Manager eines leeren Offices: Meine vier wesentlichen Learnings

Ein leeres Büro leiten: Home Office während COVID-19

Als mein gesamtes Team vor sechs Wochen ins Home Office ging, sagte ich mir: Wir sind gut vorbereitet, es wird keine Probleme geben. Doch ich habe dazugelernt. Ein leeres Büro zu leiten, ist schwieriger als ich dachte!

Während der vergangenen zwei Jahre haben wir viele Fortschritte gemacht. Wir haben Papier abgeschafft und unsere Prozesse digitalisiert, um ein flexibles Arbeiten zu erleichtern. Der Ausbruch des Coronavirus hat uns jedoch vor eine einzigartige Herausforderung gestellt: Jetzt arbeiten wir alle über einen längeren Zeitraum von zu Hause. Ein leeres Büro zu leiten hat mich einiges gelehrt, und das möchte ich mit Ihnen teilen – auch wenn wir erst am Anfang unserer Lernkurve sind.

Teamführung im Home Office: Was ich bisher gelernt habe

Die Arbeit hat sich in den letzten Wochen vom Büro an den heimischen Schreibtisch verlagert, und wir mussten schnell neue Wege der virtuellen Zusammenarbeit finden. Die ersten vier Wochen waren geprägt durch Experimente, aus dem ich im Wesentlichen vier Lektionen für mich ziehe:

1. Kommunikation überdenken

Jeder reagiert anders auf einen plötzlichen Wechsel ins Home Office. Und jeder steht zu Hause vor eigenen Herausforderungen, wie Kinderbetreuung oder Homeschooling oder einfach sicherzustellen, dass man selbst (und der/die Partner*in) zu Hause effektiv arbeiten kann. Es verlangt uns einiges ab, wenn alles trotz neuer Umstände wie üblich laufen soll. Als Führungskräfte müssen wir uns viel mehr Zeit nehmen, um auf die Sorgen und Herausforderungen unserer Teams zu verstehen und darauf einzugehen.

In der ersten Woche habe ich gelernt, dass Kommunikation anders funktioniert, wenn alle zu Hause arbeiten. Mit einem meiner Teams habe ich nicht richtig kommuniziert, was zu einiger Frustration geführt hat. Aufgrund des neuen, rein virtuellen Kontakts zögerte das Team, mir hierzu direkt Feedback zu geben, und ich habe auch nicht oft genug nachgefragt. Das Ergebnis war, dass ich erst am zweiten Tag erfahren habe, was los war. Normalerweise hätte ich das im direkten Kontakt mit den Mitarbeitern und anhand ihrer Körpersprache sofort gemerkt.

Mein Fazit: „Wir müssen anders kommunizieren und – noch wichtiger – unsere Feedback-Kultur anpassen.“

Derzeit experimentieren wir, wie das aussieht. Ich habe festgestellt, dass es hilfreich ist, verschiedene Kanäle zu kombinieren, um die Botschaft herüberzubringen. Ergänzend zu täglichen Check-ins und regelmäßigeren Team-Meetings habe ich einen wöchentlichen E-Mail-Update an das gesamte Team eingeführt. Als Ausgleich für spontane Gespräche im Büro beginne ich Meetings jetzt gezielt mit Small Talk und einem kurzen Stimmungstest (hierfür gibt es gute Tools). Außerdem plane ich in meinem Kalender ein, dass ich meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anrufe, um die persönliche Beziehung aufrecht zu erhalten und ein Gespür dafür zu bekommen, wie es ihnen geht. Wir führen jetzt öfter Zweiergespräche und tauschen uns darüber aus, was im Home Office gut funktioniert und was nicht.

Digitales Arbeiten erfordert, dass wir neu lernen, wie wir interagieren. Und bis wir das können, müssen wir experimentieren.

„Ich ermutige alle Führungskräfte, nach dem Trial-and-Error-Prinzip vorzugehen. Ich bin jetzt in Woche 6, experimentiere weiter und passe meine Arbeitsweise immer noch an.“

2. Eine positive Vision formulieren

„Wir werden stärker aus dieser Krise hervorgehen.“

Viele von uns erfahren derzeit, dass wir uns leicht ablenken lassen oder uns aufgrund der unsicheren Situation und der alltäglichen Probleme wie gelähmt fühlen. Als Führungskräfte müssen wir klare Prioritäten setzen, Ziele festlegen, und vor allem eine positive Vision für die Zukunft formulieren.

