Vertretungsbefugnisse im Startup

Wer ein Startup gründet, ist meist erstmal selbst Geschäftsführer. Spätestens beim ersten Notartermin zur Gründung fragt dann der Notar: „Einzel- oder Gesamtvertretungsbefugnis?“. Was genau aber steckt dahinter? Wir widmen uns der Thematik in der GmbH.

Vertretung nach außen vs. im Innenverhältnis

Dabei muss man ganz zu Beginn unbedingt wissen, was das Wort „Vertretung“ bedeutet und was nicht. Bei der Geschäftsführung unterscheiden wir nämlich deren Befugnisse nach außen, also gegenüber Dritten („Vertretung“) von deren Befugnissen nach innen, also innerhalb der Gesellschaft.

So kann ein Geschäftsführer nach außen durchaus eine sehr umfängliche Vertretungsmacht haben, die ihn berechtigt, mit Dritten alleine im Namen der Gesellschaft Verträge zu schließen. Trotzdem kann er nach innen gegenüber der Gesellschaft verpflichtet sein, diese Entscheidungen mit den anderen Geschäftsführern zu besprechen oder abzustimmen oder gar die Gesellschafterversammlung vorab um ihr Einverständnis zu bitten.

Nun das Wichtigste bei dieser Unterscheidung: Was der Geschäftsführer nach innen darf oder nicht darf, hat erst einmal keine Auswirkung auf seine Vertretungsbefugnis nach außen. Wenn er seine internen Befugnisse überschreitet, aber extern zur Vertretung in der Sache berechtigt war, dann bleibt der Vertrag mit dem Dritten gültig und der Geschäftsführer haftet für diese Überschreitung seiner Kompetenz nach innen gegenüber der Gesellschaft für den entstandenen Schaden.

Grundsatz der gemeinschaftlichen Vertretung

Sind mehrere Geschäftsführer bestellt, so stellt das Gesetz den Grundsatz auf: Alle Geschäftsführer sind nur zusammen berechtigt, tätig zu werden. Das bedeutet, dass für eine wirksame Stellvertretung immer die Zustimmung aller berufener Geschäftsführer erforderlich ist (sog. Gesamtvertretungsbefugnis).

Hält auch nur ein Geschäftsführer ein Handeln nicht für erforderlich und verweigert seine Zustimmung, so wird das Unternehmen nicht wirksam vertreten, auch wenn die übrigen Geschäftsführer mit der Vornahme eines bestimmten Rechtsgeschäfts einverstanden sind.

Abweichende Bestimmungen im Gesellschaftsvertrag

Von diesem Grundsatz kann das Unternehmen abweichen und besondere Regelungen im Gesellschaftervertrag festhalten. So kann es beispielsweise festlegen, dass einzelne Geschäftsführer dazu berechtigt sein sollen, das Unternehmen allein wirksam zu vertreten (sog. Einzelvertretungsbefugnis). Diese wird auch ins Handelsregister eingetragen (dazu sogleich).

Unzulässig sind dagegen Bestimmungen, die einzelnen Geschäftsführern jegliche Vertretungsbefugnis absprechen. Einen Schein-Geschäftsführer ohne jegliche Vertretungsbefugnisse will das Gesetz vermeiden.

Eintragungspflicht ins Handelsregister

Die Geschäftsführer müssen sicherstellen, dass alle Geschäftsführer in das Handelsregister eingetragen werden. Das ist aufgrund der sog. Publizitätswirkung des Handelsregisters erforderlich. Diese besagt für den Fall eines eingetragenen Geschäftsführers, dass die Gesellschaft die eingetragenen Fakten grundsätzlich gegen sich gelten lassen muss.

Ist beispielsweise Frau X als Geschäftsführerin mit einer Einzelvertretungsbefugnis eingetragen, das Unternehmen hat ihr allerdings nur eine Gesamtvertretungsbefugnis erteilt, ist es dennoch an Handlungen, die Frau X allein vornimmt, rechtlich gebunden.

Vor- und Nachteile der Einzelvertretungsbefugnis

Bei der Entscheidung, ob ein Geschäftsführer einzel- oder gesamtvertretungsbefugt sein sollte, geht es meist um Aspekte der Praktikabilität und des Vertrauens.

Die meisten Startups werden jedenfalls wichtige Entscheidungen gemeinsam treffen wollen und nicht einem Einzelnen übertragen. Dies gilt erst recht, wenn die Gründer später einmal nicht mehr die einzigen Geschäftsführer sind, sondern diese Aufgaben ganz oder teilweise bereits einem Dritten, einem sog. Fremdgeschäftsführer übertragen werden, der selbst nicht Gesellschafter ist.

Sofern hinreichend Vertrauen in die Person des Geschäftsführers besteht, wird diesem zumeist trotzdem Einzelvertretungsbefugnis übertragen. Denn gerade Startup-Gründer sind oft viel unterwegs und wenn Verträge immer von mehreren Personen unterzeichnet werden müssen, bedeutet das jedenfalls einen organisatorischen Mehraufwand, bei Eilbedürftigkeit sogar gewisse Risiken.

Fazit: Jedenfalls wer selbst Gründer ist, sollte in der Regel einzelvertretungsbefugt sein. Fremdgeschäftsführer sind dagegen nicht selten nur gesamtvertretungsbefugt. Zudem werden große VC Investoren zumeist auf einer Gesamtvertretungsbefugnis bestehen, um die Kontrolle über das Unternehmen zu sichern – und um im Haftungsfall auch beiden / allen Geschäftsführern ein Verschulden nachweisen zu können.