Warum die KI-Transformation nur gelingen kann, wenn sich alle Unternehmensbereiche für sie verantwortlich fühlen

Die Verantwortung einfach bei der IT zu verorten ist zu kurz gesprungen

In den meisten Unternehmen, mit denen ich spreche, wird die Verantwortung für das Thema KI in der IT gesehen. Aus vielen Digitalisierungsprojekten weiß ich aber, dass weder die digitale noch die KI-Transformation allein aus der IT heraus getrieben werden kann. Dort fehlt es oft nicht nur an den notwendigen Kapazitäten, sondern auch an operativem Wissen und Erfahrung zu fachspezifischen Prozessen. Zwar werden im Rahmen eines Projekts in der Regel fachliche Stakeholder einbezogen, meist jedoch nur punktuell. Auch aufwändig erstellte Anforderungsdokumente sind meist nicht vollständig und verlieren schnell an Aktualität. Die Folge sind langwierige Projekte und Ergebnisse, die spätestens bei der Implementierung in operative Prozesse zu vielen Problemen und erheblichen Folgekosten führen. Die entwickelten Systeme und implementierten Lösungen entsprechen häufig nicht den Anforderungen und Arbeitsweisen der Prozessbeteiligten. Das liegt in der Regel daran, dass diese entweder nicht ausreichend in die Entwicklung einbezogen oder die Prozessabläufe nicht kritisch hinterfragt und angepasst wurden. Die Konsequenzen sind Frust bei allen Projektbeteiligten, Ressentiments gegenüber Automatisierung und Veränderung sowie eine teure und schleppende Digitalisierung der Unternehmensprozesse.

Frag nicht, was deine IT für dich tun kann, frag, was du für deine IT tun kannst

Wer nun glaubt, dass die Impulse für die KI-Transformation vor allem von der IT-Abteilung ausgehen, der irrt. Die meisten IT-Abteilungen sind vor allem damit beschäftigt, immer komplexer werdende Infrastrukturen instand zu halten und im besten Fall weiterzuentwickeln. Da kann KI in Einzelfällen eine Rolle spielen, eine große Transformation ist das aber nicht. Hier sind alle Unternehmensbereiche gefragt. Es gilt, sich mit dem Thema KI auseinanderzusetzen und zu evaluieren, welche Möglichkeiten es gibt und wie diese in Prozesse zu integrieren sind. Zumal viele einfache KI-Lösungen keine komplexen Integrationsprojekte oder gar Schnittstellen benötigen. Es muss auch nicht gleich nach den großen, allumfassenden Lösungen gestrebt werden. In dieser ersten Phase geht es vielmehr darum, überhaupt erst damit zu beginnen, KI-Lösungen in die tägliche Arbeit zu integrieren. Voraussetzung dafür ist, dass es Raum und Zeit für jeden Mitarbeiter gibt, sich dem Thema zu nähern und Dinge auszuprobieren. Es braucht eine Kultur, des fortlaufenden Testens, Lernens und Optimierens. Auf diese Weise werden Ressentiments abgebaut und eine Offenheit für KI und KI-gestütztes Arbeiten geschaffen. Das hilft der IT-Abteilung dabei, sich auf die großen Themen konzentrieren zu können, während die operative Ebene in den Fachabteilungen die KI-Wende vorantreibt. 

Eine intrinsisch lernende Organisation zu schaffen ist wichtiger als schnelle Ergebnisse zu erzielen

Eine dezentrale Einführung von KI-Lösungen auf operativer Ebene führt sicherlich zu einem gewissen Wildwuchs und zu kurzfristigen Ineffizienzen. Allerdings entsteht etwas, das für die spätere Transformation viel wichtiger ist als der kurzfristige Erfolg: breit gefächertes KI-Know-how. Durch das Ausprobieren und Lernen beginnen die Mitarbeiter der Fachabteilungen idealerweise damit, ihre Anforderungen und Prozessabläufe zu hinterfragen und anzupassen. Denn die KI-Transformation wird, wie die Digitalisierung im Allgemeinen auch, nur dann funktionieren, wenn gleichzeitig bestehende Prozesse verändert und auf neue Arbeitsweisen hin optimiert werden. Ein weiterer Vorteil des im fachlichen Kontext aufgebauten KI-Wissens ist es, dass die Mitarbeiter intrinsisch motiviert sind, an der Transformation mitzuwirken, weil sie diese verstehen und durchdringen können. Viele Digitalisierungsprojekte sind genau an diesem Punkt gescheitert, neue Systeme wurden operativen Mitarbeitern vorgesetzt, ohne dass diese einen Mehrwert für sich gesehen haben. Die Konsequenz sind Systeme, die nicht konsequent, falsch oder gar nicht genutzt werden und ihr eigentliches Potenzial niemals entfalten können. Sind die Mitarbeiter jedoch von Anfang an in die Transformation eingebunden, werden sie schnell selbst zu treibenden Kräften und tragen maßgeblich zu ihrem Gelingen bei. Eine Zusammenführung verschiedener Lösungen lässt sich später einfacher realisieren, wenn man mit den Stakeholdern auf Augenhöhe diskutieren kann.  

KI steht zwar noch am Anfang, die Geschwindigkeit, mit der sie sich entwickelt zwingt uns aber heute schon zum Handeln

Je früher eine Organisation es schafft, KI-gestütztes Arbeiten zu etablieren, desto besser wird sie für die Zukunft gerüstet sein. Gerade weil das Thema KI so vielschichtig und der Markt für KI-Lösungen so unübersichtlich ist, ist es umso wichtiger, in den Organisationen ein breit gefächertes Wissen aufzubauen. Es wird nicht den einen bzw. die eine KI-Expertin geben, die das Thema ins Unternehmen trägt. Jeder ist gefragt, sich mit KI auseinanderzusetzen und eigenständig Wissen aufzubauen. Schon allein im Interesse des Erhalts des eigenen Jobs, der sich mit großer Wahrscheinlichkeit grundlegend verändern wird. Diejenigen, die sich dieser Entwicklung verschließen, werden mit hoher Wahrscheinlichkeit auf der Strecke bleiben. Anders wird es denjenigen ergehen, die schon früh damit beginnen, sich die Frage zu stellen, wie sie sich ganz subjektiv das Thema KI zu Nutze machen können. Führungskräfte sollten ihre Mitarbeiter darin bestärken, sich dem Thema KI zu nähern und das Testen und Lernen gezielt fördern. 

Mit KI gibt es viel zu gewinnen, ohne sie gibt es viel zu verlieren

Bei aller Kritik an KI und den heute kaum absehbaren Folgen, die sie für die Arbeitswelt und darüber hinaus bringen wird, hilft es nichts, wir alle müssen uns mit ihr beschäftigen. Sie ist Teil des Fortschritts und mit dem müssen wir uns auseinandersetzen. Wer das nicht macht, gefährdet die Zukunftsfähigkeit seines Unternehmens. Es gilt die Vorteile von KI für die eigenen Prozesse frühzeitig zu erkennen und zu nutzen, gleichzeitig aber auch eine kritische Auseinandersetzung über Grenzen und Regularien zu führen. Im zurückliegenden Jahr haben wir den großen Hype um generative KI erlebt, in 2024 geht es nun darum, die Ärmel hochzukrempeln und das Thema KI in die Organisationen zu bringen.

Wenn ihr mehr darüber erfahren möchtet, wie ihr eure Organisation zum KI-gestützten Arbeiten führt, nehmt gerne Kontakt mit mir auf: stephan@runstyr.com