Wie beginnt man mit der Digitalisierung? 1. Erstellung einer Informationskarte des Unternehmens.

Artikelreihe: Empfehlungen zur Digitalisierung.

Alle reden über Digitalisierung und Innovationen, alle wollen dorthin, aber nicht jeder ist sich sicher, wo er anfangen soll.

Sie nutzen bereits verschiedene Software, haben Best-Praktiken von Wettbewerbern studiert, haben konkrete Ideen, aber die Digitalisierung wirkt immer noch wie eine Reise in unbekannte Gebiete ohne Karte.

Und das sind alles richtige und wichtige Gedanken.

Lassen wir uns ehrlich sein: Die umfassende Digitalisierung eines Unternehmens ist wirklich ein bedeutender Weg. Unabhängig von der Tiefe der Digitalisierung schadet es nicht, zuerst einige Vorarbeiten zu leisten.

Stellen wir diese Arbeit einfach und verständlich dar.

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Zur Beginn eigener Digitalisierung starten viele sofort mit der Anwendung digitaler Tools. Somit müssen die Arbeitsprozesse sich diesen Tools anpassen.

Aber es ist viel besser, genau umgekehrt zu beginnen - mit einem aufmerksamen Blick auf die Arbeitsprozesse.

Lassen wir die Arbeitsprozesse im Zentrum des Digitalisierungsprozesses stehen.

Jedes Unternehmen, groß oder klein, hat eine eigene „Arbeitstechnologie“, die entwickelt wurde, noch bevor das Unternehmen tatsächlich begann zu arbeiten.

Ob die Eigentümer sich dessen bewusst waren oder nicht, ob sie es mit denselben Begriffen benannt haben oder nicht, als sie am Anfang ihres eigenen Werkes standen, haben sie diese Arbeit in irgendeiner Form definitiv geleistet.

Die Gründer und Spezialisten (oftmals in einer Person vereint) trafen im Arbeitsfieber Entscheidungen darüber, wie alles organisiert sein wird, wie es geführt wird, welche Positionen und Rollen es geben wird und wie sie miteinander interagieren werden.

Nur wenige nannten es mit dem korrekten wissenschaftlichen Begriff „Konzept der Organisationsstruktur und Verwaltungsfunktionen“.

Technologen entwickelten das Konzept der Arbeitstechnologie, Finanzfachleute beschrieben die Businessmodelle, Marketingexperten „verpackten“ Produkte und schufen Verkaufstrichter und so weiter.

Wenn für all dies eine Dokumentation erstellt wurde, liegen viele dieser Dokumente und Kenntnisse möglicherweise einfach verstaubt und ungenutzt auf Regalen.

Aber produktiv genutzt werden nur die umgewandelten Schlussfolgerungen und resultierenden Konsequenzen für praktische Bedürfnisse. Das sind im Grunde genommen Normen und Verbindungen für tatsächliche Aktivitäten, die im Kopf des Personals mit Expertenstatus vorhanden sind und die sich in ihren Arbeitsanweisungen widerspiegeln.

Wenn ein Unternehmen arbeitet, setzt es diese Konzepte fast wie ein lebendiger Organismus um, mit sogenannten „operativen Produktionskarten“.

Unabhängig davon, ob diese operativen Karten als direkte, konkrete Sequenz von Arbeiten beschrieben werden oder ob sie in Form von Anweisungen, Hinweisen und Geschäftskommunikation sowie informellen Interaktionen in der Unternehmenskultur festgehalten sind, existieren sie dennoch und funktionieren.

Zusätzlich verfügen die handelnden Fachleute über zahlreiche theoretische Kenntnisse, die es ihnen ermöglicht haben, ihre Position einzunehmen. Diese Fachleute verwandeln auch dieses tiefgreifende Wissen in zusammenfassende Anweisungen und Richtlinien zur Anwendung in jeder konkreten, standardisierten oder außergewöhnlichen Arbeitssituation.

Das gesamte „Informationslager“ kann und sollte einer Bestandsaufnahme für eine umfassende Digitalisierung unterzogen werden.

Um ein Konzept/Projekt für die Digitalisierung zu erstellen, wird empfohlen, zunächst die Arbeitsabläufe mit Angabe wichtiger dazugehörigen Informationen zu nominieren.

