Die KAIZEN Matrix - oder die etwas andere Art den Tag zu organisieren

Vor ca. 10 Jahren bin ich durch das Buch Personal Kanban von Jim Benson und Tonianne DeMaria Barry (den Link zum Buch gibt es in den Kommentaren) auf die Idee des Personal Kanban Boards gestossen. Der Ansatz hat mir gut gefallen, so dass ich dieses Planungssystem in all den Jahren immer wieder eingesetzt und aufgrund meiner Erfahrungen ein wenig angepasst habe.

Die Grundidee ist die gleiche geblieben. Im Gegensatz zur Eisenhower-Matrix steht bei der KAIZEN-Matrix nicht die Priorität wichtig / dringend im Vordergrund, sondern die Frage, wie kann ich qualitativ hochwertig produzieren, ohne in Hektik zu verfallen. 

Ausserdem ist es für mich eine ganzheitliche Betrachtung eines Arbeitstages, wo auch Besprechungen, Veranstaltungen, ein Bericht oder das Lesen eines Buches dazu gehören. Und ja, auch Privates hat seinen Platz.

Ob täglich oder wöchentlich, das Prinzip bleibt das gleiche. Sie entscheiden, wie viel Sie hineinpacken.

Wie funktioniert das Ganze?

Es gibt vier Quadranten, ähnlich der Eisenhower-Matrix. Nur benutze ich die Felder etwas anders:

KAIZEN FLOW

Der Idealzustand. Hier kommen alle Aufgaben hin, die für mich und meine Arbeit

wichtig sind, mich weiterbringen und für die ich noch genügend Zeit habe.

PANIK-MODUS

Dieser Quadrant sollte möglichst leer sein. Überfällige Aufgaben stehen hier als Zeichen

dafür, dass ich zu lange gezaudert habe oder mir die Kompetenz zur Umsetzung fehlt.

Entweder packe ich das jetzt als erstes an oder ich hole mir Hilfe von einer kompetenten Person.

SOZIALE INVESTITIONEN

Der Umgang mit anderen Menschen kann als Investition in das Beziehungskonto

betrachtet werden. Deshalb nehme ich diese Verabredungen immer wahr, bin pünktlich und

lasse mich auf mein Gegenüber ein.

GARTEN DER MÖGLICHKEITEN

Es gibt Dinge, die unsere Neugierde wecken. Sei es ein Fachbuch zu lesen, eine neue App testen oder etwas anderes, das ich schon lange mal ausprobieren wollte. Und wer weiss, vielleicht ist das eine oder andere mein nächstes Geschäft.

Der Nutzen? 

✅ Ich verbinde meinen KAIZEN FLOW mit meinen produktivsten Zeiten des Tages. Da arbeite ich sehr konzentriert und mache oft grosse Fortschritte.  

✅ Darüber hinaus zeigt mir die Matrix auch die Abwechslung, die ich in meinen Alltag bringen kann. Dazu picke ich mir einfach etwas aus den Quadranten SOZIALE INVESTITIONEN oder GARTEN DER OPTIONEN heraus.

✅ Und es hilft mir, Ablenkungen zu reduzieren. Wenn dennoch etwas hochkommt, notiere ich es sofort auf meiner Matrix, um es später zu bearbeiten oder zu planen.

Interessiere geweckt?

Sie möchten das System ausprobieren und interessieren sich für das Template? Dann schreiben Sie einfach “KAIZEN” in die Kommentare.