¿Cómo se pueden asignar recursos y crear un presupuesto utilizando modelos de planificación empresarial?

O planejamento de negócios é um processo essencial para o sucesso e a sustentabilidade de qualquer empreendimento. Ele envolve a definição de metas, a identificação de recursos necessários e a criação de estratégias para alcançar objetivos específicos como visão estratégica, tomada de decisões, atração de investimento no negócio, eficiência operacional, adaptação às mudanças do mercado, comunicação interna e externa, avaliação de desempenho, entre outras.

O planejamento é essencial para empresas de qualquer porte, pois permite que elas se preparem para o futuro e tomem decisões estratégicas com base em informações concretas. Desenvolve a visão de longo prazo já que permite que a empresa tenha uma visão de longo prazo e estabeleça metas e objetivos para serem realizados ao longo do ano. Resulta em eficiência na gestão financeira através de um orçamento. Quando a informação é compartilhada, criamos um senso de pertencimento e responsabilidade. Com essa soma, caso tenhamos que adaptar o caminho, os ajustes que precisam ser feitos ficam mais claros se a gente tem o plano em mãos, mantendo a empresa competitiva e ágil, aproveitando as oportunidades que surgem ao longo do tempo.

J'aime bien sortir un peu du cadre et apporter de la créativité, desserrer le carcan trop formaté de la plannification, en m'appuyant sur : 1 - Le story telling : raconter son histoire, son expérience pour s'en inspirer et ancrer les valeurs de l'entreprise, et décrire sa vision de façon compréhensible afin de faire adhérer au projet d'entreprise, 2 - Le design thinking : multiplier les idées pour ne conserver que les plus intéressantes, et s'appuyer sur des outils visuels et collaboratifs comme le business model canvas.

Another perspective on business planning models is to view them as dynamic decision-making frameworks. These models go beyond static planning by fostering a continuous feedback loop. In essence, they encourage businesses to regularly revisit and refine their strategies, adapting to changing market conditions and internal factors. This iterative approach ensures that resource allocation and budgeting remain responsive to the evolving landscape, enhancing the organization's ability to navigate uncertainties and capitalize on emerging opportunities.

Business planning models are systematic frameworks or tools that businesses use to structure, analyze, and strategize their operations. These models help in organizing thoughts, making informed decisions, and setting a clear direction for the organization. Business planning models encompass various methodologies and techniques designed to address different aspects of the planning process, including goal-setting, resource allocation, risk assessment, and performance monitoring. Examples include SWOT analysis, SMART goals, balanced scorecard, and scenario planning. These models provide businesses with structured approaches to enhance their planning and decision-making processes.

Gosto bastante deste modelo, principalmente para levantamento de insights com a equipe através de uma brainstorming mais solto (sem preconceitos), mas que ao mesmo tempo se divide em quatro áreas para ajudar a organizar a discussão. Destas quatro áreas, duas são reflexões internas (forças e fraquezas) e duas são externas (ameaças e oportunidades). O legal deste modelo é a simplificação metodológica que viabiliza discussões e levantamentos em todos os níveis da organização.

Utilize SWOT analysis for resource allocation and budgeting by identifying internal strengths and weaknesses, such as skilled personnel or process inefficiencies. Evaluate external opportunities and threats, like market trends or regulatory changes. Allocate resources to leverage strengths, address weaknesses, and capitalize on opportunities. Budget in alignment with strategic initiatives and allocate contingency funds for potential threats. Regularly review and adjust allocations based on evolving SWOT factors to ensure adaptability and strategic alignment.

SWOT analysis (Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats) is a valuable tool for resource allocation and budgeting by providing a comprehensive understanding of internal and external factors that can influence these decisions. Here's how you can use SWOT analysis in the context of resource allocation and budgeting: Assess internal factors such as skilled workforce, technological capabilities, or efficient processes (Strengths). Identify areas where your organization may be lacking, such as outdated technology, limited funds, or skill gaps (Weaknesses). Examine external factors like market trends, emerging technologies, or changes in regulations (Opportunities).

A análise SWOT orienta efetivamente a alocação de recursos e orçamento. Identifique Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças, priorizando elementos críticos alinhados aos objetivos. Estabeleça metas e indicadores-chave, direcionando recursos para áreas estratégicas. Durante o processo orçamentário, foque em pontos fortes e oportunidades, gerenciando fraquezas e ameaças. Mantenha flexibilidade para ajustes conforme mudanças no ambiente de negócios. Essa abordagem integrada otimiza a eficiência na utilização de recursos, adaptando-se dinamicamente às demandas do mercado. Incorporar a SWOT continuamente no ciclo de planejamento fortalece a tomada de decisões, promovendo um uso mais direcionado e eficaz dos recursos da organização.

