Wörterbuch der Digitalisierung - Von A wie 'AD' bis W wie 'Workflow'

Kennen Sie das Gefühl, „Lost in Translation“ zu sein? Während wir für unsere Arbeit bestimmte Rückmeldungen und Entscheidungen der Kund:innen benötigen, ist das Thema der Digitalen Transformationen für viele oft noch sehr abstrakt und wenig greifbar. „…und was ist eigentlich eine Kategorie, und warum soll ich wissen, ob ich eine haben möchte!?“

Somit steht am Anfang von Workshops und Schulungen oft die Schaffung einer gemeinsamen Sprache. Darum geht es in diesem Artikel!

Anschließend sind Sie gefragt! Wünschen Sie sich andere oder weitere Erläuterungen? Möchten Sie einen anderen Themenbereich der Digitalisierung „übersetzt“ bekommen? Ich freue mich auf Ihr Feedback!

1    AD (Active Directory)

In mittleren und großen Unternehmen gibt es oft mehrere verschiedene Software-Lösungen, von E-Mail über Zeiterfassung bis Buchhaltung. Aber welche Mitarbeiter:innen haben wo Zugang, mit welchen Berechtigungen!? Es wäre mühsam, wenn man hier in jedem einzelnen Programm immer wieder neu eintragen müsste "Vorname, Nachname, E-Mail, arbeitet in Abteilung...". Aus diesem Grund schreibt man alle Mitarbeiter:innen in ein zentrales aktiv gepflegtes Verzeichnis, ein Active Directory. Von dort bedienen sich dann alle angeschlossenen Software-Lösungen und sind immer auf dem neuesten Stand. Das hat Vorteile beim Onboarding - neue Kolleg:innen haben super schnell alle erforderlichen Zugänge. Vorteile aber auch, wenn einmal jemand das Unternehmen verlässt, denn mit einem Klick können alle Zugänge und Berechtigungen gesperrt werden.

2    Akte (Digitale...)

Innerhalb eines →DMS können wir unsere Dokumente auf verschiedene Stapel legen, das sind die →Kategorien. Aber was, wenn ich mehrere Dokumenten-Kategorien zu einem Vorgang zusammenfassen möchte, etwa ein Auftrag, ein Projekt, oder eine Mitarbeiter:in? Hierfür gibt es digitale Akten, die sozusagen eine Klammer um mehrere ganz verschiedene Dokumente bilden. Akten können auch einen →Workflow haben, klassisch etwa Wiedervorlagen oder Mitarbeiter Ein-/Austrittsprozesse.

3    Archiv

Dies wird oft als Synonym verwendet für "Dokumentenmanagement". Gemeint ist die (revisions)sichere Ablage von Dokumenten, bei der das Suchen&Finden deutlich schneller geht als z.B. bei papiergebundenen Ablagen.

4    Capturing

Die coolen Kids sagen "Capturing", es ist aber das gleiche wie →Erfassung. Details siehe dort.

5    Cloud

Man hört immer wieder "das betreiben wir in der Cloud" oder "die Dokumente liegen in der Cloud" - aber was bedeutet das!? Eigentlich ist es genau wie vor 20 Jahren - wichtige Software wird auf einem zentralen Computer betrieben, dieser Server ist leistungsfähig und hat auch mehr Speicherplatz. Wenn dieser zentrale Server nicht im eigenen Unternehmen steht (sondern bei einem anderen Betreiber wie Amazon, Microsoft oder Google) UND aus vielen vielen Servern ein supergroßer entsteht, dann spricht man von "cloudbasiert".

6    DMS

Ein Dokumenten-Management-System (DMS) verbindet die Dokumentenablage mit leistungsfähigen Recherche-Funktionen und →Workflows. Damit keine Daten-Inseln entstehen (no man's an island) sind auch die Schnittstellen zu anderen Systemen wichtig, siehe etwa →AD.

7    Erfassung

Im Unterschied zum →Scannen, bei dem nur ein Bild eines Dokuments erstellt wird, können wir hier "in das Dokument hineinschauen". Wir erkennen, um was für eine Dokumentenart es sich handelt (siehe →Kategorie) und können schon einzelne →Indexfelder vorbefüllen.

8    Freitext-Leser

Im Unterschied zur →vorlagenbasierten Erfassung wird hier das gesamte Dokument nach bestimmten spannenden Wörtern durchsucht. Diese Listen von relevanten Wörtern mit allen denkbaren Schreibweisen, etwa "Rechnungs-Nr, Rechnungsnr, Rechnungsnummer, Belegnummer, ..." kann man für verschiedenste Sprachen vorbereiten und dann in der →Erfassung nutzen. Der Vorteil ist, dass schon vom ersten Tag an gute Ergebnisse erzielt werden (denn die Software weiß ja schon wonach sie suchen soll) - Sie müssen keine Scan-Vorlagen erstellen. Der Nachteil ist, dass diese Methode meist etwas mehr Einrichtungsaufwand verlangt.

