Das Erfolgsrezept für den digitalen Arbeitsplatz

„Das kann doch nicht wahr sein,“ dachte sich Maria P., frisch gebackene Kommunikationsleiterin eines großen Mittelständischen Unternehmens, bei einem Blick in ihre jüngste Mitarbeitenden-Umfrage. Menschen in verschiedenen Abteilungen gaben völlig unterschiedliches Feedback zur digitalen Zusammenarbeit, die Wissensstände waren auf unterschiedlichem Niveau und die Antworten deuteten darauf hin, dass Informationen nicht gefunden und deshalb Jobs nicht erledigt werden konnten. Die an sich gute Stimmung in den Teams, so ihre Vermutung, würde bald umschlagen, wenn Einige ihren Aufgaben nicht nachkommen konnten. Der allgemeine Unmut ließ sich jedenfalls deutlich ablesen. Am grundsätzlichen Arbeitsklima lag das nicht, denn auf das Miteinander legte man hier traditionell viel Wert.

Vielleicht hatten die zwei Fusionen der letzten Monate hier ihre Spuren hinterlassen. Aber konnte das sein? Wissen war doch mit einem Klick ins Intranet oder auf den Server verfügbar und viele der Mitarbeiter*innen hatten Laptops. Wo lag bloß das Problem?

Die Struktur eines digitalen Arbeitsplatzes

Der perfekte digitale Arbeitsplatz ist ähnlich aufgebaut wie das Internet oder die Tools, die man üblicherweise schon in Unternehmen vorfindet – aber eben nicht genauso.

So nutzen Internet-User für ihre Kommunikation Twitter oder Facebook, die Informationen bezieht man über die Webseite eines Mediums, Wissen liefert Wikipedia und gechattet wird über WhatsApp. Im Unternehmensumfeld findet man andere technische Lösungen vor, der Aufbau jedoch ähnelt sich: Der Newskanal ist hier der Unternehmensblog, Informationen liefert das Corporate Wiki, gechattet wird über Teams.

Auch ein digitaler Arbeitsplatz benötigt all das – und noch mehr! Hier liegt der erste und vielleicht wichtigste Stolperstein für Unternehmen. Denn was im Netz und beim Einsatz im Unternehmensumfeld gelernt ist und gut funktioniert, ist für einen digitalen Arbeitsplatz nur der technische Rahmen. Ohne eine entsprechende Kultur, gelernte Prozesse und kommunikative Begleitung ist die Technik wie ein Luxusauto, zu dem der Schlüssel verloren ging – schön anzusehen, aber wirkungslos. 

Wie digitale Zusammenarbeit funktioniert

Digitale Arbeitsplätze haben viele neuralgische Punkte, an denen es zu Reibung und Verlust von Informationen, Energie oder Geschwindigkeit kommen kann. Den Schaden trägt im schlimmsten Fall das Unternehmen. Ein guter digitaler Arbeitsplatz muss deshalb vieles abbilden. Teams müssen zusammenarbeiten können, Arbeitsabläufe, Wissensvermittlung, Planung und Terminierung müssen gewährleistet sein. Er muss Übersicht und Orientierung bieten, Kommunikation und auch der persönliche Austausch muss möglich sein. Und bei aller Technik sollten Unternehmen berücksichtigen, dass „ein Team“ aus Menschen besteht. Auch das soziale Miteinander muss mitgedacht werden.

Um all dies abbilden zu können, müssen Unternehmen diese vier Segmente berücksichtigen:

1. Kultur

Diese betrifft sowohl die kulturelle Begleitung als auch die Interne Kommunikation, die mit kulturellen Prozessen einhergeht. Sie muss so aufgesetzt sein, dass Austausch gefördert wird. Kritische Themen sollten angesprochen und das Feedback der Mitarbeitenden gehört werden. Ziel sollte es sein, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu Corporate Influencern zu machen, die die Kultur des Unternehmens auch nach außen spiegeln. Technische Lösungen können den Prozess nur dann unterstützen, wenn die Unternehmenskultur ihn überhaupt ermöglicht.

2. Technik

Der Bereich der Technik ist für den digitalen Arbeitsplatz von zentraler Bedeutung, er kann jedoch nicht allein stehen. In jedem Unternehmen sind die Umstände und Voraussetzungen andere und so gibt es auch nicht das eine Tool, das für alle passt. Unternehmen sollten ihre Anforderungen priorisieren und die einzelnen Aspekte entlang der Priorisierung mit größtmöglicher Übereinstimmung mit Tools bestücken. Eine grundsätzliche 100-Prozent-Lösung ist häufig nur durch eine Eigenentwicklung oder durch ein sogenanntes Customizing einer Standardsoftware zu erreichen – was nicht zu empfehlen ist – und macht die Investitionen nicht zwangsläufig wieder wett. Die Software sollte solide in die IT-Infrastruktur eingebettet und die Anzahl der Kommunikationskanäle auf die notwendigen und vor allem auf die sinnvollen beschränkt sein. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die Kanäle nicht oder unzureichend genutzt werden.

3. Raum

Der digitale Arbeitsplatz ist, anders als der Name vermuten lässt, keine rein digitale Lösung. Vielmehr benötigt er Raum, der seine Funktion überhaupt erst möglich macht. Dieser fördert motivierende Zusammenarbeit und berücksichtigt analoge und digitale Arbeitsraumkonzepte gleichermaßen. Während Räume in der analogen Welt einfache Anforderungen zu erfüllen haben, etwa Licht, Standort, Ruhe, Kollaboration usw., muss der digitale Arbeitsplatz zusätzlich den digitalen Raum bereitstellen. Natürlich gilt all das für das Firmenbüro und das Homeoffice.

4. Hybrid

Hybride Meetings, Veranstaltungen und Team-Building-Maßnahmen sind weder nur mit analogen noch nur mit digitalen Konzepten zum Erfolg zu führen – sie benötigen eine ganz eigene Herangehensweise. Neben den zuvor genannten Räumen müssen auch die Voraussetzungen für ein Gleichgewicht zwischen analog und digital geschaffen werden. Sind in einem Meeting etwa drei Kolleg*innen in einem Raum vor Ort und vier weitere im Homeoffice, wird die Kommunikation der Mitarbeiter*innen vor Ort anders verlaufen können als im Homeoffice. Hier eine für alle transparente Gleichberechtigung herzustellen, ist u. a. auch Aufgabe der Unternehmenskultur.

Beachten und berücksichtigen Unternehmen diese vier Aspekte, dann funktioniert das Teamwork auch über digitale Arbeitsplätze hervorragend – und verbindet das Beste aus der analogen und der digitalen Welt.

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