Wir zerlegen unsere Probleme

"Früher war alles einfacher". Das Jammern ist laut, der Frust ist groß, wenn die Technik mal wieder nicht will oder schon wieder ein neues Update durchgeführt werden muss und alles nicht mehr so scheint, wie es vorher war.

Komplexität ist zum Alltag geworden. Die Zeiten sind vorbei, in denen es nur eine Handvoll Fernsehsender gab, das Telefon nicht ständig klingelt und Nachrichten nur über den langen Postweg übermittelt wurden. Heute werden wir in allen Bereich mit Angeboten und Nachrichten überhäuft, wir sind immer und überall erreichbar.

"Früher war alles einfacher". Dieser Satz ist längst nicht mehr nur ein Credo der "älteren Generation". Es ist längst nicht mehr nur ein Klagelied, sondern eine Erkenntnis, die wir alle teilen. Denn die Welt wird immer komplexer und mit ihr unsere Projekte.

Wie erkennen wir Komplexität in unseren Projekten?

Projekte sind keine isolierten Vorhaben, die unabhängig von gesellschaftlichen, technischen oder wirtschaftlichen Entwicklungen durchgeführt werden können. Sie sind in komplexen Kontexte eingebettet, wobei der soziale Kontext zunehmend an Bedeutung gewinnt. Stakeholder-Strukturen werden zunehmend unübersichtlicher und die Partizipationsansprüche sind gestiegen. Zugleich werden Stakeholder wichtiger für den Projekterfolg.

In unseren Projekten arbeiten wir in diversen Projektteams: Alter, Geschlecht, Abteilung, Firma, Nationalität,... So werden Projekte zu einem Sammelplatz von unterschiedlichen Werten, Normen und Erwartungshaltungen. Dazu gehört auch, dass in Projekten immer öfter verschiedene Zielvorhaben konkurrieren. Dies alles zu balancieren, kann zu einem zerrenden Kraftakt werden.

Außerdem müssen unsere Projekte gewissen ethischen und sozialen Forderungen entsprechen. Projekte im Jahr 2023 müssen sich den Nachhaltigkeitsansprüchen von Gesellschaft und Politik stellen.

Und on top kommt dann noch die stetig vorschreitende Technik. Was gestern noch galt, gilt heute schon längst nicht mehr. Mit einer Vielzahl an Apps, Plattformen und Messenger-Diensten jonglieren wir uns durch unseren Projektalltag.

Rund um: Mehr Komplexität bedeutet mehr Fläche für Fehler und Probleme

Es ist nicht nur wahrscheinlicher geworden, dass Probleme in dieser komplexen Projektumwelt auftauchen. Es ist auch schwieriger geworden, Antworten zu finden.

Probleme in kleine Einheiten zerlegen

Das Probleme ist gigantisch, eine Lösung scheint in weiter Ferne. Um das Problem zielgenauere zu lösen, hilft es in kleinere Einheiten zu zerlegen. Diese Herangehensweise hilft uns, die Komplexität besser zu verstehen. Denn wir konzentrieren uns bei der Lösungssuche auf einige wenige Kernaspekte und lösen so den Knoten Schritt für Schritt auf. Somit identifizieren, benennen und differenzieren wir das Problem und eine zielgenauer Lösungsansatz kann entwickelt werden.

Wir empfehlen in Projekte Probleme in diese vier Themen zu zerlegen:

• People: Welcher Anteil der Komplexität ist auf die beteiligten oder betroffenen Personen zurückzuführen? Haben wir alle richtig abgeholt? Haben alle das selbe Zielbild oder bestehen unterschiedliche Vorstellungen und Motive?
• Process: Sind wir zu schnell oder zu langsam unterwegs? Müssen wir jetzt einfach schneller vorankommen und stringenter unterwegs sein, oder benötigen wir momentan noch mehr Wissen und Erkenntnisse, um die Komplexität zu verstehen?
• Technology: Ist das Problem vielleicht doch nur kompliziert und nicht komplex? Und es fehlen uns einfach nur die richtigen Experten, Lösungen oder Tools?
• Data: Ist unserer Ausgangsbasis, unsere Datenbasis korrekt? Denken wir bloß im Kreis, weil diese nicht stimmig ist oder überholt und nicht in unsere Realität passt?

Probleme zerlegen ist hilfreich, aber...

In wirklich komplexen Projekten und Aufgabenstellung treten naturgemäß zwei oder drei dieser Teilaspekte gleichzeitig auf. Und sie werden in der Regel auch noch durch Zeit- und Budgetmangel verstärkt. Ein Umfeld, in dem das Zerlegen und Analysieren, das Hypothesen bilden und die richtigen Ableitungen treffen für eine Person allein sehr schwer - ja fast unmöglich wird.

Je komplexer das Problem ist oder erscheint, desto größer muss die Anzahl der Personen sein, die sich dieses Problems annehmen. Das Folgt einer systemischen Grundregel: das Lösungssystem muss immer komplexer sein als das Problemsystem.

Also sind Projektleiter:innen immer gut beraten sich bei dieser Zerlegung und Analyse von komplexen Aufgabenstellungen Unterstützung zu holen. Personen auf Augenhöhe. Aus dem Projektteam, aus anderen Projekten oder von extern als Agile Coaches.

Durch die Zusammenarbeit mit weiteren Personen können die verschiedenen Parameter und Knoten des Netzwerkes analysiert werden. Oft hilft ein Blick von außen, um das zentrale Problem zu identifizieren. Externe Personen bringen neue Perspektiven, Ideen, Wissen und Erfahrungen mit ein.

Sie brauchen Hilfe die Komplexität in Ihrem Projekt zu reduzieren. Wir stehen Ihnen zur Seite! Kontaktieren Sie uns gerne hier auf LinkedIn.