¿Cómo puede asegurarse de que la información personal sea precisa?

2 Utilizar fuentes y métodos fiables

Cuando recopila información personal, siempre debe verificar su exactitud e integridad a partir de fuentes confiables. Por ejemplo, puede pedirle a la persona que proporcione una prueba de identidad, como un pasaporte o una licencia de conducir, o verificar sus datos con registros oficiales, como registros electorales o bases de datos de empresas. También debe utilizar métodos claros y coherentes para registrar y almacenar la información, como formularios, hojas de cálculo o sistemas de software. Debes evitar el uso de notas manuscritas, comunicación verbal o memoria como fuentes de información, ya que son propensas a errores y malentendidos.

3 Actualizar y revisar la información con regularidad

La información personal puede cambiar con el tiempo, por lo que debe actualizarla y revisarla regularmente para asegurarse de que refleje la situación actual. Por ejemplo, puede ponerse en contacto con la persona para confirmar sus datos, como la dirección, el número de teléfono o el correo electrónico, o pedirle que le notifique cualquier cambio. También puede utilizar herramientas automatizadas, como recordatorios, alertas o comprobaciones de validación, para solicitarle que actualice la información en determinados intervalos o cuando se produzcan determinados eventos. También debe revisar la información periódicamente para identificar y corregir cualquier error, inconsistencia o duplicado.

4 Proteger y desechar la información de forma adecuada

La información personal puede ser vulnerable al acceso no autorizado, la divulgación o el robo, por lo que debe protegerla y desecharla de manera adecuada. Por ejemplo, puede utilizar contraseñas, cifrado o cortafuegos para proteger la información de sus dispositivos y redes, o cerrar con llave los armarios, cajones o cajas fuertes donde guarda los registros en papel. También debe limitar el acceso a la información solo a aquellos que la necesitan para fines legítimos, y monitorear y reportar cualquier actividad sospechosa o inusual. Además, debe deshacerse de la información de forma segura cuando ya no la necesite, como triturar los documentos en papel o eliminar los archivos electrónicos.

5 Capacita y comunícate con tu personal

Si trabaja con otro personal que maneja información personal, debe capacitarlos y comunicarse con ellos regularmente para asegurarse de que sigan los mismos estándares y procedimientos que usted. Por ejemplo, puede proporcionarles políticas y directrices claras y escritas sobre cómo recopilar, almacenar, usar y eliminar la información personal, y explicarles las implicaciones legales y éticas de sus acciones. También puede realizar sesiones de capacitación, talleres o auditorías periódicas para actualizar sus conocimientos y habilidades, y abordar cualquier problema o pregunta que puedan tener. Además, debe alentarlos a informar cualquier error, incumplimiento o queja que encuentren o presencien, y tomar las medidas adecuadas para resolverlos.