Weisst du wie Meeting geht?

Wenn du das nächste Mal in einem Meeting vor dich hindöst und dich fragst, was du zu Mittag isst, rechne kurz am Tisch nach. Bei einer zweistündigen Besprechung, für die pro Person etwa eine Stunde Vorbereitungszeit benötigt wird, können sich die Kosten allein für die Teilnehmer schnell auf einen dreistelligen Betrag summieren. Wenn man dann noch die Auswirkungen fehlender Zeit am Arbeitsplatz und den Produktivitätsverlust berücksichtigt, werden sich diese Kosten wahrscheinlich verdoppeln.

You have a meeting to make a decision, not to decide on the question. (Bill Gates)

Schauen wir uns mal einige Arten von Meetings genauer an, und überlegen wann ein Meeting sinnvoll ist und was ein gutes Meeting ausmacht!

1. Strategiemeetings (Rhythmus: Alle 1-6 Monate)
2. Operative Meetings (Rhythmus: Tägliche oder wöchentlich)
3. Kick-Off Meeting (Rhythmus: Projektabhängig)
4. Retrospektiven (Rhythmus: 1-3 Monate)

1. In Strategiemeetings werden Prioritäten definiert und Entscheidungen für die nächste Periode gefällt. Fragen und Themen, die einen Einfluss auf die Steuerung des Unternehmens und die Ressourcenplanung haben werden besprochen. Aufgrund der Tragweite dieser Entscheidungen benötigen Planungs- und Strategiemeetings eine längere Vorbereitungszeit. Themen werden vorab angekündigt und relevante Informationen bereitgestellt. Es sollte ausreichend Zeit für Diskussionen und Entscheidungen geplant werden.
2. In operativen Meetings wird das laufende Geschäft besprochen. Primär geht es um alltägliche Herausforderungen, aktuelle Aufgaben, Prioritäten und Zahlen. Das Ziel ist es, alle auf den gleichen Stand zu bringen, offene Fragen und Probleme effektiv zu klären und die gemeinsame Zielausrichtung zu schärfen.
3. Ein Kick-Off Meeting ist der offzielle Startpunkt eines neuen Projekts oder einer Zusammenarbeit. Es werden die wichtigen Grundlagen gelegt, um sicherzustellen, dass das Vorhaben erfolgreich starten kann. Es geht darum, alle Beteiligten an einen Tisch zu holen, um das gemeinsame Ziel zu definieren und eine positive Grundeinstellung zu erzielen. Erwartungen werden geklärt und der Rahmen des Projekts oder der Initiative werden festgelegt. Hierbei werden in der Regel die Ziele und Meilensteine des Vorhabens vorgestellt, die Rollen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder geklärt und der Ablauf des Projekts oder der Initiative grobskizziert. 
4. Retrospektiven sind regelmässige Meetings, in denen Teams oder Abteilungen über ihre Aktvitiväten reflektieren und evaluieren, um aus den gemeinsamen Erfahrungen und Fehlern zu lernen. Sie dienen dazu die Zusammenarbeit in Teams zu reflektieren und daraus zu lernen. Arbeit ist ein Prozess, den es kontinuierlich zu verbessern gilt. Dabei werden auch die Kommunikation und Dynamik in der Gruppe reflektiert und optimiert. Jeder Mitarbeiter soll sich ehrlich äussern können, ohne Angst vor Kritik oder Restriktionen. Retrospektiven sind ein wichtiger Bestandteil einer lernenden Organisation.

Timekeeper ⏰

Meetings haben eine klare Start- und Endzeit, dennoch werden viele Meetings überzogen, und wer sich erlaubt, pünktlich zu gehen, wird schräg angeschaut!

Gründe für das Überziehen sind vielfältig, es kann Ausdruck mangelnder Zielsetzung und Klarheit sein, Meetings finden zu unregelmässig statt, man hält sich nicht an die Agendapunkte, zu viele endlose, nicht ziehlführende Diskussionen.

Was hilft?

Ernennt einen Timekeeper, der das Team konsequent auf die Zeit hinweist. Wenn es mehr zu besprechen gibt, dann kann der Agendapunkt auf das nächste Meeting verschoben oder ein zusätzliches Meeting abgehalten werden. Im Wissen darum, dass Zeit die Währung des Lebens ist, und wir nur einen beschränkten Vorrat davon haben, sollten wir mit dieser Ressource nicht verschwenderisch umgehen. Ich appelliere auch an einen respektvollen Umgang mit der Zeit der anderen.