Essa ferramenta pode ser de grande ajuda no planejamento estratégico de toda a organização, servindo com uma base de dados relevante para os gestores. Com ela, é possível entender mais sobre a situação do negócio e do mercado para tomar decisões mais acertadas.

Aliado à uma matriz de metas SMART bem feita, a empresa precisa adotar uma cultura de comunicação eficiente, caso contrário, o alcance de seus objetivos pode ser impactados de forma negativa. É preciso que todos saibam responder: Quais são os 3 principais objetivos estratégicos da sua empresa? Quantos dos seus colaboradores conhecem a resposta desta questão? Na grande maioria das empresas, uma boa parte dos membros da organização não sabem responder essa questão, e isso faz com que eles sintam que seu trabalho se reduz apenas ao que eles fazem no dia a dia, no agora, sem perspectiva, de forma até mecânica. Metas inspiradoras e claras, aliadas ao um plano de ação que seja mensurável faz com que a consistência sejam o tom da sua organização.

Apply SMART goals to resource allocation and budgeting by setting clear, measurable objectives. For instance, aim to increase sales revenue by a specific percentage through initiatives like launching a new product line. Ensure goals are realistic given available resources and align with broader business priorities. Allocate funds based on specific goal requirements, distributing the budget strategically to support goal-related activities. Monitor progress regularly, adjusting resource allocation and budgeting as needed to stay on track with measurable metrics and timelines.

Los objetivos SMART buscan, justamente, optimizar el modo de tomar decisiones en la compañía y en la propia vida desde aquello que realmente nos permita crecer en lo concreto, desde medidas y proyectos medibles en función de donde estamos parados y que sean alcanzables desde las capacidades propias y del equipo. Se trata que, desde el realismo de lo que somos, en función de nuestras fortalezas y oportunidades, plantear los objetivos a cumplir que sean posibles de alcanzar, en un tiempo determinado. De esta manera todo el personal se plantea metas concretas y realizables que en un determinado tiempo pueden valorar si se cumplieron o no y de qué modo. De esta manera se puede avanzar, crecer y mejorar en el corto y mediano plazo.

By using SMART goals, it will be possible to divide the budget into smaller, easier-to-manage tasks. It allows resources to be distributed according to needs, progress, and feedback. It may also be modified in accordance with needs and changing circumstances.

Using SMART ensures set objectives all have five business-critical characteristics. There are important follow-up questions involved, e.g. _how_ specific or measurable, and relevant _to whom_, that necessarily need to be addressed before final decisions.

Este é o meu favorito para planejamento de longo prazo. Como o próprio nome sugere, este modelo favorece a tomada de decisões balanceadas em termos financeiros, comerciais, de processos, de pessoas e de sociedade. Geralmente, faço o levantamento de insights através da SWOT em diversos níveis da organização e separo dias, semanas, para discussão com o time gerencial para o planejamento de metas, objetivos e ações de longo prazo (estratégico). Depois, dividimos isto tudo em horizontes de tempo menores (diário, semanal, mensal, etc) para acompanhamento tático em todos os níveis da organização.

We can adopt evidence based budgeting systems of targeting that allows more efficient utilization of limited resources which can be optimized by directing efforts towards focusing on those areas that will improve profitability and also provide for strategic decision making in resource management and allocation in order to achieve organizational goals and objectives. This will further optimize innovative ideas in the organization.

Use the Balanced Scorecard for resource allocation and budgeting by defining financial, customer, internal processes, and learning/growth objectives. Allocate resources in the budget to support these goals, considering aspects like revenue growth, customer satisfaction, process efficiency, and employee development. Ensure alignment between resource allocation and strategic objectives across the four perspectives. Regularly monitor performance against Balanced Scorecard metrics, adjusting resource allocation and budgeting based on results and evolving priorities. This approach provides a holistic view, fostering balanced and sustainable success in various aspects of the business.

Balanced scorecard covers both internal and external perspectives to be considered in strategically relevant business decisions. Its thoughtful use maintains focus on performance areas that are business-critical in whatever the more specific time-frame or context.

The Balanced Scorecard is a strategic management tool that helps organizations translates their mission and strategy into a comprehensive set of performance measures. It can be effectively used for resource allocation and budgeting by providing a balanced view across various dimensions of organizational performance.

