Ist es die letzte Pandemie gewesen? Homeoffice als Dauerlösung

In Anbetracht der Coronapandemie ist zwar von einem zeitlich begrenzten Zustand auszugehen, dass viele von uns nach wie von zu Hause aus arbeiten, willst du hingegen deinen Mitarbeitern generell und dauerhaft Homeoffice ermöglichen, kannst du direkt Vereinbarungen zum Homeoffice treffen. Betrachte es dabei bitte als Chance, Homeoffice für deine Mitarbeiter zu schaffen, die sie auch nach der Krise nutzen können. Einerseits motiviert es, wenn man 1-2 Tage zu Hause arbeiten kann (Work-Life-Balance und Flexibilität). Andererseits wird dies vielleicht nicht die letzte Pandemie gewesen sein. Damit du in deinem Unternehmen Krisensituationen meisterst und vor allem einen Digitalisierungsvorsprung gewinnst, gebe ich dir mit diesem Beitrag eine Hilfestellung an die Hand.

1: In welchen Arbeitsbereichen Homeoffice zum Einsatz kommt?

Homeoffice beschränkt sich weitestgehend auf Bürotätigkeiten. Besonders bei Bürojobs wie Buchhaltung, Marketing, IT, HR oder Serviceline eignet sich dieses Arbeitsmodell. Warum? Denn es ist keine Präsenz deiner Mitarbeiter erforderlich. Für Arbeitsplätze, die einen persönlichen Kontakt zu Geschäftspartnern oder Kunden voraussetzen - beispielsweise am Empfang oder im Verkauf, gilt Homeoffice nicht.

2: Wer darf von zu Hause aus arbeiten?

Computer-Arbeitsplatz ist nicht gleich Computer-Arbeitsplatz. Das bedeutet: manche Tätigkeiten erfordern einen gewissen persönlichen Austausch mit anderen in Unternehmen, auch wenn sie technisch von überall ausführbar wären. So kann etwa in der Buchhaltung bei bestimmten Tätigkeiten ein Vieraugenprinzip von Vorteil sein, um Fehler zu vermeiden. Das heißt: Auch innerhalb eines zuvor definierten Arbeitsbereichs kann es Arbeitsplätze geben, die von Homeoffice ausgenommen sind. Konkretisiere bitte daher gemeinsam mit den Fachverantwortlichen der Abteilungen, für welche Arbeitsplätze eine Homeoffice-Regelung greift und für welche nicht. So sorgst du für Klarheit bei allen Beteiligten.

3: Sorge für transparente Prozessdokumentation!

Besonders neue Mitarbeiter benötigen bei ihren Aufgaben Orientierung. Das gilt vor allem dann, wenn Kollegen nicht neben einem, sondern aus der Ferne arbeiten. Damit jeder weiß, welche Abläufe wie üblich sind und welche Schritte diese beinhalten, braucht es eine Prozessdokumentation. Schaffe einen zentralen Ablageort auf Server, auf den jeder im Homeoffice Zugriff hat. Fordere die Abteilungen auf, Prozesse und Abläufe schriftlich zu fixieren und dort abzulegen! So sind Sachverhalte für alle Beteiligten besser nachvollziehbar. Nachfragen bleiben aus und Homeoffice-Mitarbeiter können ihre Aufgabe effizienter erledigen.

4: Rege den Austausch untereinander an!

Wenn Teams räumlich verteilt arbeiten, kommt Austausch häufig zu kurz und zu wenig. Viele Informationen fließen im Arbeitsalltag oft im Vorbeigehen. Dazu braucht es nicht immer ein Meeting. Auch wenn sie online mit den Kollegen verbunden sind, fühlen sich manche alleine und abgeschnitten. Damit dennoch wichtige Informationen weitergehen, ist Austausch äußerst notwendig. Du kannst virtuelle Teammeetings veranstalten. Mache bitte daraus ein morgendliches Ritual! Gehe bitte die Aufgaben mit deinem Team gemeinsam durch. Achte aber dabei darauf, dass aufgrund der digitalen Arbeit aus der Ferne nicht zu viel Kommunikation entsteht. Ist dies der Fall, kannst du an den Prozessdokumentationen feilen.

Bewirb dieses Arbeitsmodell auch im Recruiting von qualifizierten Fachkräften. Denn mit Homeoffice kannst du Talente gewinnen, die nur überregional verfügbar sind, jedoch keinem Umzug in Betracht ziehen. Darüber hinaus ermöglichst du Mitarbeitern, Familie und Beruf besser miteinander in Einklang zu bringen. Das überzeugt auch potenzielle Bewerber. Damit präsentierst du sich als moderner und aufgeschlossener Arbeitgeber.