Eine Gemeinde wird zum Microsoft 365 Vorreiter

In Zeiten des Coronavirus erlebt die Digitalisierung mancherorts ihren Aufschwung. Die saarländische Gemeinde Gersheim nutzt die Krise als digitale Chance. Der engagierte Bürgermeister, Michael Clivot nutzt seine Mircosoft 365 Kompetenz und transformiert die Gemeinde Gersheim zusammen mit dem Microsoft Partner netmedia rasant zu einem digitalen Pionier in der Verwaltung.

Kommune entwickelt Digitalisierungsstrategie

Verantwortliche Akteure in Städten und Gemeinden stehen vor enormen Herausforderungen. So gilt es nicht nur, Lösungen für globale Entwicklungen wie Klima-, Struktur- und demografischer Wandel der Gesellschaft zu finden, sondern auch, den Alltag der Menschen vor Ort so lebenswert und zukunftsfähig wie möglich zu gestalten. Michael Clivot ist seit Anfang diesen Jahres Bürgermeister der Gemeinde Gersheim. Vorher war er Modern Workplace Consultant bei netmedia. Als Experte für "Digital Work" hat er zahlreiche Projekte zur digitalen Zusammenarbeit mit Microsoft 365 zum Erfolg geführt.

Seit Beginn seiner Amtszeit im Januar 2020 konnte er die Digitalisierung in Gersheim signifikant vorantreiben. Die Effekte dieses Digitalisierungssprungs haben sich innerhalb kürzester Zeit bemerkbar gemacht, insbesondere während der Corona-Krise konnte somit eine kleine Gemeinde zum Vorzeigebeispiel werden.

Microsoft 365 in der Kommune

Die enormen Vorteile moderner, digitaler Zusammenarbeit zeigen sich an zahlreichen Stellen. Die Verwaltung arbeitet erstmals aus dem Homeoffice. Viele Besprechungen werden mit Hilfe von Videokonferenzen abgehalten. Für Anträge, die bis vor kurzem noch vor Ort gemacht wurden, sind nun digitale Lösungen verfügbar. Die kleine Gemeinde konnte sich durch die Verwendung von Microsoft 365 einen beeindruckenden digitalen Vorsprung gegenüber anderen Kommunen aufbauen:

• Digitale Sitzungen: alle Räume wurden mit moderner Konferenztechnologie ausgestattet und diese auch lokal bei allen MitarbeiterInnen eingeführt. So können Besprechungen virtuell abgehalten werden. Microsoft Teams Video- und Telefonkonferenzen werden vom Arbeitsstab, aber auch der Feuerwehr, den Schulen und den Fraktionen genutzt.
• Papier adé: Bau- und Ordnungsamt protokollieren Vorgänge vor Ort mit Microsoft OneDrive und OneNote (M365 App für digitale Notizen). Dank OneDrive kann das Bauamt nach Bedarf speicherplatzintensive Karten und Baupläne vor Ort digital nutzen, selbst ohne Netzverbindung. Somit gestaltet sich die Zusammenarbeit effektiver und einfacher.
• Clevere Zeitplanung: Bürgerinnen und Bürger können Termine im Bürgeramt mit Microsoft Bookings vereinbaren. Auch die Schulbuchausleihe funktioniert über diesen Microsoft Dienst. Bookings ist eine schnelle Alternative zur aufwändigen klassischen Terminplanung und sorgt gleichzeitig für den besseren Einsatz von Ressourcen.
• Möglichst viele Dienste sollen den BürgerInnen online angeboten werden. So erfolgt die Beantragung von Dokumenten und Auszügen bequem online. Durch die Microsoft Cloud Services Power Automate, SharePoint und Planner werden die entsprechenden Prozesse optimal gestaltet, automatisiert und der Bearbeitungsstand ist jederzeit transparent. In einem ersten Testversuch wurde das Beschwerde- und Vorschlagswesen modernisiert. Per Post, E-Mail, Webseite oder sogar per WhatsApp können Bürgerinnen und Bürger ihre Hinweise, Vorschläge oder Beschwerden einreichen.
• Geöffnete Schwimmbäder: hier ist es in Gersheim durch die Pandemie nun erstmal und ausschließlich möglich, bequem online Eintrittskarten für den Schwimmbadbesuch zu beziehen. Die Tickets werden kontaktlos an der Kasse entwertet. Das Ganze wird über Microsoft Power Apps einfach und unkompliziert gelöst. Die Eröffnung des Freibades trotz Krise war erheblich komplizierter als üblich. Die notwendige Abstimmung der umfangreichen und strengen Hygienevorschriften wurde durch Microsoft Teams und ToDo erleichtert und beschleunigt.

Weg zur digitalisierten Verwaltung mit schnellen Effekten

In einer öffentlichen Verwaltung bestehen Prozesse meist schon seit vielen Jahren, sind stark standardisiert und werden meist analog abgewickelt. Hier bietet sich ein besonders hohes Potenzial für die Digitalisierung.

Die Abläufe werden einfacher, schneller und effektiver. Es ist nicht immer ein einfacher Weg, denn in der Regel sind Veränderungen meist nicht positiv konnotiert. Schnelle und greifbare Erfolge jedoch haben die Skeptiker überzeugen können. Gersheim ist ein Paradebeispiel, wie sichtbare und schnelle Mehrwerte alle Beteiligten begeistern können.

Mit der positiven Erfahrung ändert sich auch die Einstellung – im Fachjargon wird das Mindset genannt. Die Bereitschaft, neue Wege in der Verwaltung zu gehen, wächst spürbar.

Die nächsten Schritte wurden auch schon beschlossen. Die Zahlung von Steuern und Gebühren soll über Online-Zahlungsdienste möglich sein. Ein neues, kollaboratives und mobilfähiges Ratssystem wird eingeführt. Eine Schul-App für die Grundschulen wurde beschafft und befindet sich im Rollout. Und eine Bürger-App ist auch in Planung.

Gersheim ist auf einem guten Weg – eine Gemeinde mit knapp 7.000 Einwohnern, die in 4 Monaten zu einem digitalen Vorbild wurde.

"Selbst aus dem Führungskreis des Rathauses haben einige Verantwortliche recht schnell die neuen Tools angenommen und neue Ideen entwickelt. Einige Maßnahmen, die aufgrund der Schließung des Bürgerbüros durch die Pandemie getroffen wurden, werden jetzt nach den Lockerung trotzdem fortgeführt, weil die Mehrwerte auf der Hand liegen."

Michael Clivot - Bürgermeister, Gemeinde Gersheim

Das Beispiel Gersheim zeigt deutlich, dass digitale Zusammenarbeit auf allen Ebenen einfach möglich ist. Hierbei hat sich der Einsatz von Microsoft 365 bewährt und eine Kommune zum Vorbild für andere gemacht.

Quelle: netmedia Blog