Doppel-D! Dynamik und Detail

Erfolgreiche Events durch Dynamik und Details, denn sie machen den Unterschied.

Die Intensität im Monat September hat unsere Homebase so noch nicht erlebt. Unser Kraftwerk in Rottweil hostete binnen 16 Tagen 8x Events der unterschiedlichsten Sorte. 6x B2B zwischen 50 und 750 Personen sowie 2x privat mit 80 und 180 Personen. In Summe haben wir mehr als 2.600 Gäste aus 14 Ländern begrüßen dürfen.

Wir möchten euch teilhaben lassen an unseren Erkenntnissen von B2B–Events, welche Inputvermittlung und Netzwerken als Ziele haben.

Dass den Gästen etwas geboten werden muss, ist klar. Die Anspruchshaltung an das, was vor Ort passiert, hat sich verändert. Event-Klassiker (wie z.B. Comedy-Acts oder Live Bands) funktionieren nicht mehr, „weil sie halt da sind“. Sie müssen gezielt ausgewählt und beim Event in Szene gesetzt werden. Unsere schnelllebige Welt führt auch dazu, dass die Aufmerksamkeitsspanne beim Event selbst kürzer geworden ist. Mehrere Stunden Begeisterung zu erzeugen, wird anspruchsvoller. Hier bedarf es Detailarbeit in der Erarbeitung der Customer Journey, wie der aus dem Marketing entlehnte Begriff „die Reise des Kunden“ beschreibt. Doch was braucht es, damit die Menschen einen WOW-Effekt erleben und diesen nach Hause mitnehmen?

DYNAMIK. DETAILS.

Das ist die zentrale Erkenntnis des Septembers.

Unser postpandemisches Gefühl hat sich damit erneut bestätigt.

Auf ihrer Journey müssen sich die Gäste von Anfang an abgeholt fühlen, es muss ein warmes und ehrliches Willkommen erzeugt werden. Wir sind ab der Öffnung der Türen nicht mehr nur Projektmanager; wir sind ab dann vor allem Gastgeber. Die geplanten Slots wie Empfang, Plenum, Dinner, Show-Act, Party brauchen wohl überlegte Übergänge und Transitions. So bekommt das gesamte Event einen dynamischen Drive. Es hält die Gäste wach und aufmerksam, es entsteht das gierige Gefühl „und was kommt jetzt“. Wenn dieser Punkt erreicht und bis zum „Auf Wiedersehen“ gehalten wird, ist der Projekterfolg ganz nah.

Es war wie aus einem Guss – eine anzustrebende Redewendung.

Unsere Case Study aus einem der Events:

Eckdaten: 600 Personen, 120 Minuten, 3x Gruppen, 3x Räume, 3x Themen, 3x Dinner.

Nach dem Plenum mit 600 Personen, werden mit Hilfe von Xylobands 3x Gruppen (gelb, rot, blau) gebildet. Jeweils 200 Personen begeben sich in einen der 3x Räume (Aschekeller, Kohlebunker, Turbinensaal) in dem jeweils ein vom Kunden festgelegtes Thema (z.B. Produktneuheit, Zukunftsmärkte o.ä.) visuell, haptisch oder akustisch aufbereitet ist. In jedem der Räume gibt es unterschiedliche Gerichte in verschiedene Dinner-Formaten (gesetzt, flying, Gabelgerichte von Marktständen). Jede Gruppe durchläuft jeden der Räume. D.h. Gruppe gelb startet im Turbinensaal und bekommt dort zwei Gänge am Tisch serviert. Nach 40 Minuten geht es für die Gruppe weiter in den Aschekeller. Das Gastro-Team hat dann lediglich 8 Minuten Zeit, um neu einzudecken, da Gruppe blau aus dem Kohlebunker zum gesetzten Dinner einen Raum vorfinden wird, in dem zuvor „nichts gewesen ist“. Nach weiteren 40 Minuten geht es für Gruppe gelb in den Kohlebunker, Gruppe blau in den

Aschekeller und Gruppe rot in den Turbinensaal. Nach 120 Minuten waren dann alle 600 Gäste in 3x Räumen, hatten 3x Gerichte und Input zu 3x Themen.

Damit das funktioniert, bedarf es perfekt getimter Absprachen. Planung ins Detail, gepaart mit der Expertise davon abzuweichen. Die Details sind vermeintlich einfache Handlungen und Absprachen und werden vielleicht genau deshalb zu erfolgsentscheidenden Bestandteilen eines Events. Wer öffnet wann und wie die Tür? Mit welchem akustischen Signal werden 200 Personen zum Weiterlaufen animiert? Wer begleitet die Gruppe wie in den nächsten Raum? Welche Inszenierung findet auf dem Weg dorthin statt? Nachdem das alles geklärt und umgesetzt ist, geht es zum vermeintlich leichtesten Teil des Abends – der Party 😉

Über das Kraftwerk schreiben wir schon lange vom Ort der „grenzenlosen Möglichkeiten“: im September wurde dies einmal mehr eindrucksvoll gelebt.

Wenn DYNAMIK und DETAIL dazu führen, dass wir in zahlreiche glückliche Augen schauen, die Ziele unserer Kunden erreicht werden und wir eine ausgelassene Stimmung spüren, sind wir genau da, wo unser Anspruch liegt.