Com nossos clientes da consultoria nós sempre indicamos a projeção de 3 cenários para 5 anos: moderado, arrojado e pessimista, usando premissas da pesquisa de mercado, da análise SWOT, bem como análise de regulamentações e políticas públicas. Vale lembrar, que no Brasil é preciso analisar também tendências do câmbio, eleições, eventos grandes como Copa e sazonalidades. Todas essas informações devem se transformar em um plano financeiro bem estruturado de fácil entendimento de todos, com controles financeiros, KPI´s e dentro de um método ágil. Todo gestor deve ter um conhecimento da situação financeira da empresa e uma previsão de despesas e receitas de sua área. Acessibilidade à estas informações é fundamental para o sucesso perene.

Use scenario planning for resource allocation and budgeting by identifying key uncertainties, creating plausible scenarios, and assessing their resource implications. Develop specific resource allocation plans for each scenario, adjusting budgets to address unique demands. Implement risk mitigation strategies and build contingencies into the budget. Regularly review and update scenarios to adapt to changing conditions. Foster cross-functional collaboration to ensure a comprehensive understanding of potential impacts. This approach enhances strategic flexibility, enabling agile responses to uncertainties and positioning the organization for long-term success.

Managing expectations and efforts to act proactively (rather than reactively) are at the heart of scenario planning. Furthermore, A SWOT analysis can be used as a complementing tool. Recognizing all relevant scenarios is a highly thought- and analysis-intensive, necessary step before actual planning. Scenario planning clearly benefits from the availability of a cross-disciplinary group of experts.

Scenario planning is a strategic management tool that involves envisioning and preparing for multiple possible future scenarios. It can be valuable for resource allocation and budgeting by helping organizations anticipate and respond to a range of potential outcomes.

I love scenario planning as this can help you prepare for the worst and best possible outcomes. You can benefit massively by scenario planning because you can help see things form a different view, prepare for worst possible solutions, identify how to overcome problems before they arise and most important you can adapt your business model to help increase chances of success. Scenario planning is defiantly worth a try within any size business and by doing so you can help increase your chances of being success ten fold.

O G do ESG: Sem o G, o E e o S não se sustentam e nem a pauta de inovação, por isso é essencial que a Governança esteja incorporada na cultura da empresa. Governança Corporativa é o conjunto de processos, costumes, políticas, leis, regulamentos e instituições que regulam a maneira como uma empresa é dirigida, administrada ou controlada, suas relações com os diversos stakeholders e os objetivos pelos quais a empresa se orienta, e seus pilares são: Integridade, transparência, equidade, responsabilização e sustentabilidade. Se sua empresa não tem um ecossistema de governança bem estruturado e aderente à cultura, não existirá método, sistema, regra ou matriz que conseguirá fazer com que os objetivos mais amplos sejam alcançados de forma perene.

Nenhum planejamento consegue sair do papel se não tiver acompanhado de método. Para te apoiar, apresentamos os 4 P's da Realização: Pauta, Projeto, Plano e Prazo - que aplicamos com nossos clientes da consultoria. Pauta: nunca vá para uma reunião sem uma pauta para ser seguida e completa. Projeto: a melhor forma da sua ideia ter chances de virar um plano de de ação ou estratégico. Plano: não arregace as mangas para tocar seu projeto sem ter um plano traçado, claro, com responsáveis, etapas bem definidas e indicadores. Prazo: comprometa-se com seus compromissos. Não negligencie, não procrastine, e se precisar alongar um prazo, justifique, redefina o prazo e faça o possível para se essa manobra não precise acontecer de novo.

Budget is considered in many cases for the main activities. Always need to consider all activities to achieve the complete budget. I found many firms that add budget lines at the last minute for activities such as maintenance, cleaning, transportation services for employees and more. These cases are not treated directly to work needs, sometimes less or over need. I developed a system that handles many budgets and annual planning. The system works with Sistema tools.

Aside their listed characteristics, using the aforementioned tools is also a proper test for leadership skills. Covering all angles that are operationally critical is both a demanding and a humbling task. This begs for professional collaboration - ideally bringing together a range of experts/views from various fields.

Utilizing analytical tools like SWOT, we gain a dual perspective of both market dynamics and our internal capabilities, guiding the strategic use of our resources for optimal impact. The selection of an appropriate budgeting model, whether Zero-Based, Activity-Based, or Incremental, is crucial, forming the backbone of a detailed budget that intertwines expected revenues and costs across all facets of operation, in line with our strategic decisions. Performance metrics are integral to this process, acting as our navigational beacons.