Qualitätsmanagement im Labor: Mehr Flexibilität bei der Erstellung und Verwaltung von SOPs
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Qualitätsmanagement im Labor: Mehr Flexibilität bei der Erstellung und Verwaltung von SOPs

Labor MVZ Westmecklenburg wechselt erfolgreich zur QM-Suite von Mediaform

Mit einem Volumen von rund 4.000 Aufträgen pro Tag erbringt das Labor MVZ Westmecklenburg GbR Schmudlach-Oswald-Kettermann & Kollegen in Schwerin Laborleistungen für eine große Anzahl an niedergelassenen Ärzten sowie Krankenhäusern und weiteren im Gesundheitswesen tätigen Einrichtungen in Mecklenburg-Vorpommern. Als akkreditiertes Labor nach DIN EN ISO 15189 erstellt das Labor der Limbach Gruppe qualitativ hochwertige Laborbefunde mittels neuestem Wissensstand und modernster Methoden an drei Standorten.Auch im Bereich Qualitätsmanagement stellt das Labor höchste Ansprüche. In Schwerin kümmert sich Grit Schneider als Qualitätsmanagement-Beauftragte (QMB) insbesondere um die Standard-Arbeitsanweisungen (Standard Operating Procedure, SOP) – von der Erstellung über die Freigabe und Dokumentation bis hin zur Archivierung. Nachdem die elektronische Dokumentation im alten QM-Programm zu unflexibel und kostenintensiv geworden war, entschied sich das Labor im Juli 2016 für die QM-Suite von Mediaform.

Webbasierte QM-Lösung – QM-Suite

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Was kann denn die QM-Suite jetzt besser? „Unser größtes Problem mit dem Vorgängerprogramm waren die eingeschränkten Nutzungsmöglichkeiten für unsere mehr als einhundert Mitarbeiter“, erläutert Grit Schneider. "Im Tagesgeschäft bedeutete das konkret, dass immer nur eine begrenzte Anzahl an Mitarbeitern gleichzeitig in dem System an bestimmten Rechnern arbeiten konnte.“ Um deutlich mehr Flexibilität zu gewinnen und die Standard-Arbeitsanweisungen schnell und einheitlich zu gestalten, war das Labor Schwerin auf der Suche nach einer neuen Softwarelösung.

„Uns war vor allem wichtig, dass die neue Software einfach und unkompliziert in der Benutzung ist und dass alle SOPs jederzeit an unseren Rechnern aufgerufen und von den autorisierten Mitarbeitern auch bearbeitet werden können“, so die QM-Beauftragte. Mit der QM-Suite ist all dies kein Problem mehr. Das Labor, dass für circa 90 Prozent der niedergelassenen Schweriner Ärzte arbeitet, nutzt jetzt alle Vorteile, die die Softwarelösung bietet – die standardisierten und vereinheitlichten Dokumentenvorlagen, in denen der Inhalt vom QMB vorgegeben und normgerecht aufbereitet ist, eine automatische Dokumentenlenkung an die richtigen Personen mit Erinnerungsfunktion unter anderem für Reviews von Versionen oder fehlenden Kenntnisnahmen sowie die speziellen Zuweisungen von unterschiedlichen Rechten für die Nutzer. Zudem ist die Software webbasiert und daher von jedem Arbeitsplatz aufrufbar. Der einheitlichen, papierlosen Verwaltung von SOPs im Labor MVZ Westmecklenburg stand damit nichts mehr im Weg.

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„Wir sind froh, dass wir uns für die QM-Suite entschieden haben“ erklärt Grit Schneider. Der Entscheidungsprozess, den Software-Anbieter zu wechseln, dauerte einige Zeit, ist aber nie bereut worden. „Im Gegenteil“, freut sich Frau Schneider, „die Akzeptanz der Lösung ist bei unseren Mitarbeitern von Anfang an sehr hoch gewesen.“ Was vielleicht auch daran lag, dass es keine besonderen Herausforderungen bei dem Projekt gab und die Umsetzung reibungslos funktionierte. Änderungswünsche an der Software gab es von Laborseite keine, Änderungen wurden lediglich in der Dokumentenstruktur vorgenommen, da diese kundenindividuell konfiguriert wird. Der Support der QM-Suite wird von Mediaform übernommen.

Schnell und einfach in der Handhabung

Hat sich der Arbeitsablauf im Schweriner Labor jetzt vereinfacht? „Mit dem papierlosen Workflow der QM-Suite ist das Arbeiten heute noch einfacher geworden“, meint Grit Schneider. Die jeweils zuständigen Mitarbeiter erstellen für ihre jeweiligen Bereiche SOPs und geben sie zum Bearbeiten an den entsprechenden Abteilungsleiter weiter. Änderungen von Inhalten einer Methoden-SOP, welche die Stammdaten des Analyten betreffen, werden automatisch aus dem LabCenter-Modul in die SOP synchronisiert. Anschließend werden alle Dokumente zur QM-Prüfung an Grit Schneider weitergeleitet und abschließend freigegeben. Im Anschluss an die Inkraftsetzung der SOPs kann dann ganz einfach online geprüft werden, ob die Mitarbeiter, denen die SOPs zugewiesen wurden, diese auch gelesen haben.

Verteilung und Kenntnisnahmen der Arbeitsanweisungen, die automatisch vom System organisiert werden, sind somit deutlich einfacher und schneller geworden. „Und unsere Mitarbeiter haben immer die aktuellste Version der SOP zur Hand“, so Grit Schneider. Das lästige Suchen von Papierdokumenten entfällt. Langfristige Vorteile erhofft sich das Labor auch durch das jährliche Review und die damit einhergehende Einsparung der Arbeitszeit. Grit Schneider und ihr Team sind zufrieden: „Wir haben noch viele, weitere Ideen, die wir in die QM-Suite integrieren wollen – wie zum Beispiel die Dokumentation der Geräte nach Medizinprodukte-Betreiberverordnung (MPBetriebV).“


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