Homeoffice ist für Managed Services eine neue Herausforderung
Wenn MitarbeiterInnen verstärkt zuhause arbeiten, müssen sie technisch entsprechend ausgerüstet und angebunden werden. Unternehmen können versuchen, diese Herausforderungen intern zu lösen – oder sie geben die Managed IT-Services an einen externen Partner.
Homeoffice ist jener Arbeitsmodus, mit dem sich viele Unternehmen während des Lockdowns nicht nur arrangierten, sondern am Laufen halten. Und dennoch: Der breite Unternehmenseinsatz ist nach wie vor eine riesige Herausforderung.
Organisatorisch war und ist das Homeoffice eine Umstellung für alle Beteiligten. Technisch ebenfalls. Doch mit der richtigen Strategie, Hardware und Vernetzung kann "The new normal" gelingen. Wir als GISA haben einige Tipps für Sie, mit denen Sie sich nicht nur in Krisenzeiten gut aufstellen können.
Welche Technik, Hardware und Peripherie Sie für das Homeoffice brauchen:
1. LIEGT SCHNELLES NETZ AN?
Die beste Video-Software und der schnellste Laptop bringen nichts, wenn die Datenverbindung das Datenvolumen nicht stemmen kann. Liegen bei MitarbeiterInnen zuhause nur etwa 4 Mbit/s an, sollten Sie über einen virtuellen Remote-Desktop den Zugriff auf Terminal Services ermöglichen. Wenn Ihre MitarbeiterInnen via VPN-Client auf die Server zugreifen sollen, bräuchten sie mindestens eine 16 Mbit/s-Leitung. Sollten Sie bei Video-Konferenzen Übertragungsprobleme haben, dann schalten Sie die Kamera ab – das kann helfen.
Nutzer, die über eine mobile Verbindung ins Firmennetzwerk wollen, sollten unbedingt neben der Datengeschwindigkeit auch das Datenvolumen beachten. Sonst erfolgt nicht nur eine Drosselung von Up- und Download nach einem gewissen Datenverbrauch, sondern auch das böse Erwachen bei den Kosten.
2. WIE SCHICKE ICH RECHNER AM SCHNELLSTEN ZU MITARBEITERINNEN?
Haben Sie im Unternehmen eine eigene Abteilung für die Hauspost? Dann nutzen Sie diese, um die Hardware zu Ihren MitarbeiterInnen zu bringen. Wenn nicht, empfehlen wir Kuriere mit Same-Day-Lieferung (versicherter Versand) statt klassische Post- und Paketdienste. Wenn Sie Rechner neu bestellen, könnten Sie den Lieferanten damit beauftragen, diese direkt an MitarbeiterInnen zu schicken, sofern möglich. Aber Vorsicht: Prüfen Sie, ob Sie aus Datenschutzgründen die persönliche Anschrift weitergeben dürfen. Beachten Sie zudem Zweitwohnsitze von MitarbeiterInnen mit häufigem Außeneinsatz.
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Zudem sollten Sie dafür sorgen, dass vor Ort alle benötigten Anwendungen installiert sind und dabei auch die Hygiene-Bestimmungen eingehalten werden. Das ist organisatorisch nicht zu unterschätzen, weil Sie auch dafür Manpower benötigen.
3. DÜRFEN MEINE MITARBEITERINNEN ÜBERHAUPT ZUHAUSE DRUCKEN?
Drucken und scannen geht heute so einfach und schnell. Doch beim Thema Homeoffice wird’s komplizierter.
Herausforderung Nr. 1: In vielen Unternehmen dürfen aus Sicherheitsgründen keine Dokumente über private Geräte ausgedruckt werden. Abhilfe schafft hier entweder eine Pull-Print-Lösung, die gedruckte Dokumente in der Firma für einen definierten Zeitraum vorhält. Oder es werden definierte firmeneigene Geräte zur Verfügung gestellt, welche in das Sicherheitskonzept eingebunden sind. GISA unterstützt gerne bei der Einrichtung.
