Unser Thema heute: Die wahren Kosten der Personalbeschaffung – Ein umfassender Überblick

Headhunter Insights 09/2024

Die Einstellung neuer Mitarbeiter ist für das Wachstum eines Unternehmens und die Weiterentwicklung des Teams von entscheidender Bedeutung. Viele Arbeitgeber betrachten jedoch nur die offensichtlichen Kosten, wie das Gehalt des neuen Mitarbeiters. Aus der Sicht eines Personalberaters ist es jedoch wichtig, das Gesamtbild zu betrachten. Die wahren Kosten der Personalbeschaffung setzen sich aus vielen direkten und indirekten Ausgaben zusammen, die, wenn sie nicht angemessen berücksichtigt werden, das Budget eines Unternehmens erheblich belasten können.

Direkte und indirekte Personalbeschaffungskosten

Die Gesamtkosten der Personaleinstellung lassen sich grob in externe und interne Kosten unterteilen. Letztere können einen erheblichen Einfluss auf den Cashflow eines Unternehmens haben, insbesondere bei kleinen und mittelständischen Unternehmen.

Externe Kosten

Externe Kosten entstehen durch Ausgaben, die direkt mit der Personalbeschaffung zusammenhängen, aber außerhalb des Unternehmens anfallen. Die wesentlichen externen Kosten sind:

• Rekrutierungssoftware: Nicht zu unterschätzen sind auch die Kosten für spezielle Software, die den Rekrutierungsprozess erleichtert. Diese Tools sind oft unverzichtbar, verursachen aber zusätzliche Kosten.
• Job Posting: Die Veröffentlichung von Stellenanzeigen in Jobbörsen, Fachzeitschriften oder anderen Medien kann schnell teuer werden, insbesondere wenn eine breite Zielgruppe erreicht werden soll.
• Kosten für Personaldienstleister: Viele Unternehmen beauftragen Personaldienstleister mit der Suche nach geeigneten Kandidaten.
• Kosten für Interimslösungen: Wenn eine Stelle dringend besetzt werden muss, greifen Unternehmen manchmal auf eine Interimslösung zurück, um die Lücke zu füllen.

Interne Kosten

Neben den externen Kosten gibt es eine Reihe von internen Kosten, die bei der Rekrutierung eines neuen Mitarbeiters anfallen:

• Stellenausschreibung: Die Erstellung einer detaillierten Stellenausschreibung und eines Anforderungsprofils erfordert Zeit und Ressourcen.
• Löhne des Rekrutierungsteams: Das interne Rekrutierungsteam, das den Auswahlprozess durchführt, verursacht ebenfalls beachtliche Kosten. Dazu gehört nicht nur die Zeit, die für die Durchsicht der Lebensläufe und die Durchführung von Vorstellungsgesprächen benötigt wird, sondern auch die Vorbereitung der Vertragsunterlagen.
• Einarbeitungskosten: Ein neuer Mitarbeiter muss eingearbeitet und geschult werden. Während dieser Zeit ist die Produktivität oft geringer, da andere Teammitglieder Zeit für die Einarbeitung aufwenden müssen.
• Ausstattung: Neue Mitarbeiter benötigen eine angemessene Arbeitsausstattung wie Computer, Telefon und Büromöbel. Diese Anschaffungen summieren sich schnell.
• Zusätzliche Personalkosten: Neben dem Gehalt fallen weitere Kosten wie Sozialabgaben, Rentenbeiträge, Prämien und Urlaubsgeld an.

Die Gefahr von Fehlbesetzungen

Wenn der Personalbeschaffungsprozess fehlerhaft verlaufen ist und ein neuer Mitarbeiter das Unternehmen nach kurzer Zeit wieder verlässt, entstehen zusätzliche Kosten, die die ursprünglichen Ausgaben bei weitem übersteigen können. Dies führt nicht nur zu einem erneuten Rekrutierungsprozess, sondern kann auch den Ruf des Unternehmens als Arbeitgeber schädigen. Eine verstärkte Mitarbeiterfluktuation kann zudem das Arbeitsklima belasten und die Arbeitsmoral im Team senken.

Die Rolle des Headhunters in einer gut durchdachten Personalbeschaffungsstrategie

Ein Headhunter kann in einer durchdachten Rekrutierungsstrategie eine Schlüsselrolle spielen, indem er Unternehmen dabei unterstützt, hochqualifizierte Talente gezielt und effizient zu identifizieren. Insbesondere bei der Besetzung von Führungspositionen oder spezialisierten Fachkräften ist der Zugang zu einem Netzwerk erfahrener Personalberater von unschätzbarem Wert. Sie verfügen über die notwendige Expertise und Marktkenntnis, um geeignete Kandidaten zu finden, die häufig nicht aktiv auf Stellensuche sind. Zudem entlastet ein Headhunter die internen Ressourcen des Unternehmens, indem er den gesamten Personalbeschaffungsprozess von der Vorauswahl bis zur Vertragsverhandlung übernimmt. Das spart Zeit, reduziert das Risiko von Fehlbesetzungen und minimiert langfristig die Personalbeschaffungskosten.

Fazit

Die wahren Kosten der Personalbeschaffung sind vielfältiger und umfangreicher, als viele Arbeitgeber zunächst vermuten. Neben dem Gehalt eines neuen Mitarbeiters fallen sowohl direkte als auch indirekte Kosten an, die bei unzureichender Planung das Budget eines Unternehmens erheblich belasten können. Eine gut durchdachte Personalbeschaffungsstrategie, die sowohl interne als auch externe Kosten berücksichtigt, ist daher unerlässlich. Headhunter spielen dabei eine zentrale Rolle, da sie nicht nur Zugang zu hochqualifizierten Fachkräften bieten, sondern auch den Rekrutierungsprozess effizient gestalten und das Risiko teurer Fehlbesetzungen minimieren. Unternehmen, die auf diese Expertise zurückgreifen, können ihre Personalbeschaffungskosten langfristig senken und gleichzeitig die besten Talente für sich gewinnen.