Kurzfristig Homeoffice möglich machen in turbulenten Zeiten?

Viele Unternehmen und Organisationen stehen angesichts COVID-19, bei uns besser bekannt als Corona Virus, vor großen Herausforderungen. Wir sollen unsere sozialen Kontakte einschränken und der Bundeskanzler ruft Unternehmen dazu auf, die MitarbeiterInnen ins Homeoffice zu verfrachten – wo immer dies möglich ist.

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Nachdem der Corona Virus auch in Österreich seinen Höhepunkt noch nicht erreicht hat, ist das vermutlich eine gute Idee. Aber schon vor dieser Ausnahmesituation war es für manche MitarbeiterInnen und KollegInnen völlig normal von zuhause Ihre E-Mails zu checken. Seien wir ehrlich, es macht keinen Unterschied, wo wir diese Aufgabe erfüllen: ob mobil, im Homeoffice oder im Büro. Für viele ist die Situation aber gänzlich neu. Bisher war es für viele undenkbar, dass ein Großteil der MitarbeiterInnen mobil oder von Zuhause aus arbeitet.

Bis jetzt.

Etliche Unternehmen, die bisher keine Homeoffice Regelung hatten und auch die notwendige Infrastruktur nicht zur Verfügung haben, stellen sich die Frage, wie dies nun sinnvoll und kurzfristig umzusetzen ist.

COVID-19 hat uns in eine Situation gebracht, die 3 wesentliche Aspekte hat:

1.    Die Situation kam überraschend und völlig ungeplant.

2.    Zu dieser Situation kennen wir keine Referenzen (Das gab es so noch nie!)

3.    Wir wissen nicht, wie lange diese Situation andauern wird.

In den meisten Unternehmen gibt es keine Notfallpläne für so einen Fall.

Aus dem Stand ist es sehr schwer, eine sichere, verfügbare und sinnvolle Infrastruktur bereitzustellen, um den KollegInnen ein mobiles Arbeiten oder ein Homeoffice zu ermöglichen. Oft fehlt es schon an den mobilen Geräten, die die MitarbeiterInnen mit nach Hause nehmen können.

Aktuelle Herausforderungen & Vorgehensweisen

Abgesehen von den sicherheitsrelevanten Themen kommen noch einige andere Aspekte zu tragen – diese will ich hier kurz beleuchten:

Da weit verbreitet „normale Office Tätigkeiten“ mit den Standardprogrammen von Microsoft stattfinden, nehme ich Office365 als Beispiel, um zumindest einige Services effizient von extern zugänglich zu machen. Diese ist über den Browser (Edge, Chrome) auch von jedem Rechner aus erreichbar. Somit im Notfall auch vom Heimcomputer.

Ohne Installation von Software!

Grundsätzlich bietet Microsoft mit Office365 eine praktikable Lösung für diese Herausforderung. Schrittweise umgesetzt kann sie in wenigen Tagen tatsächlich Workloads „aus der Cloud“, vor allem aber „von Überall“, ermöglichen. Und das, ohne in der eigenen Infrastruktur groß herumzuschrauben, VPN´s einzurichten, Terminalserver zu installieren, User anzulegen etc.

Aber ein sinnvoller Bezug dieser Services bedarf auch einer organisatorischen Änderung, die einen lange Liste von Änderungen im Unternehmen nach sich ziehen wird. Auch wenn im Endergebnis mit ziemlicher Sicherheit das Freiwerden von (Personal)-Ressourcen in der IT sowie ein flexibles Arbeiten von überall das Ergebnis sein wird. Nachweisliche Effizienzsteigerungen gehen bei erfolgreichen Projekten einher.

Die Vorteile von Office365 Services liegen für mich auf der Hand:

-         Sicherer Zugriff von „überall“

-         Verfügbarkeit von Office Programmen ohne Installation

-         Reine Online-Umgebung, ohne den Zwang Programme am heimatlichen Computer zu installieren

-         Zentrale Dateiablage, Sicherheits- und Compliance-Einstellungen

-         Kommunikation und Kooperationstools an einem Ort

-         Integrierte Videokonferenz bietet die Möglichkeit sich effizient auszutauschen, ohne im selben Raum zu sein

Neben vielen Vorteilen, die O365 grundsätzlich bietet, ist es in der derzeitigen Situation eine Möglichkeit verschiedene Workloads für Mitarbeiter außer Haus zugänglich zu machen.

Je nachdem, wie weit sie als Unternehmen schon Schritte in diese Richtung unternommen haben, ist es recht rasch möglich, beispielsweise E-Mail nach Exchange online zu migrieren.

Teams bietet sich weiter als perfekte Plattform an um ortsübergreifend und effizient gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Allerdings ist die Einführung von Teams ein ganzheitliches Konzept und wird kurzfristig nur dann Wirkung zeigen, wenn es professionell begleitet ist.

Ein besonders positiver Aspekt ist meines Erachtens auch, dass Microsoft sehr viel in die Möglichkeiten der Security und Compliance investiert hat und diese mit überschaubarem Aufwand konfigurierbar sind.

Wir erleben gerade eine aufgeregte Zeit. Angesichts dieses Umstands wird die kurzfristige Umsetzung von Maßnahmen, die das „Arbeiten von Überall“ ermöglichen, auch auf viele Fragen stoßen. Daher brauchen sie die Kapazitäten Ihrer IT-Abteilung ohnehin am Helpdesk. User wollen geführt und angeleitet werden. Unterlagen sind auszuarbeiten und auch die Security darf nicht vergessen werden.

Für viele ist das Arbeiten außerhalb des Büros Neuland. KollegInnen haben daheim nicht den Luxus bei Fragen sich einfach an den Kollegen/die Kollegin nebenan zu wenden. Hier ist unbedingt hilfreich, eine Hotline einzurichten, damit dieses Projekt gelingen kann.

Unterschätzen Sie aber keinesfalls die Auswirkungen auf Ihre Geschäftsprozesse.

Diese werden sich ändern.

Die Art der Zusammenarbeit wird sich ändern.

Die Erfahrung lehrt uns aber, dass Veränderungen hin zum mobilen und flexiblen arbeiten meistens sehr gute Ergebnisse bringen.