Die Teilnahme an Meetings ist freiwillig!

Deswegen verschickt man ja eine Einladung und keine Vorladung! Ich bin immer wieder erstaunt, wie viele Unternehmen das Empowerment ihrer Mitarbeiter propagieren, und ihnen gleichzeitig vorschreiben, zu einem Meeting zu erscheinen. Wenn du als Teilnehmer weisst, dass deine Ressourcen begrenzt sind, und deine Zeit anderweitig besser eingesetzt ist, macht es durchaus Sinn die Einladung nicht anzunehmen. Ebenso wenn du glaubst keinen sinnvollen Beitrag leisten zu können oder die Teilnahme am Meeting für dich keinen Mehrwert bietet. Wir sprechen schliesslich mit mündigen Teilnehmern!

"Nein" zu sagen, ist ein gutes Beispiel für ein verantwortungsvolles Selbstmanagement und ein bewusster Einsatz deiner Ressourcen. Wenn du "Nein" sagst zur Teilnahme, dann bitte in vollständigen Sätzen, ein Nichterscheinen ohne Absage halte ich für respektlos.

Eine Absage ermöglicht dem Meeting-Organisator nochmal Rücksprache zu nehmen mit dem Teilnehmer, und zu verdeutlichen, warum er es als wichtig erachtet, den Teilnehmer dabei zu haben. Kommunikation ist der Schlüssel um für gegensätzliche Interessen oder fehlende Ressourcen eine Lösung zu finden.

Zudem erhöht es die Meeting Qualität wenn keine gelangweilten und desinteressierten Gesprächsteilnehmer dabei sind.

Meetings moderieren

Jedes Meeting hat einen Meeting Owner, der zum Meeting einlädt und das Meeting auch führt. Der Owner sorgt dafür, dass der Zweck des Meetings, Zeit, Ort und das Ziel des Meetings klar sind, und dass die richtigen Teilnehmer eingeladen sind.

Manchmal kann es sinnvoll sein, das Meeting von einem Moderator moderieren zu lassen. Ein guter Moderator sorgt für einen reibungslosen Ablauf, lenkt die Diskussion in die richtige Richtung und sorgt dafür, dass sich die Teilnehmer auf die gewünschten Ergebnisse konzentrieren. Ein Moderator verfügt über viel Empathie und zeichnet sich durch eine hohe Sozialkompetenz aus und sorgt für einen wertschätzenden Umgang. Er bindet auch jene Teilnehmer in das Gespräch ein, die sich passiv verhalten. Der Vorteil, wenn du als Führungskraft einen Moderator ernennst, ist, dass du dich voll und ganz inhaltlich einbringen kannst.

Meeting Protokolle sind wichtig, damit alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Inhalte sind Zweck des Meetings, vereinbarte Aufgaben und getroffene Entscheidungen. Ich empfehle das Protokoll während des Meetings abzugleichen und kurz zur Diskussion zu stellen, damit kannst du Missverständnissen vorbeugen. Das Protokoll wird danach jedem Teilnehmer zur Verfügung gestellt.

Feedback

Als Meeting Owner interessiert es mich wie zufrieden die Teilnehmer mit dem Meeting waren. Deswegen empfehle ich in einer Abschlussrunde ein kurzes Feedback einzuholen.

Check-In - Wie bist du heute hier?

Bei einem Meeting Check-In geht es darum die Teilnehmer abzuholen und sie auf das Meeting einzustimmen. Jeder Teilnehmer wird gehört und eingeladen, sich einzubringen. Für ein neu zusammengestelltes Team ist ein Check-In besonders wertvoll, weil sich dabei alle besser kennenlernen können. Es wird ein gegenseitiges Verständnis gefördert, und jeder kann die Stimmung der Gruppe und mögliche Störfaktoren wahrnehmen. Dieser Raum für Austausch wirkt sich positiv auf die Psychologische Sicherheit aus, was dazu führt, dass man sich eher traut unangenehme Dinge und Misserfolge anzusprechen.

Die meisten meiner Coachees beschweren sich über zu wenig Zeit, zu viele sinnlose Meetings und zu viele E-Mails. Manche verbringen fast 90% ihrer Zeit in Meetings und sind dabei wenig produktiv. Überleg dir das nächste Mal, ob das Meeting dich und dein Unternehmen wirklich nach vorne bringt, oder ob du deine Zeit nicht sinnvoller investieren könntest.

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