Auf Projektebene müssen wir sicherstellen, dass allen klar ist, welche Ziele wir verfolgen und wie wir diese erreichen, damit wir die Motivation und die Produktivität aufrechterhalten. Regelmäßigere Einzelgespräche, tägliche virtuelle Team-Meetings und klare Definition der erwarteten Endprodukte sind wichtig, um Teammitglieder anzuleiten und zu inspirieren.

Wir als Führungskräfte müssen aber unser Augenmerk auch auf die Zukunft legen. Wir haben viele Prozesse bereits digitalisiert, es gibt aber noch Luft nach oben. Beispielsweise haben wir begonnen, an DHL Consulting 3.0 zu arbeiten. Das neue progressive System ermöglicht eine virtuelle Erfahrung für Kunden, Projektmanagement und die Mitarbeiter sowie virtuelles Recruiting, Training und Teaminteraktion.

3. Digitale Tools nutzen

Es stehen zahlreiche Tools für die virtuelle Zusammenarbeit zur Verfügung. Sie müssen nur herausfinden, welche Tools für Ihre Organisation am besten funktionieren, ohne dass die Dinge zu kompliziert werden. Die virtuelle Zusammenarbeit ist eine völlig neue Erfahrung. Daher dränge ich auf den verstärkten Einsatz von Video-Konferenzen. Meetings sind viel effizienter, wenn man sich dabei auch in Echtzeit sieht. Außerdem fördern Video-Meetings den Teamgeist und das Zusammengehörigkeitsgefühl.

4. Gesundheit und Teamgeist fördern

Im Home Office fällt es mir schwerer, eine gesunde Work-Life-Balance zu finden. Diese ist aber auch hier sehr wichtig. Wir achten derzeit alle sehr auf unsere physische Gesundheit, sollten jedoch auch unsere mentale Gesundheit nicht vernachlässigen. Wir müssen nach der Arbeit abschalten, uns erholen und uns trotz der ungewöhnlichen Umstände bei Laune halten. Strukturieren Sie Ihren Tag so, dass Ihnen Zeit bleibt anzuschalten; sei es beim Sport, mit dem Hund spazieren gehen, Kochen, ein gutes Buch lesen oder bei einem Glas Wein.

Auch das Teamgefühl aufrecht zu erhalten ist wichtig. Wir bleiben mit virtuellen Spieleabenden, Mittagessen und Feierabenddrinks in Kontakt und haben gemeinsam Spaß. Außerdem haben wir sogenannte virtuelle Dörfer eingerichtet, wo Mitglieder sich austauschen und Herausforderungen gemeinsam angehen können.

Einer Sache bin ich mir ganz sicher: Wir werden diese Chance nutzen, um die nächste S-Kurve unserer digitalen Transformation zu erreichen. Unsere Arbeitswelt wird nach der Corona-Krise digitaler sein als zuvor.

Ein leeres Büro leiten: Liegt die Zukunft im dezentralen Arbeiten?

Die derzeitige Ausnahmesituation zeigt uns, wie wichtig unsere Reise in den letzten Jahren in ein digitaleres Arbeitsmodell war. Wir sind immer noch am Anfang dieser Reise hin zum dezentralen Arbeiten, ich bin jedoch zuversichtlich, dass wir unsere Erkenntnisse aus der jetzigen Situation, für unsere digitale Transformation nutzen werden.

„Wir haben derzeit eine einmalige Riesenchance, unsere Arbeitsweise komplett zu überdenken und neu zu erfinden.“

Wir alle sollten diese Dynamik nutzen, um das leere Büro effizient zu steuern und wirklich flexible Arbeitsmodelle umzusetzen. So können wir letztendlich aus einem viel größeren Talent-Pool schöpfen.

Welche Erfahrungen haben Sie bisher mit dem Home Office gemacht? Wie sieht Ihre Vision für "nach Corona" aus? Ich freue mich auf einen Erfahrungsaustausch in den Kommentaren.