Standardprozesse automatisieren: Digitale Workflows bieten viele Vorteile

Schon in der Antike – in Ägypten und Griechenland – strebten Menschen danach, alltägliche Aufgaben und Prozesse zu automatisieren, um diese effizienter oder schneller zu gestalten. Den großen Durchbruch erlebte die Automatisierung dann in der zweiten Hälfte des 20. Jahrhunderts. Weltweit revolutionierte sie nun Produktionsprozesse in allen Branchen. Jetzt steht die nächste Revolution an: Digitale Workflows etablieren die Automatisierung nun auch in den Büros.

Was versteht man unter digitalen Workflows und welche Voraussetzungen sind notwendig?

Eine bestimmte Folge von Arbeitsschritten bildet einen Arbeitsablauf oder -prozess. Wenn Sie diese Prozesse ganz oder teilweise digitalisieren, schaffen Sie digitale Workflows. Mittlerweile eignen sich sehr viele Unternehmensprozesse für diese Transformation beziehungsweise gibt es für sehr viele Abläufe technische Lösungen, die das Prozessergebnis nachhaltig verbessern können. Um Transformationsmöglichkeiten zu identifizieren, helfen Fragen wie diese:

• Welche digitalen Automatisierungspotenziale hat mein Unternehmen?
• Finden sich die Potenziale nur intern oder auch extern bei der Interaktion mit Geschäftspartnern und Kundinnen oder Kunden?

Was kostet mich das Ganze? Diese Frage folgt meist direkt, wenn Sie sich zum Beispiel entscheiden, die Buchhaltung zu digitalisieren oder auf elektronische Unterschriften zu setzen. Das Kostenthema steht bei vielen Digitalisierungsentscheidungen ganz oben. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist das vollkommen verständlich. Aber betrachten Sie genauso den Gewinn oder die Vorteile, die Sie im Gegenzug – beispielsweise für die Kosten eines DMS oder Dokumentenmanagementsystems – erhalten.

Vorteile digitaler Workflows

• Mehr Qualität: Die Neuorganisation von Arbeitsprozessen auf digitaler Basis senkt die Fehleranfälligkeit gegenüber manuellen Abläufen deutlich und steigert die Arbeitsqualität.
• Mehr Effizienz: Für Standardprozesse zeigen digitale Lösungen gegenüber einer manuellen Bearbeitung klare Vorteile bei Effizienz oder Arbeitsgeschwindigkeit.
• Mehr Transparenz: In digitalen Workflows lesen Sie mühelos den aktuellen Bearbeitungsstand ab oder erfahren in Sekunden, wer gerade mit einem Vorgang beschäftigt ist. Diesen präzisen Einblick erhalten Sie genauso zu jedem beliebigen späteren Zeitpunkt, weil der gesamte Workflow im Hintergrund minutiös protokolliert wird.
• Mehr Zusammenarbeit: Profitieren Sie von verbesserten Möglichkeiten zur Zusammenarbeit in bestehenden Arbeitsprozessen oder nutzen Sie neue digitale Wege für eine effektivere interne wie externe Zusammenarbeit.
• Mehr Substanz für Entscheidungen: Software oder Tools für digitale Workflows geben Ihnen jederzeit Rückmeldungen oder Reports zu jedem beliebigen Aspekt Ihrer Arbeitsprozesse – bei einem hohen Digitalisierungsgrad sogar unternehmensweit und in Echtzeit.

Bedenken Sie neben diesen überwiegend nach innen gerichteten Vorteilen ebenso die Effekte nach außen. Kunden wie Geschäftspartner, aber auch potenzielle neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erwarten von Unternehmen zunehmend mehr den Komfort, die Einfachheit oder die Nachhaltigkeit, die digitale Lösungen schaffen können. Deswegen beeinflussen sie entscheidend Ihre zukünftige Wettbewerbsfähigkeit und bilden unverzichtbare Investitionen in die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens.

Buchhaltung, Rechnungsdigitalisierung, HR und viele andere Bereiche: Überall finden Sie Digitalisierungslösungen nach Maß. Nutzen Sie für Planung, Umsetzung, Mitarbeiterschulung oder Wartung die Expertise von erfahrenen Digitalisierungsprofis: Sprechen Sie mit uns und lassen Sie sich gleich unverbindlich persönlich & kompetent zu digitalen Workflows für Ihr Unternehmen beraten.