Gezielte Nutzung digitaler Technologien: 30% Kosteneinsparung, Effizienz- & Produktionssteigerung sowie steigender Umsatz. Ein Beispiel aus der Praxis

Eine Studie über die Produktivität europäischer Unternehmen hat eine durchschnittliche Produktivität der Mitarbeiter von nur 60% ergeben, das entspricht einem jährlichen Produktivitätsverlust von etwa 87 Arbeitstagen pro Mitarbeiter. Davon sind mehr als 70% dieser „Blindleistung“ im Wesentlichen auf Reibungsverluste bei den Unternehmensprozessen und Prozesssteuerung zurückzuführen. Mit der Einführung geeigneter Technologien (z.B. Business Process Management Plattformen), welche unter anderem diese 70% Produktivitätsverluste im Visier haben, entsteht ein höchst interessanter „Return on Investment ROI“. Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, dass eine tatsächliche Effizienz- und Produktivitätssteigerung von mehr als 30% zu erreichen ist und wesentliche Umsatzsteigerungen sowie weitere Vorteile erreicht werden können. Das Ergebnis zeigt aber auch auf, welches Potential heute in den Unternehmen ungenutzt bleibt. Das Beispiel sollte als Weckruf an jeden Geschäftsinhaber, CEO oder Manager eines KMU’s oder Großunternehmens dienen.

Ein mittelgroßes, gesundes Schweizerunternehmen mit rund 100 Mitarbeitern, eigener Produktion, Montage- und Serviceabteilung, hat in den letzten 2 Jahren vermehrt den steigenden Konkurrenzdruck zu spüren bekommen. Die Umsätze waren rückläufig und die Preisangebotsschere zu den Marktführern war bei Großausschreibungen bis auf 30% angewachsen. Man war nicht mehr konkurrenzfähig und verlor wesentliche Marktanteile. Auch machte der zunehmende Wettbewerb durch Kleinstunternehmen im margenträchtigen Geschäftsbereich der Servicedienstleistungen sich bemerkbar.

Nach einer durch opus 8 ag durchgeführten Unternehmens- und Marktanalyse sowie einer daraus abgeleiteten strategischen Neupositionierung hat der Verwaltungsrat entschieden, eine sofortige Umsetzung dessen zu initialisieren. Darin enthalten war eine durchdachte Nutzung digitaler Technologien entlang der ganzen Wertschöpfungskette des Unternehmens. Ohne grosses Aufsehen war die digitale Strategie ein integrierter Bestandteil der strategischen Neupositionierung.

Der gezielte Einsatz digitaler Technologien im Unternehmen führte zu raschen Verbesserungen. Sie wurden in die gesamte IT – Systemlandschaft eingebunden um bestmöglichen Nutzen davon zu tragen. 4 wesentliche Maßnahmen seien hier explizit erwähnt:

• Mittels Einführung eines Business Process Management Tools konnten unterstützende Prozesse im Bereich der AVOR und Auftragsabwicklung von zwei Bereichen zusammengeführt werden. Fazit: Die Kosten konnten um rund 46% reduziert werden, die Reaktionszeit anfallender Kundenaufträge um mehr als 60%.
• Die Ausstattung des Montage- und Servicepersonal mit Tablets und Smartphones mit Anbindung an das ERP ermöglichte eine digitale Erfassung der Kundenrapporte und der Zeiterfassung der Mitarbeiter. Gleichzeitig wurden Serviceofferten direkt beim Kunden erstellt und ausgehändigt. Fazit: Produktivitätssteigerung in der Umsetzung um 12%, bessere Akzeptanz der Kundenrechnungen durch elektronische Vorort – Unterschrift, Reduktion der administrativen Kosten um 10% und eine Reduktion des Working Capital / Verbesserung der Liquidität durch eine rasche Rechnungsstellung an den Kunden.
• Das Einführen von Geo – Location und geeigneten Kommunikationshilfsmittel für die „Field – Workforce“ ermöglichte eine effizientere Einsatzplanung der Servicemitarbeiter in den verschiedenen Gebieten und ein schnelleres reagieren auf Kundenanfragen und Reparaturen. Die Anfahrtswege wurden kürzer und mehr Einsätze pro Mitarbeiter und Tag konnten verplant werden. Fazit: 20% Produktivitätssteigerung und sehr zufriedene Kunden durch rasche Reaktionszeiten.
• Das bestehende ERP wurde erweitert, mit Lieferanten verbunden um das Bestellwesen zu optimieren und ein Online – Offerten Tool für die wichtigsten Schlüsselkunden aufgeschaltet. Dadurch wurden die stark vertikalisierten internen Organisationseinheiten mittels Informationsaustausch und Zugang zu Kundendaten transparenter miteinander verknüpft und Doppelspurigkeiten eliminiert. Die Schlüsselkunden wurden rascher mit Anfragen bedient und Sie konnten zu jeder Tageszeit Bestellungen mit verbindlichem Lieferterminen aufgeben. Fazit: interne Effizienzsteigerung, Verbesserter Kundenservice und Umsatzsteigerung.

Im vorliegenden Praxisbeispiel wurde der Payback der Investition bereits im selben Jahr erreicht. Die Kosteneinsparungen lagen im hohen 6 - stelligen Frankenbereich und die Konkurrenzfähigkeit konnte wieder hergestellt werden.

Nicht zu vergessen sind die Soft – Faktoren, welche eine gewaltige Kulturänderung mit sich brachte. Die Mitarbeitermotivation war bemerkbar besser, das systemische Mitdenken der Belegschaft wurde erhöht und die Flexibilität in den Arbeitsabläufen gesteigert.

Die opus 8 ag stellte auch den Programmleiter und sicherte so eine gezielte Umsetzung aller Maßnahmen im Auftrag der Geschäftsleitung sicher. Dadurch konnte die Belegschaft bestmöglich unterstützt werden um die täglichen operativen Aufgaben weiterhin in Sinne des Kunden zu verfolgen.

Thomas Jäggi, BSc./MBA