Liebe Freund*innen attraktiver Innenstädte, liebe Impulsgeber*innen!

Die besinnliche Zeit des Jahres steht vor der Tür, und mit ihr die festliche Weihnachtsbeleuchtung, die unsere Städte in ein zauberhaftes Licht taucht. Eine gut gestaltete Weihnachtsbeleuchtung trägt nicht nur zur festlichen Stimmung bei, sondern hat auch einen erheblichen Einfluss auf die Attraktivität unserer Stadt. Sie zieht Besucher an, fördert das Gemeinschaftsgefühl und schafft unvergessliche Erlebnisse für Groß und Klein.

In dieser Sonderausgabe unseres Newsletters möchten wir Ihnen die vielfältigen Vorteile einer ansprechenden Weihnachtsbeleuchtung näherbringen. Wir zeigen auf, wie Sie das Stadtbild aufwertet und zur wirtschaftlichen Belebung beiträgt. Darüber hinaus geben wir Ihnen in Kooperation mit unserem Impulsgeber Essert-Illuminationen wertvolle Tipps für erfolgreiche Ausschreibungen und Vergabeverfahren, damit Sie die besten Partner*innen für Ihre Weihnachtsprojekte finden können. Lassen Sie uns gemeinsam dafür sorgen, dass unsere Städte in der kommenden Weihnachtszeit im schönsten Glanz erstrahlen!

Warum ist eine gute Illumination / Weihnachtsbeleuchtung für eine attraktive Stadt wichtig?

1. Festliche Atmosphäre: Eine beeindruckende Weihnachtsbeleuchtung kann eine festliche und freudige Atmosphäre schaffen, die sowohl Einheimischen als auch Touristinnen und Touristen gefällt.
2. Touristenattraktion: Insbesondere in Großstädten kann eine schöne Weihnachtsbeleuchtung viele Besucher anziehen, was die lokale Wirtschaft unterstützt.
3. Community-Spirit fördern: Die Anschaffung und das Aufhängen von Weihnachtsbeleuchtung kann zur Gemeinschaftsbildung beitragen, wenn Nachbarn und lokale Unternehmen zusammenarbeiten.
4. Tradition: In vielen Teilen der Welt ist es eine langjährige Tradition, Städte und Gemeinden um die Weihnachtszeit zu beleuchten.
5. Hoffnung und Freude verbreiten: In einer dunkleren und kälteren Jahreszeit kann das Licht der Weihnachtsdekorationen Hoffnung und Freude verbreiten.
6. Sicherheit: In einigen Fällen kann zusätzliches Licht zur Sicherheit in den Abendstunden beitragen.
7. Nachhaltigkeit: Mit einer neuen Weihnachtsbeleuchtung sind auch CO2 – Bilanz und Umweltaspekte zu berücksichtigen.

Ausschreibungen mit Erfolg durchführen

Ohne fachkundige Beratung und Auseinandersetzung im Vorfeld wird bei den meisten Ausschreibung nicht nach Wertigkeit, Inhalt, Stadtbezug und Qualität entschieden, sondern es muss sich nur für den wirtschaftlichsten Anbieter entschieden werden. Das eigentliche Ziel einer nachhaltigen, auch unter Standortattraktivitätsgesichtspunkten langfristigen Anschaffung, wird oft nicht in vollem Umfange erreicht.

Oft reduziert oder überwiegt bei den Ausschreibungen der Faktor Preis. Durch diese Dominanz werden wichtige, langfristige Attraktivitätsfaktoren, wie z.B. Sicherheit, Qualität, Atmosphäre, Funktionalität und Nachhaltigkeit nicht ausreichend berücksichtigt.

Zentrale Erfolgsfaktoren:

Im Vorfeld der Ausschreibung sollten daher folgenden Faktoren lokalspezifisch betrachtet und bewertet werden:

• Umsetzbarkeit des Projekts: Erstinstallations- und Montageaufwand, Zwischenlagerung etc., Finanzierungsmodelle etc.

• Flexibilität in den Angeboten: Die Möglichkeit, gute Alternativen mit ggf. verbesserter Gesamtwirkung anzubieten. Keine zu enge Fokussierung auf ein genau vorskizziertes Produkt. Geben Sie den Anbietern die Möglichkeit, im Rahmen gleichwertiger Produkte ggf. optimierte Varianten anzubieten. Nutzen Sie damit die Kreativität und Kompetenz der Anbieter und bekommen Sie so zusätzlichen Input – es sollten je Anbieter bis zu 3 Vorschläge/Varianten erlaubt sein. Verbesserungsvorschläge seitens der Anbieter sollten nicht zum formalen Ausschluss des Angebotes führen.