Zunächst sollten die Prozesse identifiziert werden, die unabhängig voneinander ablaufen, aber auch miteinander interagieren können. Anschließend sollten die Prozesse herausgestellt werden, die sich auf alle anderen Prozesse auswirken. Mit anderen Worten, wir beschreiben alle Verbindungen.

Jetzt gibt es eine Stelle, an die der Informationsbestand und der Informationsfluss der operativen Tätigkeit des Unternehmens gebunden werden können.

Das ist vielleicht weitgehend unser „Digitalisierung“-Expertenblick von oben, da wir oft das gesamte Unternehmen betrachten, indem wir uns auf die „Kristallleuchter an der Decke“ begeben und alles im höchsten Abstraktionsgrad sehen.

Aber die Rolle der Experten des Unternehmens selbst ist jedoch wirklich beneidenswert. Sie können sich zurücklehnen und uns alles erzählen, was sie bei der Arbeit irritiert und Emotionen hervorruft.

Nutzen Sie die Informationskarte Ihres Unternehmens! Dies ist Ihre wertvolle Ressource im Technologiezeitalter.

Diese Karte wird es Ihnen ermöglichen, IT-Technologien leicht zu verwalten und sicherzustellen, dass sie Ihren Geschäftszielen dienen und nicht umgekehrt.

Relevante Fragen zu diesem Thema:

Warum sollte man Menschen am Arbeitsplatz nach ihren Emotionen fragen? Ist es nicht besser, Mitarbeiter einzustellen, die ihre Arbeit lieben?

Emotionen sind ein wichtiger Teil des Denkens, sie lenken uns auf Probleme. Wenn jemand emotionale Reaktionen auf die Arbeit hat, ist es ihm nicht egal. Befragen Sie solche Menschen, Sie werden überrascht sein, wie viele mögliche Verbesserungen sie bereits durchdacht haben.

In meinem Unternehmen wurden viele verschiedene Softwareprogramme gekauft. Bevor wir sie gekauft haben, wurden Digitalisierungsberater hinzugezogen. Dennoch wird bei uns immer noch viel in Excel-Tabellen erledigt. Was haben wir falsch gemacht?

Außerdem geben Sie viel Zeit und Arbeitskraft dafür, Daten manuell in diese verschiedenen Programme einzugeben. Dabei handelt es sich um denselben Produktionsprozess.

Außerdem wählen und übertragen Sie manuell Daten hin und her, wenn Sie etwas gemeinsam zusammenstellen müssen.

Stimmt alles soweit? :)

Die Auswahl von fertiger Software ist eine Interpretation von Insellösungen für Ihre Bedürfnisse.

Fertige Software begann einst als Lösung für einen bestimmten Fall oder ein bestimmtes Bedürfnis.

Um diese Lösung für eine Vielzahl verschiedener Unternehmen wiederzuverwenden, wird sie nach Funktionen und Einstellungen weiterentwickelt. Dabei wird oft nicht auf den Sinn und wichtige Faktoren der Arbeitsprozesse geachtet.

Noch seltener wird beachtet, dass Arbeitsprozesse nicht statisch sind, sondern sich im Laufe der Zeit verändern. Insellösungen im IT-Bereich sind oft nicht miteinander verbunden, um Ihre Arbeitsprozesse ganzheitlich zu unterstützen.

Je komplexer ein Unternehmen organisiert ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass fertige Software Ihre Anforderungen vollständig erfüllt.

Ohne Big Data gibt es keinen Weg in die Zukunft für niemanden. Bedeutet das, dass alle kleinen und mittleren Unternehmen zum Scheitern verurteilt sind?

Auf keinen Fall.

Erstens sind große Daten noch nicht alles.

Zweitens ist es auch nicht unbedingt erforderlich, Ihr eigenes GPT zu trainieren.

Die Daten, die Sie aus Ihren eigenen Prozessen sammeln können, sind keine Ansammlung unterschiedlicher und bedeutungsloser Informationsfragmente. Sie sollten nicht so sein, dass Sie sich sehr bemühen müssen, um sie zu nutzen.

Es handelt sich um Informationen, die wirklich zur Effizienz, zum Management und zu flexiblen, schnellen Geschäftslösungen beitragen.

Für die Organisation sinnvoller Daten eignen sich Technologien, die starke künstliche Intelligenz und die Automatisierung von Expertenentscheidungen beinhalten, nicht unbedingt Neuronale Netzwerke oder LLMs.