Wie machen wir unsere Organisationen zukunftsfähig?

Diese Leitfrage zog sich durch unser letztes Webinar von borisgloger , bei dem wir Astrid Schober , CIO bei der Wien Energie GmbH zu Gast hatten. Und wer wüsste die Antwort besser als Astrid, die ihre Organisation in den letzten Jahren modernisiert und weiterentwickelt hat?

Im Webinar sprachen wir über die Chancen von Krisen, den entscheidenden Faktor einer funktionierenden Unternehmenskultur und die Effekte einer Transformation auf bestehende Karrieremodelle.

Das sind die Kernpunkte:

1. Ausgangspunkt der Transformation: Im Jahr 2022 geriet die Wien Energie GmbH durch die zunehmende Volatilität der Energiemärkte unter Druck. Die Energiepreise schwankten stark, was zu einem enormen Anstieg der Anfragen im Kund:innen-Service führte. Dies machte deutlich, dass die bestehenden Prozesse und Werkzeuge nicht mehr ausreichten. Es gab über drei Millionen Kund:innen-Anfragen pro Jahr, was eine Verdreifachung des üblichen Volumens bedeutete. Daraus resultierte der dringende Bedarf nach einer schnelleren und wendigeren Organisationsstruktur.
2. Erste Schritte mit der Basis eines gemeinsamen Ziels: Die Transformation begann auf der Ebene der Bereichsleiter:innen, die in einer Klausur die Grundlagen für eine neue Form der Zusammenarbeit legten. Wichtigste Parameter: Geschwindigkeit und Anpassungsfähigkeit. Der erste große Schritt war die Schaffung einer neuen, agilen Organisationseinheit innerhalb der IT-Abteilung.
3. Ängsten und Widerständen begegnen: Der Begriff „agile Transformation“ war bereits negativ besetzt, da frühere Versuche nicht den gewünschten Erfolg gebracht hatten. Um den Bedenken der Mitarbeiter:innen entgegenzutreten, setzte Wien Energie auf intensive Kommunikation und die Einbindung im Transformationsprozess.
4. Frischer Wind: Wien Energie holte bewusst neue Mitarbeiter:innen aus anderen Industrien ins Unternehmen, um neue Perspektiven einzubringen. Diese Kolleg:innen brachten Erfahrungen mit, die in der Energiebranche noch nicht verbreitet waren, insbesondere im Bereich agiler Methoden. Dies half, die Digitalisierung und die Einführung neuer Arbeitsmethoden zu beschleunigen.
5. Transformation der IT-Abteilung: Die Abteilung wurde als Vorreiter der Transformation positioniert. Es wurde eine agile Organisation aufgebaut, die nur aus einer Führungsebene und vielen agilen Teams bestand. Diese Teams arbeiteten eng mit den Fachbereichen zusammen und waren stark auf cross-funktionale Zusammenarbeit ausgerichtet. Ein wichtiger Schritt war die Einführung von agilen Champions in den Fachbereichen, die als Bindeglieder zwischen den neuen und den bestehenden Strukturen fungierten.
6. Etappenziele und nachhaltige Veränderung: Anstatt sofort den „großen Wurf“ anzustreben, setzte Wien Energie auf schrittweise Veränderungen. Ein Beispiel dafür ist die Einführung eines Smart Centers als Zwischenschritt zur vollständig agilen Organisation. Dieses Smart Center bestand aus einem Digital Solutions Team und agilen Teams, die bereits erste Erfolge in kürzeren Projektlaufzeiten und höherer Akzeptanz verzeichnen konnten.
7. Kommunikation als roter Faden: Eine der größten Herausforderungen war die Sicherstellung einer effektiven Kommunikation. Wien Energie führte zahlreiche Formate ein, um den Austausch zu fördern. Dazu gehörten unter anderem regelmäßige Treffen, bei denen Mitarbeiter:innen ihre Erfahrungen und Erfolge teilen konnten. Diese Treffen waren freiwillig, aber gut besucht, was die Bedeutung der Partizipation unterstrich.
8. Integration und Durchhaltevermögen: Astrid erklärte im Webinar, dass insbesondere Durchhaltevermögen den Erfolg der Transformation ausmachte. Trotz vieler Herausforderungen und Widerstände blieb das Team bei der vereinbarten Strategie. Dies war besonders wichtig in Zeiten großer Belastung, in denen das Tagesgeschäft und die Transformationsaufgaben parallel bewältigt werden mussten.
9. Anpassungsfähigkeit: Ein weiterer wichtiger Punkt war die Flexibilität – sie war unbedingt erforderlich, um auf unvorhergesehene Herausforderungen zu reagieren. Astrid verglich dies mit dem Bergsteigen: Wenn ein Weg aufgrund von Eis nicht begehbar ist, muss man einen alternativen Gipfel anstreben. Entscheidend war, dass alle Maßnahmen auf das übergeordnete Ziel einzahlen: eine wendige und digital gut aufgestellte Organisation zu schaffen.
10. Das ganze Unternehmen nimmt teil an der Transformation: Ein zentraler Fokus für die Zukunft ist die stärkere Integration der gesamten Organisation in die agile Transformation. Das bedeutet, auch die Fachbereiche außerhalb der IT stärker einzubinden und die agilen Prinzipien dort zu verankern. Dies ist ein langwieriger, aber notwendiger Prozess, um die Transformation nachhaltig zu gestalten.

Astrid hat uns wunderbar erklärt, wie sehr es auf den passenden Dreiklang aus Vision, Kommunikation und Durchhaltevermögen ankommt, wenn man seine Ziele erreichen will. Sie hat beherzt die Gelegenheit ergriffen und dann mit entscheidenden Personen in ihrem Unternehmen eine Vision und eine Richtung formuliert. Der Prozess ist noch nicht abgeschlossen, aber die Wien Energie ist auf einem guten Weg, ihre Ziele zu erreichen und sich für die Zukunft zu wappnen.

Das Beispiel der Wien Energie zeigt, dass gewaltige Produktivitätssteigerungen mit Hilfe von Agilität möglich sind. Wie man die ersten Schritte setzen kann, lest ihr in unseren Blogbeiträgen nach, ebenso klären wir die Frage nach der Rentabilität.

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