Transparente Mitarbeiterdaten: Wie erreicht man mehr Akzeptanz eines Skill-Management-Systems?

Wer sich in den verschiedensten IT-Systemen bewegt, Kundenanfragen verwaltet, Bugs bearbeitet oder irgendwelche andere Prozesse abarbeitet, hinterlässt unweigerlich digitale Fußspuren. Inwiefern hat der Arbeitgeber Zugriff auf diese Fußspuren? Mit dieser Frage befasst sich das vom Bundesministerium für Bildung und Forschung geförderte Forschungsprojekt. Die Idee: Der Fluss und die Verwendung der Daten werden für den Beschäftigten transparent.  Mitarbeiter sollten wissen, welche Daten über sie selbst und ihre Leistung gesammelt, gespeichert, analysiert und zugänglich gemacht werden. In einem Praxislaboratorium haben Mitarbeiter der Software AG eigenständig Fragestellungen und daraus resultierende Aufgaben erarbeitet. Die Ergebnisse des Praxislaboratoriums mündeten dann in Handlungsempfehlungen.

Um inverse Transparenz im betrieblichen Alltag greifbar zu machen, arbeiteten zehn Mitarbeiter der Software AG im Praxislaboratorium in zwei agilen Teams für drei Sprints von je acht Wochen zusammen. Die wissenschaftlichen Projektpartner ISF München, LMU München und TU München sorgten für die akademische Begleitung. Wir berichten hier über die Ergebnisse des ersten Teams. Die des zweiten Teams veröffentlichen wir dann in einem zweiten Artikel.

Als konkretes Anwendungsbeispiel wurde das Skill-Management mit integrierter Expertensuche ausgewählt. In einer Mitarbeiterumfrage ging es im Wesentlichen um die Vertrauenskultur und den wahrgenommenen Datenschutz in der Software AG sowie um Folgen, Risiken, Befürchtungen und Möglichkeiten, welche durch die Einführung eines solchen Systems entstehen könnten.

Mit einem Tracking-Tool werden alle Aufgaben in der Produktentwicklung erfasst, priorisiert und die notwendigen Arbeitsschritte geplant. Als Erweiterung soll ein Skill-Management-System in einem puren Gedankenexperiment auf Basis der dort vorhandenen Daten automatisiert Skill-Profile mit dem Fokus auf „Hard Skills“, also Fachkompetenzen, erstellen.

Unter den Nutzern des Tracking-Tools wurden die deutschen Kollegen befragt. Basierend auf den gesammelten Umfragedaten lassen sich die Umfrageteilnehmer in „Skeptiker“ und „Befürworter“ aufteilen:

Bedenken der Skeptiker beschäftigen sich mit Themen des internen Wettbewerbs und der Vergleichbarkeit, ausgelöst durch ein Skill-Management-System. Außerdem sind sie gegenüber der Datensammlung und einem potenziellen Datenmissbrauch skeptisch. Die Befürworter teilen die Bedenken der vermehrten Datensammlung, sind aber im Allgemeinen positiver gestimmt und sehen einen Nutzen in einem Skill-Management-System. Beispielsweise werden Mitarbeitern basierend auf automatisierten Skill-Profilen vom System Kollegen vorgeschlagen, die bei fachlichen Problemen weiterhelfen können.

Was ist nun zu tun, damit ein Skill-Management-System besser akzeptiert wird? Aus den Auswertungen der Umfrage konnten drei Handlungsempfehlungen abgeleitet werden:

1.    Klare Kommunikation

Die Umfrage hat gezeigt, dass es in der Software AG eine stark ausgeprägte Vertrauenskultur gibt. Allerdings ist offenbar wenigen bewusst, welche Daten überhaupt gespeichert werden. Daher empfehlen die Projektbeteiligten eine klare Kommunikation mit den Beschäftigten über die Inhalte der tagtäglich gesammelten Daten – also die konsequente Umsetzung des Konzepts der inversen Transparenz.

2.    „Dateneigentümerschaft“ unterstützen

Fast jeder Beschäftigte möchte wissen, wer, wie oft und warum auf die Skill-Daten eines Beschäftigten zugegriffen hat. Ein System, das diese drei Möglichkeiten bietet, hat eine potenziell höhere Akzeptanz bei den Beschäftigten.

3.    Privatheitsbedenken reduzieren

Die Beschäftigten machen sich weniger Sorgen um die Privatheit ihrer Daten, wenn es transparente Auswertungsregeln und eine Zustimmung durch den Betriebsrat gibt. Außerdem schätzen die Beschäftigten  die Möglichkeit das eigene, automatisiert erstellte Skill-Profils zu korrigieren.

Handlungsempfehlungen am Ende eines Praxislabors sind wertvoll, aber auch die neuen Perspektiven, die das Forschungsprojekt den Support-Mitarbeitern und Software-Entwicklern auf den Umgang mit Daten eröffnet hat.

Mehr Infos auch unter:

www.inversetransparenz.de