Enthüllt! Die 7 übelsten Stolperfallen im Prozessmanagement

…und was Du tun kannst, um Sie erfolgreich zu meistern.  

Laufen in Deinem Unternehmen alle Prozesse schlank, smart und dynamikrobust? Sei ehrlich! Wenn JA, dann brauchst Du nicht weiterzulesen 😎.

Transformationsprojekte sind kein Kinderspiel! Auch wenn so mancher unter den C-Level-Menschen das zu glauben scheint…

Hast Du dies auch schon einmal erlebt? Früher oder später kommt in jedem Transformationsprojekt (egal ob agil oder digital) der Moment, wo es um die Frage geht „Und was machen wir mit unseren Prozessen?“ Was folgt, ist oft ein betretenes Schweigen rund um Tisch oder das schon etwas angeranzte Zitat mit den „digitalisierten Scheißprozessen“ wird in den Raum geworfen.

Doch warum nur tun sich Menschen – speziell Führungskräfte – oft so schwer, Prozesse schnell, effektiv und nachhaltig zu verbessern?

♦️ Liegt es vielleicht an der fehlenden Kompetenz?

♦️ Sind es Erfahrungen aus der Vergangenheit?

♦️ Oder ist es die Angst vor dem Scheitern?

Ja, es ist nicht leicht, Prozesse zu optimieren und es gibt viele Stolperfallen auf dem Weg zum Erfolg – doch die Finger davon zu lassen, ist keine Option!

Darum hier die 7 übelsten Stolperfallen, auf die Du Dich vorbereiten kannst und auch solltest:

Der Tunnelblick: Viele Mitarbeitende in Organisationen auf allen Ebenen der Hierarchie denken nicht in Prozessen als Abfolge zusammenhängender und voneinander abhängigen Aufgaben. Sehr häufig sehen nur ihren eigenen, kleinen Aufgabenbereich. Ein Gesamtverständnis für den Wertschöpfungsprozess fehlt ihnen. Dieses Phänomen wird durch eine „Silodenke“ unterstützt, die darauf abzielt, den jeweils eigenen Verantwortungsbereich zu optimieren, ohne auf die Wechselwirkungen in der Wertschöpfungskette zu berücksichtigen.

Die Silodenke: Jede Organisation ist in ihrer Leistungserbringung von Prozessen durchzogen.  Dabei treffen diese in den verschiedenen Abteilungen und Arbeitsschritten auf Eigeninteressen und tradiertes Verhalten der Prozessbeteiligten. Wenn dann auch noch „kurzsichte“ Managemententscheidungen hinzukommen, ist der Weg frei zur „Selbstoptimierung“ in einem Bereich zu Lasten der Nachfolgenden.

Die Wohlfühlräume: Wohlfühlräume sind „Komfortzonen“. Sie entwickeln sich mit der Zeit in den Silos und bieten den Mitarbeitenden ein Gefühl von „Heimat“. In dieser Heimat kommen die unterschiedlichen Erwartungen, Werte und Gefühle an die Art der Leistungserbringung zum Ausdruck. Diese Heimat wird dann mal mehr, mal weniger bewusst gegen „die Anderen“ und „das Draußen“ verteidigt. Im schlimmsten Fall bilden sich hier die berühmten „Gallischen Dörfer“.

Das Verzettelungsrisiko: In einer durch „Silodenke“ geprägten Organisationskultur laufen die Mitarbeitenden Gefahr, sich im „Klein-Klein“ des Tagesgeschäfts zu verlieren und „Beschäftigung“ tritt an die Stelle von wertschöpfender Leistung. Letztlich spielen dann in einer solchen Kultur der Markt und die Kunden nur noch eine untergeordnete Rolle. Typisches Zitat: „Bei uns steht der Kunde im Mittelpunkt – und damit jedem im Weg!“

Die Dokumentationsfalle: Die Aufnahme und Dokumentation von Ist-und Soll-Prozessen ist Kärrnerarbeit und damit sowohl mühsam als auch komplex. Oft fällt es den Beteiligten im Projekt schwer, den passenden Grad der Detaillierung zu finden. Wird dieser nicht genau definiert und ist er nicht unter den Beteiligten abgestimmt, wird es unmöglich die Wertschöpfungsreserven in den Prozessen exakt zu lokalisieren und zu aktivieren! Der Magnetismus alter Gewohnheiten tut dann ein Übriges, die Widerstände in den Wohlfühlräumen zu stimulieren.

Der Gewohnheitsmagnet: Neue Prozesse sind zunächst unbequem – denn neue Schuhe drücken nun mal! Es erfordert viel Geduld und Beharrlichkeit, bewährte und stark verankerte Routinen zu verändern. Es gilt die Betroffenen darin zu bestärken, das „Alte“ zu verlernen und das „Neue“ zu erlernen. Doch wenn der alte Schuh noch sichtbar im Regal steht, neigen wir wohl alle dazu ihn auch noch weiterhin zu tragen… „Old habits die hard“! Gibst Du aber diesem Impuls nach, landet der neue Prozess früher als später in der Schublade und alle tanzen fröhlich die „work arounds“.

Die Schublade: Hier finden sich alle gut gemeinten und sorgsam definierten Prozessbeschreibungen und Prozesshandbücher wieder. Dazu haben die ersten sechs Hürden ihr bestes beigetragen.

👉 Möchtest Du wissen, wie Du diese Stolperfallen umgehen kannst und die Prozesse in Deinem Unternehmen ganz schnell auf Vordermann bringst?

👉 Dann lass uns virtuell einen Kaffee trinken! Der Kaffee oder Cappuccino geht auf mich 😉. 

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PS. Gerade fertig geworden ist ein WhitePaper zum Thema „Prozessmanagement“! Gib‘ mir ein Zeichen und ich sende es Dir direkt zu…