Herausforderung Nr. 2: Die Nutzung privater Endgeräte wird zugelassen. Es gibt heute unzählige Drucker in diversen Modellvarianten. Das heißt, Sie müssten zig unterschiedliche Druckertypen einbinden – ein riesiger Aufwand. GISA ermöglicht Ihnen daher, dass Ihre MitarbeiterInnen über ihr privates Endgerät ihren privaten Drucker (auch Multifunktionsgerät) nutzen können. Um dennoch allen Sicherheitskriterien gerecht zu werden, empfiehlt GISA den Einsatz des Terminal-Server-Konzepts „GISA Workplace“.
Herausforderung Nr. 3: Der Drucker steht, ist angebunden, doch plötzlich sind Papier und Toner leer. Wer ist für Ersatz verantwortlich? Wie werden die Ausgaben dafür abgerechnet? Diese Aspekte sollten Sie im Vorfeld klären.
4. WÄRE FÜR UNSER UNTERNEHMEN EIN ETAGENDRUCKER SINNVOLL?
Es kann sinnvoll sein, dass MitarbeiterInnen von zuhause aus Druckaufträge ins Unternehmen schicken und einmal pro Woche vor Ort sind, um dort die Aufträge zu bestätigen und die Dokumente zu bearbeiten. Die Frage ist nur: Wie bleiben ihre Druckaufträge so lange erhalten? Und wie gelingt es, dass der Druckauftrag erst dann konkret gestartet wird, wenn der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin sozusagen „live“ am Gerät steht? Pull-Print-Lösungen dafür bietet GISA, indem sie im Rahmen der Managed-IT auch die Druckerperipherie etabliert und das entsprechende Zugangsmanagement einrichtet.
5. AUSSTATTUNG UND ARBEITSSCHUTZ IM HOMEOFFICE
Man kann User grob gesagt in zwei Kategorien einteilen:
IT-affine NutzerInnen: Diese sind zuhause voll ausgestattet. Problem: Sie sehen häufig nicht ein, weshalb sie die eigene Hard- und Software nicht nutzen dürfen, sondern nur jenes Equipment, das das Unternehmen vorschreibt. Durch die Nutzung von z.B. Terminal Servern wird es AnwenderInnen ermöglicht, zumindest eigene Hardware und Peripherie zu verwenden. Oder aber die Anwender-eigene Peripherie wird z.B. über USB-C-Docking-Stations mal mit dem privaten Notebook, mal mit dem Firmen-Notebook verbunden.
Reine Smartphone-/Tablet-NutzerInnen: Sie haben bestenfalls Internetzugang und verwenden privat ausschließlich Tablets oder ihr eigenes Smartphone, jedoch häufig nicht im Besitz von Unternehmens-kompatiblen Endgeräten. Es kommt auch vor, dass MitarbeiterInnen die eigene IT nicht für den Job nutzen wollen. Hier müssen Sie als Unternehmen technisch nachrüsten, damit die NutzerInnen mit entsprechender Hard- und Software weiterhin wertschöpfend arbeiten können.
In diesem Zusammenhang wichtig: Denken Sie darüber nach, wie Sie Ihre MitarbeiterInnen zuhause mit ergonomischen Arbeitsmitteln ausstatten können. Denn längst nicht überall ist ein optimal ausgestattetes Arbeitszimmer die Regel.
6. WOHIN MIT DEN ALTEN RECHNERN UND DRUCKERN?
Das neue Gerät ist da, und das alte Gerät leider auch. Wie kann nun die fachgerechte Entsorgung sichergestellt werden? Denn die Daten auf den Festplatten müssen unwiderruflich gelöscht werden und der umweltschonende Recycling-Kreislauf beachtet werden.
GISA bietet für solch ein Szenario den datenschutzkonformen Hardwaretausch inklusive der BSI-zertifizierte Datenlöschung. Selbstverständlich können Sie ihre Datenträger auch von uns löschen lassen, wenn sie die neue Hardware nicht von uns beziehen. Bei Bedarf übernimmt GISA auch die umweltschonende Entsorgung der Altgeräte.
Außerdem gilt zu beachten, dass bei der Entsorgung eine konsistente Datenaktualisierung der Bestandssysteme vorgenommen werden sollte, damit eine saubere Grundlage für die nächste Inventur gegeben ist bzw. ein Nachweis für den Verbleib der Hardware vorliegt.