicht erfüllen, zusammengefasst.

Bis zum 31.12.2026 gilt eine Übergangsregelung. Nach dieser dürfen auch weiter sonstige Rechnungen (insbesondere Papierrechnungen) verwendet werden. Rechnungen, die zwar digital versendet werden, aber nicht der neuen Definition einer elektronischen Rechnung entsprechen (z. B. Versand einer pdf-Rechnung per E-Mail) sind nach Zustimmung des Rechnungsemfpängers ebenfalls zulässig.

Achtung: Für die Versendung einer elektronischen Rechnung per neuer Definition ist ab dem 01.01.2025 keine Zustimmung des Empfängers erforderlich. Das bedeutet, dass  Unternehmen ab dem 01.01.2025 elektronische Rechnungen, z.B. im Format ZUGFeRD oder xRechnung, lesen und verarbeiten können müssen. Hier gilt keine Übergangsfrist.

Neuerungen ab dem 01.01.2027

Ab dem 01.01.2027 entfällt die Übergangsregelung, sodass dann nur noch elektronische Rechnungen zulässig sind. Lediglich Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von weniger als 800.000 € im Jahr 2026 können die Übergangsregelung weiterhin in Anspruch nehmen.

Neuerungen ab dem 01.01.2028

Die Übergangsregelungen entfallen für alle Unternehmen. Es sind nur noch elektronische Rechnungen zulässig.

Hintergrund der Gesetzesänderung: ViDA-Initiative auf Ebene der EU

Bereits im Dezember 2022 hat die EU-Kommission ihren Regierungsentwurf „VAT in the Digital Age (ViDA)“ vorgestellt. Mit ViDA wird das Ziel verfolgt, das Mehrwertsteuerrecht der Mitgliedstaaten zu modernisieren, Abläufe rund um steuerliche Pflichten zu vereinfachen und Mehrwertsteuerbetrug in der EU wirksamer zu bekämpfen. Eine Maßnahme in diesem Kontext ist das sogenannte E-Invoicing, also der Schritt weg von klassischen Papierrechnungen und hin zu einem digitalen Informationsaustausch im Bereich der Rechnungsstellung.