• Faktor Zeit: Mehr Zeit im Vorfeld einplanen, bis das Angebot abgegeben sein muss (z.B. muss bei Ausschreibung mit Montage Maß genommen werden, evtl. vor Ort Termin, offene Fragen klären etc…) Zeitraum zwischen Angebotsaufforderung und Abgabe sollte mindestens 6 Wochen betragen. Damit können bessere und individueller auf die Bedürfnisse der Stadt zugeschnittene Angebote ausgearbeitet werden. Zeitraum zwischen Entscheid und schriftlicher Auftragsvergabe sollte idealerweise maximal 2 Wochen betragen. Zeitraum zwischen schriftlicher Auftragsvergabe und Liefertermin sollte mindestens 8 Wochen betragen.

• Angaben flexibler gestalten: z.B. xx % Toleranz bei der Größe, Durchmesser, Wattzahl etc. (jeder Hersteller hat z.B. andere Größen, oft ist es nicht möglich ein Produkt in GENAU der Größe anzubieten). Auch die Höhe der Wattzahl ist heutzutage weniger maßgeblich, da es durch den technischen Fortschritt gelungen ist, bei gleichem oder besserem Lumenwert, die Wattzahlen stark zu reduzieren. Es sollte daher zusätzlich in Lumen verglichen werden.

• Angaben detaillierter gestalten: Wichtig im Vorfeld genaue Angaben und evtl. Bilder zu z.B. Straßenbreite, Lichtpunkten, Laternenhöhe/-durchmesser (Datenblatt), Mengenangaben, Material etc. zu erhalten, um ein genaues Angebot erstellen zu können.

• Montage: Ist eine Montage gewünscht oder nicht? Welchen Aufwand verursacht die Montage?

• Zubehör: im Vorfeld klären, welches Zubehör (Anschlusskabel, Verlängerungen, Halterungen etc.) benötigt wird -> ansonsten kann es im Nachhinein zu Verzögerungen und höherer Angebotssumme kommen

• Illustration: Bilder zur Veranschaulichung werden benötigt

• Bei gleichwertigen Artikeln soll Bemusterung zugelassen werden

• Folgekostenbetrachtung: Welche Folgekosten werden durch die Anschaffung verursacht (z.B. zusätzliche Lagerflächen, Technik für Auf- und Abbau, regelmäßige Wartungs- und Prüfkosten, Nachkauf- und Ersatzteiloptionen)

• Regionalwirtschaftliche Effekte/Wertschöpfung/Nachhaltigkeit: Wie werden Kriterien wie Lieferwege, faire Produktionsbedingungen, soziale Standards im Unternehmen bewertet?

• Die Info, ob der Kunde / die Kundin wirklich zu 100% das Angegebene möchte oder ob auch „Ähnliches“ / Abweichungen möglich sind oder sogar weitere Vorschläge gewünscht sind. So könnte man ein Feld vorschlagen: 

Die Bearbeitung und Planung mit der Erarbeitung lokalspezifischer konzeptioneller Überlegungen verursacht den Bieter*innen enormen Aufwand, der in der Regel nicht vergütet wird. Gestaltet man die Bewerbung in Form eines vergüteten Pitches, erhöht sich die Qualität der Angebote und die Bereitschaft der Anbieter sich zu beteiligen. Nach den Erfahrungen der letzten Jahre, wird bei einer angebotenen Vergütung (Aufwandsentschädigung), mehr Kreativität und Zeit in die Projekte aufgewendet, daraus ergibt sich eine um ein vielfaches bessere Qualität in der Konzepterstellung und führt zu schnelleren und Nachhaltigeren Ergebnissen.

Von Seitens unseres Impulsgebers Essert-Illuminationen steht Ihnen Herr Essert gerne bei Fragen zur Verfügung:

Essert-Illuminationen

Tel. 09371 – 9474-200 E-Mail: licht@essert.de

Abschließend möchten wir betonen, dass die in diesem Newsletter vorgestellten Leitlinien wertvolle Anhaltspunkte für die Planung und Umsetzung Ihrer Weihnachtsbeleuchtung bieten können. Dennoch empfehlen wir, sich direkt mit den Anbietern vor Ort auszutauschen und die geplanten Bereiche bestenfalls gemeinsam zu besichtigen. So können Sie sicherstellen, dass die Beleuchtung optimal auf die Gegebenheiten abgestimmt ist und das bestehende Ambiente zur Weihnachtszeit berücksichtigt wird.

Wir wünschen Ihnen viel Freude und Kreativität bei der Ausarbeitung der zukünftigen Inszenierung unserer Städte während der Winterzeit!  Lassen Sie sich von unseren weiteren Impulsgebern unterstützen und beraten – gemeinsam schaffen wir ein festliches Erlebnis für unsere Innenstädte. Besuchen Sie gerne unsere Homepage und schauen Sie unter „Partner“ vorbei.