Meeting-Manie

Es gibt Konzerne die durchaus mit weniger Büroplatz auskommen würden, aber mehr Konferenzräume benötigen. Denn dort findet man ein Gros der Angestellten, nicht an ihrem Schreibtisch.

"Kann ich zurückrufen? Ich bin in einem wichtigen Meeting." Hören Sie das auch so oft? Ich denke dann immer: Es ist auch stark zu hoffen, dass es wichtig ist. Denn wäre es nicht so, wäre das ein wirtschaftlicher Schaden für das Unternehmen. Nicht nur, dass die dort anwesenden Mitarbeiter in der Zeit nichts Anderes produzieren oder erledigen können, sondern schon die Zeit der Vor- und Nachbereitung eine "Meetings" ist kostspielig. Summieren Sie einfach mal den Stundenlohn der Personen, die im Raum sitzen plus der, die das Meeting vor- bzw. nachbereiten.

Ich möchte den Menschen die in Meetings Stunden um Stunden bezahlte Arbeitszeit absitzen nicht unterstellen, dass sie so am Anfang ihrer beruflichen Laufbahn ihre Existenzberechtigung auf diese Art und Weise planten. Das wäre schade, denn sie wurden doch eingestellt, weil man glaubte, die Person habe die Voraussetzung dafür, Aufgaben im Sinne des Unternehmens zu erledigen und so zum guten Ergebnis beizutragen. Doch ich gewinne - mit zunehmender Praxis - den Eindruck, dass die Meeting-Manie auch noch so hoffnungsvolle Talente bremst. Und: je größer Unternehmen, je größer ist die Gefahr in Konferenzräumen zu versumpfen.

Woran erkennt man die Gefahr, welcher Mitarbeiter in den Konferenzräumen abhanden kommt? Meeting-König ist der, der mindestens einmal am Tag bei dünnem Kaffee, trockenen Keksen und kalten Konferenzgetränken die Zeit totschlägt und dazwischen mit dem Erstellen von PowerPoint-Präsentation und Protokoll schreiben befasst ist. Das Protokoll schickt man dann noch an die, die sowieso im Raum saßen und darüber hinaus, an Kollegen, die sich, weil sie nicht im Raum saßen, damit aus Sicht des Protokollschreibers befassen sollten.

Was steht da noch mal über die Aufgaben dieses Mitarbeiters im Arbeitsvertrag?

Irgendwie drängt sich mir auch zunehmend der Eindruck auf, es sind immer dieselben Typen, deren Handy in den Meetings vibriert und die nur durch Rausrennen auf sich aufmerksam machen, um dann dem Anrufer zu sagen: "Ist es dringend? Ich bin in einem wichtigen Meeting!" Ja, warum gehen sie dann überhaupt ran?

Liebe Führungskräfte! Hier gilt es Regeln schaffen, die klar aber kostengünstig sind. Hier eine kleine Meeting-Checkliste:

1. Handy-, Laptop- oder Tablet-Verbot während des Meetings!
2. Grund prüfen für ein Meeting"!
3. Welcher Teilnehmer schafft dabei Mehrwert?
4. Kann man Beschlüsse zu jedem Tagesordnungspunkt treffen?
5. Protokolle nur zu Beschlüssen schreiben, die auch andere wissen müssen und dann den Verteilerkreis überlegen
6. Zeitbegrenzung festlegen (vor allem für Präsentationen)
7. Moderator mit entsprechender Autorität ausstatten

Sie werden erstaunt sein, wen Sie nach Anwendung der Regeln so an ihren Schreibtischen vorfinden.