Warum historisch gewachsene Prozesse der digitalen Transformation im Weg stehen und wie man sie überwindet

Digitale Transformation ist heutzutage unumgänglich, um mit den Anforderungen der modernen Geschäftswelt Schritt zu halten. Dabei stehen Unternehmen oft vor der Herausforderung, historisch gewachsene Prozesse zu überwinden, die der Transformation im Wege stehen können. Dabei besteht einerseits die Notwendigkeit, zu neuen Möglichkeiten aufzubrechen, als auch gleichzeitig die Notwendigkeit Stabilität zu wahren, damit während der Transformation die aktuellen Prozesse und Geschäfte nicht in Mitleidenschaft gezogen werden. In diesem Artikel möchte ich darauf eingehen, warum es wichtig ist, solche historischen Prozesse zu analysieren und wie man sie überwinden kann.

Als AdaPro haben wir in den letzten 13 Jahren zahlreiche Unternehmen bei der Transformation ihrer Prozess- und Systemlandschaft unterstützt und dabei wichtige Erfahrungen gesammelt und Lerneffekte erzielt. Das Spektrum reicht von einem multinationalen Konzern mit 100.000 Beschäftigten und einer Transformation die seit 6 Jahren in 25 Ländern S/4 HANA einführt bis zu mittelständischen Unternehmensgruppen mit 2.600 Mitarbeitern mit einer Planung und Einführung von SAP Business ByDesign innerhalb von 2 Jahren und einer gründlichen Transformation der Prozess- und Systemlandschaft. Dabei haben wir festgestellt, dass viele Unternehmen historisch gewachsene Prozesse haben, die ihnen im Weg stehen. Diese Prozesse sind oft unübersichtlich, ineffizient und können hohe Kosten verursachen.

Um diese Prozesse zu überwinden, ist es wichtig, mit einer gründlichen Analyse zu beginnen. Dabei geht es nicht nur um die rein theoretischen Prozessgebilde, die in den Prozessabteilungen erstellt wurden, sondern um die echten Prozesse, die bei der Nutzung der konkreten IT auch wirklich real Tag für Tag umgesetzt werden. Nur so kann man feststellen, welche Prozesse tatsächlich effizient sind und welche nicht. Hier setzen wir bei AdaPro seit Beginn an auf die Nutzung von SAP Signavio, um eine umfassende Analyse durchzuführen. Für uns ist das im Grunde eine Selbstverständlichkeit geworden, aber wir stellen immer wieder fest, dass es noch lange nicht im Mainstream Realität ist, was sehr schade ist, weil man dadurch echte Chancen verschenkt.

Mit einer gründlichen Analyse der bestehenden Prozesse ist der nächste Schritt, einen betriebswirtschaftlichen Sollprozess zu extrahieren. Hierbei werden die Mitarbeiter aus den Fachabteilungen einbezogen, da sie die Prozesse aus ihrer Perspektive am besten verstehen. In diesem Zusammenhang ist es auch wichtig, sich auf Best-Practice-Prozesse zu konzentrieren, die bereits bewährt sind und wiederverwendet werden können.

Eine weitere wichtige Erfahrung ist, dass wir uns auf adaptive Prozesse konzentrieren. Das heißt, dass die Prozesse so gestaltet werden, dass sie sich an zukünftige sich ändernde geschäftliche Bedingungen anpassen lassen, ohne in der Zukunft zu viele Kosten zu verursachen. Hierbei ist es wichtig, eine IT-Architektur zu schaffen, die diese Anpassungen unterstützt. Diese Architektur sollte sich in der Regel auf Cloud ERP stützen, da nur so die Skalierbarkeit, die Flexibilität und vor allem die zukünftige Geschwindigkeit der Nutzung der digitalen Innovationen gewährleistet werden kann, die fortlaufend geliefert werden.

Neben der Schaffung einer neuen IT-Architektur ist auch eine gründliche Schulung der Mitarbeiter von großer Bedeutung. Hierbei werden Best-Practice-Prozesse genutzt, die gut dokumentiert und wiederverwendet werden können. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter die neuen Prozesse verstehen und effektiv nutzen können.

Insgesamt ist es wichtig, sich bewusst zu machen, dass historisch gewachsene Prozesse der digitalen Transformation im Weg stehen können. Eine gründliche Analyse und die Schaffung neuer, adaptiver Prozesse sind notwendig, um diese Hürden zu überwinden. Das kann auch stufenweise erfolgen, wie ich in anderen Artikeln beschreiben werde.