9    Indexfeld

Jedes Dokument hat bestimmte Eigenschaften. Dabei geht es nicht um die Farbe des Papiers, die Schriftart oder die Breite der Ränder. Was für eine Art von Dokument ist es? Worum geht es? Welche Informationen helfen mir, um das Dokument später schnell und einfach finden zu können?

Machen wir es konkreter! Im Falle von Geschäftsbriefen wären hilfreiche Indexfelder z.B. das Thema, das Eingangsdatum oder der Absender. Bei Rechnungen hingegen sind die Rechnungsnummer, die verschiedenen Beträge und das Rechnungsdatum spannend. Sie sehen - jede Dokumentenart (siehe →Kategorie) benötigt verschiedene Indexfelder, die man zum Auffinden von Dokumenten nutzen kann.

10    Kategorie

Stellen Sie sich einen großen Stapel von Unterlagen vor - und Ihre Aufgabe ist es, diese Unterlagen auf Nachfrage schnell auffindbar zu machen. Gleichzeitig müssen Verträge, Vorlagen, Rechnungen jeweils in unterschiedlichen Prozessen bearbeitet werden und (je nach Thema) unterschiedlich lang aufbewahrt werden. Nicht zu vergessen, dass die Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten immer verschieden sind. Was tun Sie also? Sie würden wahrscheinlich den großen Stapel aufteilen in genau diese "Sorten"; es entstehen mehrere kleinere Stapel, von denen jeder eine Dokumentenart enthält.

Exakt dies machen wir mit Kategorien:

Jede Kategorie hat unterschiedliche →Indexfelder, →Workflows und Berechtigungen. Mehrere Kategorien bilden eine →Akte.

11    Metadaten

Siehe auch →Indexdaten.

12    MFD

Heutzutage ist ein Drucker schon lange nicht mehr nur ein Drucker. Er scannt und kopiert, verfügt über ein Touchscreen-Display und über einen Netzwerkanschluss. Somit wird aus dem Drucker ein Multi-Function-Device (MFD; Multifunktionsgerät), von dem aus Sie z.B. direkt in Ihr →DMS oder in die →Cloud →Scannen können.

13    OCR

Hier geht es um die optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition). Dieser Schritt erfolgt genau zwischen dem →Scannen und der →Erfassung. Während nach dem Scannen nur ein Bild des Dokuments vorliegt und der Computer nicht weiß ob es sich um ein Katzenbild oder einen Text handelt, sind nach der OCR die Wörter wieder....nunja, Wörter. Bildpunkte werden zu Buchstaben, Buchstaben werden zu Wörtern. Das klappt besonders gut wenn man der jeweiligen Software verrät, um welche Sprache es sich handelt. Erst dann kann in der →Erfassung nach dem Wort "Rechnungsdatum" gesucht werden, und 1cm darunter das Datum ausgelesen werden.

14    On Premise

Dies ist sozusagen das Gegenteil zu →Cloud. In diesem Fall steht der Server für den Betrieb einer Software-Lösung in Ihren Räumen (=premises) oder in Ihrem Rechenzentrum. Der Vorteil ist, dass Sie alles genau unter Kontrolle haben - was auch gleichzeitig der Nachteil ist. Sie sorgen in diesem Fall selbst für die Updates, Datensicherungen usw.

15    Scannen

Dies ist oft der erste Schritt in der Digitalisierung von Dokumenten. Mit dem Smartphone, einem speziellen Scanner oder mit Ihrem →MFD wird ein Bild eines Dokuments erzeugt. Anschließend kann man per →OCR den enthaltenen Text lesbar machen und an die →Erfassung schicken.

16    Vorlagenbasierte Erfassung

Stellen Sie sich vor, Sie sollen Fragebögen archivieren. Spannend ist der Name oben rechts, das Datum in der Mitte und ein spezieller Code ganz unten. Diese Informationen, "Der Name befindet sich oben rechts" bilden zusammengenommen Ihre Scan-Vorlage oder Ihr Scan-Profil. Der Vorteil ist, dass diese Lösung einfach einzurichten ist und meist günstiger ist. Der Nachteil ist, dass man schnell sehr viele verschiedene Vorlagen ansammelt - denken Sie nur einmal an die Kreativität Ihrer Lieferanten bei der Gestaltung von Rechnungen!

17    Workflow

In einem →DMS wäre es ja fad, wenn die Dokumente da einfach nur so herumliegen würden. Das konnten wir schon mit PDFs, die auf dem X-/P- oder Q-Laufwerk abgelegt waren. Viel mehr kann man bewegen wenn man fragt, was mit den Dokumenten geschehen soll? Werden sie zum Beispiel freigegeben oder müssen regelmäßig auf Fristwahrungen geprüft werden? Hier kommen Workflows ins Spiel.

Während man Rechnungen und Bestellungen von mehreren Kolleg:innen freigeben lassen kann, ist bei Vorlagen ein Workflow zur Kenntnisnahme denkbar. Bei Verträgen nutzen viele die Workflow-Funktionen für Wiedervorlagen, damit das →DMS anschließend aufzeigt, wenn eine Verlängerung ansteht.