Microsoft Plattform is the key...

Mit dem Launch der 365 Version von MS Office hat Microsoft das kollaborative Arbeiten auf eine neue Ebene gehoben.

Der wesentliche Unterschied zu den Vorgängern ist mit einem Wort beschrieben: Plattform!

Microsoft hat es geschafft seine Produkte zu verbinden und auf einer digitalen Plattform zur Verfügung zu stellen.

Jetzt könnte man eine Diskussion entfachen welches Tool, welches ersetzt und welche generell und überhaupt besser ist. Das macht aber einfach keinen Sinn. Denn alle Tools haben ihre Daseinsberechtigung - es hängt immer nur ganz davon ab was man tun möchte.

Wenn ich schnell eine Kalkulation erstellen will, um zu wissen, wie teuer ich einen Artikel verkaufen muss damit Gelb übrigbleibt UND das nicht in regelmäßigen Abständen tun muss. Dann verwende ich natürlich Excel. Auch für Liquiditätspläne, Finanzpläne, Budgets und Forecast verwende ich immer noch sehr gerne Excel.

Sobald ich dies mehr als ein paar Mal im Jahr machen muss würde ich anfangen mir in Excel eine Vorlage zu bauen - FALSCH - durch die Einführung der PowerPlattform hat sich hier mein Ansatz geändert.

1. Ich definiere die Datenpunkte, die ich brauche, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. In unserem Fall. Artikel Nummer, Artikel Beschreibung, Einheit, Merkmal 1, Merkmal 2, Merkmal 3, Netto, MwSt. Satz, Brutto, Kategorie 1, Kategorie 2
2. Ich erstelle mir eine Liste (SharePoint, Azure SQL, MySQL, PostgreSql - je nach Umfang)
3. Ich baue mir über die PowerApp Plattform eine Eingabemaske - mit ein paar nützlichen Formeln und Filtern hinten dran. Angefangen von eine Produktübersicht je Kategorie bis hin zu einer Gewinnverteilung je Kategorie.
4. FERTIG - nun kann ich unzählige Produkte anlegen und habe alles auf einen Blick

Einen Schritt weiter gehend, irgendwann will ich ja auch mal wissen. Wieviel Stück habe ich verkauft, lohnt sich das Ganze überhaupt. Gerade für die Budgetphase sind das sehr spannende Punkte. Mit Excel baue ich mir eine kleine Datentabelle auf und gehe strukturiert mit S- und W-Verweis Formeln daraus bilde komplexe SUMIFs Formeln mit etlichen ODER Beziehungen und vergesse dann die Formel in ein Feld zu kopieren.

Wer kennt es nicht - 5 Stunden lang geformelt wie ein Weltmeister und dann steht auf der Übersicht #WERT! - Dein Ernst deine Mudda ist #WERT! kommst du noch klar EXCEL.

Nach einer kurzen Besinnungsphase mit Schnaps und Bier gehe ich zurück und stelle fest ah ja, Zelle AAC12985 fehlt die Formel- das war ja einfach. Stolz schicke ich das Dokument meinem Chef und gehe in den Feierabend. Am nächsten Morgen mache ich die Datei auf und Stelle fest #WERT! ist wieder da .....arghhhhhh... da ich das nicht zum ersten Mal mache weiß ich ganz genau was passiert ist.

Mein Chef hat sich die Tabelle angeschaut, weil er auch eine Excel Affinität hat ist ihm aufgefallen, dass auf Tabellenblatt 17 in die Spalte BC vergessen wurde zu schützen und hat mir hier in jede dritte Zelle ein Komma eingesetzt.

Nicht nett, aber er hat ja recht - 100 graue Haare später und was weis ich wie viele Stunden Zahlen schauen - ist das Budget dann fertig und jetzt muss es nur noch als pdf abgelegt werden.

Puhhhh - jetzt mal im Ernst - das kostet richtig Kohle!

Neuer Weg - das Produkt haben wir ja schon angelegt. Ich leg mir eine 2 Tabelle an, mit den Felder Datum, Produkt ID, Menge und baue mir im Handumdrehen ne hübsche Eingabemaske über PowerApps. Hier trage ich täglich ein wieviel ich wovon verkauft haben. bzw. wenn ich ein System habe-kann ich mir die Daten natürlich auch importieren.

Dann gehe ich in das schöne PowerBI - BusinessIntelligence Plattform - und erstelle mir mit wenigen Klicks Grafiken zu meinem Istzustand, nehme eine der Standardformeln zur Zukunftsbetrachtung und hab so meinen Forecast. Um ein Budget zu erstellen - kann ich mir die Daten über PowerQuery (ein Teil des PowerBI) so verknüpfen wie ich es brauche und ggf. mit Lohn Daten als csv anreichern. Im Handumdrehen habe ich mir 5-7 Screens mit diversen Analysen, Forecasts und Reports erstellt - mit denen ich auch interagieren kann. Das heißt aktive Filterung und verändert bei Auswahl alle verknüpften Daten. Ich gebe meinem Chef das Dashboard frei und schicke ihm über PowerAutomate eine Genehmigungsaufforderung - er kann sich die Daten ja nur anschauen ;-) also genehmigt er mir das. PowerAutomate habe ich soweit konfiguriert (mit weniger als 5 Klicks) das, sobald die Genehmigung eingegangen ist, sich ein Pdf Export erstellt und die Budget Werte als neue Liste angelegt werden - fürs Tracking im neuen Jahr.

Ja ich gebe recht, auch hier steckt viel Arbeit drinnen, aber eben nur einmal. Mit keiner Gefahr des Formellöschens o.ä. auch die Skalierung - Neues Produkt, Neuer Geschäftsbereich = eine weitere Spalte in meiner Datenaufnahme.

Wenn ihr Lust drauf habt zu sehen was man in eurem Betrieb mit ein paar kleinen Veränderungen in der Datenaufnahme, weil Aufnehmen tut ihr sie - die Frage ist nur wo - verändern kann und welchen Mehrwert und vor Allem Ressourcenschonung (Arbeitszeit, Hirnzellen, Schnapsvorräte, Schokolade) das mit sich bringt. Wir unterstützen euch gerne dabei. Ach ja, und bevor ich es vergesse - der bayrische Staat subventioniert unsere Leistung auch noch mit bis zu 50% ;-)