Wege aus der Excel-Hölle – Importieren und bereinigen von Daten

Wie Sie mit Excel einen Report aus dem ERP mit den Prognosen von Ihrem Aussendienst verbinden

In einem mittelständischen Betrieb werden jeweils zu Monatsbeginn die aktuellen Verkaufszahlen in Form von einem Excelreport an verschiedene interne Stellen verschickt. Die Grundlage ist eine Tabelle mit den Spalten Datum, Kundennummer, Artikelnummer, Menge, Verkaufspreis.

Von Ihren Frontleuten erhalten Sie eine Absatzprognose. Ob monatlich oder pro Quartal ist untergeordnet. Jetzt suchen Sie sich intern einen Excelspezialisten, der die Daten mittels VBA übereinander bringt. Falls niemand VBAlisch spricht, ist Handarbeit gefragt. Der Aufwand ist so oder so beträchtlich. Und die IT wegen so einer Aufgabe in Gang setzen? Denken Sie nur an die Spezifizierung, die Sie an die IT übergeben müssen. Mindestens eine Woche sitzt da jemand am Pult. Und wehe, Sie halten sich nicht an die Vorgaben für solche Projektanträge. Abgelehnt!

Die Aufgabe von einem Vertriebsleiter ist eigentlich, die Zahlen zu interpretieren und Massnahmen daraus abzuleiten. Wieso muss ich mich mit Excel abmühen.

Aktuell gibt es 3 Tools, die Sie bei diesen zeitraubenden Aufgaben unterstützen können und wir so mehr Zeit haben, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren. Die 3 Tools heissen: Power Query-Editor, PowerPivot und Power BI Desktop. Alle drei Werkzeuge können lokal isoliert im Unternehmen benutzt werden.

Power Query-Editor ist das Werkzeug, um Daten zu importieren und zu bereinigen. Nur: Sie werden diesen Punkt innerhalb von Excel schwer finden. Seit Excel 2016 ist dieses Tool über Daten -> Daten abrufen -> Power Query-Editor starten … zu erreichen.

Innerhalb vom Query-Editor können Sie über «Neue Quelle» eine ganze Reihe von Datenquellen anzapfen. Die Daten werden eingelesen und können anschliessend bearbeitet werden. Die Quellen bleiben unangetastet. Wenn Sie nun die Daten im Query-Editor haben, sind die Möglichkeiten der Datentransformierung schier unbegrenzt. Nur ein Bespiel: Sie haben in einer Spalte die Kundennummer und den Firmennamen und möchten diese Informationen aufspalten. Mit dem Query-Editor haben Sie einen Befehl «Spalte aufteilen» zur Verfügung. Leerzeilen filtern, Spalten zusammenführen und sogar Spalten entpivotieren. Alles kein Problem und ohne Programmierkenntnisse lösbar.

Im Internet sind unzählige Tutorials über den Query-Editor zu finden. Es lohnt sich, wenn Sie sich mit diesem Thema auseinandersetzen. Sie werden nach einer Lernphase mehr Zeit für Ihre Aufgaben haben.