Nicht verzweifeln. Auch ein Remote-Team kann geführt werden.

Das Führen eines remote arbeitenden Teams bringt viele Herausforderungen mit sich. Nicht nur, dass die „eigentliche Arbeit“ getan werden muss, nun steigt auch der Anspruch an Kommunikation, Führung und eingesetzter Technologie. Oftmals haben Teams und Führung Zeit, eine gute Basis für eine standortübergreifende Zusammenarbeit oder mit Kollegen im Homeoffice zu entwickeln. In Folge des Corona Virus muss nun aber vieles etwas schneller gehen und viele Führungskräfte stellen sich die Frage:

„Wie manage ich ein Team von Remote-Mitarbeitern?“

Die folgenden 8 Tipps sollen Orientierung und erste Hilfe geben.

1.    Klare Erwartungen setzen

Jeder hat eine andere Vorstellung davon, was es bedeutet, etwas "schnell" oder "gut" zu tun. Was auch immer Sie von Ihrem Team erwarten, und sei es nur den eigenen Kalender offen zu teilen, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Erwartungen klar kommunizieren. Je klarer Ihre Erwartungen sind, desto besser kann Ihr Team sie erfüllen.

2.    Grundlagen der Zusammenarbeit

Wenn Mitarbeiter im Homeoffice keinen Zugriff auf notwenige Dateien haben, bei einer Telefonkonferenz schwer zu verstehen sind und ständig Einladungen zu Besprechungen erhalten, wenn sie noch schlafen, haben Sie es versäumt, die Grundlagen der Zusammenarbeit zu behandeln. Investieren Sie in zuverlässige Tools, um die Zusammenarbeit zu ermöglichen. Entwickeln Sie klare Prozesse zur Nutzung solcher Werkzeuge. Neben einer tauglichen Videokonferenzlösung ist oftmals eine Sensibilisierung des Teams auf Zusammenarbeit über verschiedene Standorte und Zeitzonen ausreichend.

3.    Konzentrieren Sie sich auf Ziele, nicht auf Aktivitäten

Es ist wichtig, die Erwartungen zu managen und sich auf die Ziele zu konzentrieren. Machen Sie sich weniger Gedanken darüber, wie etwas getan wird. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf das, was erreicht werden soll. Wenn die gesetzten Ziele erreicht werden, dann ist das großartig. Wenn nicht, dann müssen Sie sich gemeinsam im Team die Situation genauer ansehen. Es geht um das Erreichen von Zielen und nicht um das Kontrollieren von Einzelaktivitäten. Hinterfragen Sie Ihren Führungsstil und richten Sie ihn an den Grundlagen von Management by Objectives/ Führen mit Zielen aus. Eine nicht ganz einfache Aufgabe, die aber im Austausch mit anderen Führungskräften leichter gelingt.

4.    Vertrauen Sie Ihrem Team

Oft bestehen Zweifel, ob die Arbeit eines Teams an einem anderen Standort oder im Homeoffice auf dem gleichen Niveau wie von den Kollegen vor Ort erledigt wird. Um dieser Überzeugung entgegenzuwirken, braucht es Richtlinien für die gemeinsame Arbeit, unabhängig vom Standort der Kollegen. Erste Schritte sind z.B. Vereinbarungen darüber, wie und in welcher Zeit E-Mails zu bearbeiten sind, wann und ob Textnachrichten für dringende Angelegenheiten verwendet werden dürfen. Zusätzlich ist ein gemeinsames Verständnis hilfreich, wann eine Aufgabe als erledigt anzusehen ist und welche Schritte dafür getan werden müssen. Arbeitszeiten sollten klar definiert sein. So wissen Sie, wann Ihr Team zur Verfügung steht und stellen auch sicher, dass Ihre Teamkollegen nicht rund um die Uhr arbeiten.

5.    Klare Kommunikation

Finden Sie heraus, wie Sie in Ihrem Team clever kommunizieren. Nichts ist nerviger als endloser E-Mail Pingpong und der „reply all“ Button. Nutzen Sie Videokonferenzen für Abstimmungen und kontroverse Diskussionen, zur Not ein Chat-Tool. E-Mail-Schlachten verringern die Produktivität und lenken unnötig von der eigentlichen Aufgabe ab. Wenn es schon eine E-Mail sein muss, dann teilen Sie damit bitte wichtige Informationen und zwar mit den Kollegen, die diese Information auch brauchen.

6.    Setzen Sie Technologie zum Aufbau einer Gemeinschaft ein

In verteilt arbeitenden Teams ist es schwerer ein Gemeinschaftsgefühl zu entwickeln. Nutzen Sie moderne Kommunikationsmittel, um (virtuelle) Team-Räume zu schaffen. So schaffen Sie eine Möglichkeit, besondere Tage wie Geburtstage, Jubiläen und Projekterfolge gemeinsam zu feiern. Die bewusste Schaffung eines Gemeinschaftsgefühls hilft bei der Entwicklung einer Unternehmenskultur und führt zu einer stärkeren Bindung untereinander. Unterm Strich erhöhen Sie Zufriedenheit und Produktivität in Ihrem Team.

7.    Entfernte wie Locals behandeln

Behandeln Sie Kollegen im Homeoffice wie die Kollegen vor Ort. Achten Sie darauf, dass besonders die weit entfernten Kollegen so viel Zugang zu Ihnen bekommen, wie irgend möglich. Denken Sie daran, dass Ihr lokales Team Sie persönlich im Office sieht, mit Ihnen zu Mittag essen oder mit Ihnen ein kurzes Gespräch in der Kaffeeküche führen kann. Die Kollegen im Homeoffice haben diese Möglichkeiten nicht, das macht es für sie schwerer eine Verbindung mit ihrem Team und der Führungskraft zu halten.

8.    Ein guter Start

Die Leitung eines produktiven Teams über verschiedene Standorte verteilt beginnt mit einer Kommunikationsstrategie. Zuerst sollten Sie eine angemessene Anzahl von wöchentlichen formellen Status-Calls vereinbaren. Das hilft Ihnen und Ihrem Team, sich zu Beginn besser zu strukturieren und gibt einen Überblick zum Stand der Produktivität. Zweitens: Verschaffen Sie sich einen Überblick zu den verschiedenen Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter. Manche Kollegen werden vermutlich mehr Struktur und Guidance von Ihnen erwarten, während andere lieber freier arbeiten möchten. Ein Verständnis dafür, wann und wie Sie als Führungskraft gebraucht werden, hilft die Zusammenarbeit zu verbessern und effizienter zu gestalten.

Im Wesentlichen geht es um die drei Punkte: Technologie, Zusammenarbeit und Führung.

Dinge, die es nicht nur in Zeiten von Corona braucht, sondern auch im Rahmen verschiedener Trends und Schlagworte wie New Work, VUCA, Digitalisierung und agile Transformation gefordert werden. Es ist also an der Zeit, sich mit dem Thema Remote-Work intensiver auseinander zu setzen um planvoll und vorbereitet agieren zu können und nicht aus der Not heraus handeln zu müssen.

Was ist Ihre Strategie? Welchen Tipp haben Sie?