Erfolgsfaktoren einer ERP-Einführung

Um ein ERP-System erfolgreich zu implementieren, sollten verschiedenste Faktoren betrachtet werden. Auf Basis von bisherigen ERP-Einführungen soll dieser Artikel einen Auszug an relevanten Thematiken ausführen und eine Orientierungshilfe darstellen.

Stakeholder mitnehmen

-          Ein ERP-Projekt gleicht einer Operation am offenen Herzen eines Unternehmens, hier müssen sowohl Geschäftsführung, Key-User als auch Endnutzer in den Entscheidungsprozess mit einbezogen werden, um langfristige Akzeptanz des Systems zu schaffen.

Initiales Projekt klar definieren

-         Klare Definition von Projektumfang und Zielen, damit essentielle Prozesse abgedeckt werden und weitere „Nice-to-Have“ Anforderungen den Rahmen in der initialen Einführung nicht sprengen. Häufig gleicht einer erste Anforderungsaufnahme an ein neues ERP-Systems eher einer Wunschliste. Nach einem ersten Schritt der Anforderungsaufnahme intern, sollte eine ehrliche Priorisierung vorgenommen werden.

Offenheit für neue Denkweisen und Prozesse

-         Im Zuge einer Evaluierung von ERP-Systemen können Anbieter auf Basis ihrer Erfahrung häufig mehrere Lösungsansätze zur Prozessabbildung in Systemen mitbringen oder auch alternative Möglichkeiten aufzeigen, um nah im Systemstandard zu bleiben. Bei solchen Fällen, sollte man offen sein und auch eigene Prozesse und deren Nutzenhinterfragen. In der Zukunft erhofft man sich von einem neuen ERP-System schließlich eine Verbesserung und keine reine Abbildung des Status Quo.

Eigene Ressourcen managen

-         Ein ERP-System einzuführen obliegt nicht ausschließlich dem entsprechenden Dienstleister, sondern kann nur in Zusammenarbeit erfolgreich sein. Der Aufwand auf eigener Seite sollte hier nicht unterschätzt werden. Die meisten Dienstleister bietet auch erfahrungsgemäße Einschätzungen an für Kunden.

Think Outside the Box

-         Auch wenn eine ERP-Einführung häufig von einzelnen Fachabteilungen oder der Geschäftsführung angetriggerd wird, sollte ein interner Projektleiter bzw. ein internes Projektteam über Abteilungs-/ Fachbereichsgrenzen hinaus blicken. Auch wenn dieser „Gesamtausblick“ für manche einzelnen Bereiche Einschnitte bedeuten kann.

Kontinuität im Projektteam

-         Sofern möglich, sollten Projektleitung/ Projektteam nicht zu stark wechseln bzw. ausgetauscht werden (auch wenn dies nicht immer möglich ist). Hier sollte im Vorhinein gescreent werden, welche Mitarbeiter oder ggf. externe in Frage kommen könnten.

Datenmigration ernst nehmen

-         Eine „Sammelwut“ von Altdaten, kann ein ERP-Projekt stark verkomplizieren bzw. Zeit- und Kostentreiber sein. Es sollte am besten in Vorfeld der Einführung definiert werden, welche Daten relevant für das weitere Geschäft sind und welche nicht.

Schulungen einplanen

-         So intuitiv moderne ERP-Systeme auch sind, ohne Schulungen klappt es nicht. Nicht jeder Mitarbeiter in einem Unternehmen weißt die gleiche IT-Affinität bzw. Lernbereitschaft auf oder hat schlicht nicht die Zeit, mit dem reinen „Learning by Doing“ Ansatz in ein neues System zu starten.

-         Von Schulungen hängt in großem Maße die Systemakzeptanz und dessen Mehrwerte ab.

Testen nicht auf die leichte Schulter nehmen

-         Ein System sollte auch Herz und Nieren getestet werden, um jedes potenzielle Prozess- oder Implementierungsdefizit zu identifizieren. Auch wenn dies viel Zeit in Anspruch nimmt, so hängt meist der Projekterfolg von der frühzeitigen Identifizierung und Behebung von Fehlern ab. Nachbesserungen nach Go-Live im Produktiven Betrieb sind meist nicht so einfach zu handhaben, wie Anpassungen im Projekt selbst.

Puffer und Stabilisierungszeit nach einem Go-Live

-         Ein Go-Live sollte nie Zeitgleich mit der Abschaltung des Altsystems stattfinden.

-         Selbst in einem perfekt konfigurierten System mit geschulten Anwendern, ist es eine neue Systemumgebung, in die sich eingearbeitet werden muss.

-         Um wertschöpfende Unternehmensprozesse nicht auszubremsen, sollten hierzu entsprechende Puffer eingeplant werden.

Auch wenn diese Auflistung natürlich nur ein Bestandteil an Erfolgsfaktoren bei einer ERP-Einführung darstellt und man zu jeden einzelnen Punkt deutlich mehr inhaltlich auflisten kann bzw. noch viele weitere Faktoren hinzufügen könnte, dient der Artikel als ergänzende Information, wenn Unternehmen ein neues ERP-System einführen wollen.