Händische Papier-Unterschriften in Zeiten von Corona
Die Einführung von Trackwise und Documentum/OpenText lässt in Ihrem Unternehmen leider noch auf sich warten? Zum Glück gibt es kurzfristige Lösungen, vielleicht ungewöhnlich, aber es sind auch ungewöhnliche Zeiten.
Solange Sie zumindest drucken können, können Sie einfach den Ausdruck des Dokuments, das aus der Firma oder vom Kollegen kommt, unterschreiben und einscannen. Die meisten Kombi-Drucker haben eine einfache Scanfunktion, die Unterschriftsseite reicht.
Scannen kann man heute auch mit dem Handy und kostenlosen pdf-Umwandlungs-Apps, das iPhone hat die Umwandlungsfunktion an Bord (wenn auch etwas umständlich), Apps richten das Dokument oft besser aus und erlauben weitere Optimierungen.
Es geht alternativ auch ohne Ausdruck, der einfache Adobe Reader bietet die Funktion des kontrollierten Unterschreibens über das „Werkzeug“ – „Ausfüllen und unterschreiben“ Menü an. Hierfür muss zuvor die Unterschrift einmal eingescannt worden sein, der Umgang mit der entsprechenden Bild-Datei verlangt dann aber ein gewisses Maß an Kontrolle und Disziplin. Als jeweils dokument-individuelle Neuausführung in Kombination mit aktuellem Datum und Handyscan stellt dies eine sichere Notfall-Lösung dar.
Der Adobe Reader verfügt zudem über eine elektronische Unterschrift (in einem anderen Menü – „Zertifikate“). Die Zertifikate sind zwar typischerweise „intern“, aber für interne Compliance-Vorgänge ausreichend.
Im Rahmen von Business Continuity hätte dieser Fall eigentlich geregelt sein müssen, ist er aber wahrscheinlich nicht. Regeln Sie es daher jetzt mittels einer Abweichung, einem Change, Memo oder ähnlichem. Die unterschriebenen pdf Dokumente, bzw. nur die unterschriebenen Seiten bei großen Dokumenten wie Qualifizierungen u.ä., können den Originalen beigelegt werden. Die Unterschrift auf dem Original muss dann später kontrolliert nachgezogen werden und die Scanversion beglaubigen.
Legen Sie zwecks Überblick eine Liste an mit auf diese Notfall-Weise unterschriebenen Dokumenten. Einigen Sie sich auf eine klare Ablage oder ein Suffix der Datei. Work Flows in Sharepoint können unterstützen.
Und wenn der Sturm vorbei ist, also Corona, rufen Sie uns an, wir finden das optimale zukunftsfähige Konzept für Sie. Jetzt geht es um pragmatische Ansätze zum Dokumentenmanagement, eine Betrachtung oder Reduktion der wirklich notwendigen Unterschriften, oder tatsächlich um die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems.
Und wenn Sie heute schon anrufen, können wir sicher auch remote mit der Notfall-Lösung helfen.
Bleiben Sie gesund!
Dr. Georg Sindelar, Head of Pharma QMS Consulting, msg industry advisors ag
Georg.sindelar@msg-advisors.com
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