¿Cómo se puede incorporar el mindfulness en la planificación de reuniones?

1 Definir el propósito

Antes de comenzar a planificar una reunión, pregúntese por qué la está teniendo y qué quiere lograr. Esto te ayudará a establecer objetivos claros y realistas, priorizar la agenda e invitar a las personas adecuadas. También te ayudará a evitar reuniones innecesarias o improductivas que hacen perder tiempo y energía. Escribe el propósito de la reunión y compártelo con los asistentes con anticipación, para que sepan qué esperar y cómo prepararse.

3 Planifica la agenda

Crear una agenda bien pensada es esencial para el éxito de una reunión. Ayuda a organizar temas, asignar tiempo y asignar roles. Además, ayuda a mantener la reunión centrada y relevante. A la hora de planificar el orden del día, utiliza la atención plena para reflexionar sobre cuestiones como qué puntos clave o preguntas quieres cubrir, cuánto tiempo se necesita para cada uno, quién dirigirá, presentará o facilitará cada punto o pregunta, cómo involucrar a los asistentes y fomentar su participación y retroalimentación, y cómo resumir y concluir la reunión. Antes de la reunión, anota la agenda y compártela con los asistentes para que puedan revisarla y preparar sus contribuciones.

4 Prepararse

Antes de la reunión, tómate un tiempo para prepararte mental y emocionalmente. Es posible que desee hacer algunos ejercicios de respiración, meditación o estiramientos para calmar los nervios y despejar la mente. También es posible que desee revisar el propósito, los objetivos y la agenda de la reunión, y recordarse a sí mismo su papel y expectativas. También es posible que desee verificar su equipo, su entorno y su apariencia, y asegurarse de que todo esté listo y funcionando.

5 Llevar a cabo la reunión

Durante la reunión, use la atención plena para mantenerse enfocado, atento y respetuoso comenzando con una breve introducción y un recordatorio del propósito y los objetivos. Asegúrese de seguir la agenda y ceñirse al límite de tiempo para cada tema o pregunta. Escucha activa y atentamente lo que dicen los demás, sin interrumpir ni juzgar. Habla de forma clara y concisa con un lenguaje positivo y constructivo, mientras haces preguntas abiertas e invitas a los asistentes a que hagan comentarios y sugerencias. Reconozca y aprecie sus contribuciones y comentarios, luego termine la reunión con un resumen y una nota de agradecimiento.

6 Sigue

Después de la reunión, utilice la atención plena para evaluar el resultado y el proceso. Revise las notas y los elementos de acción para garantizar la precisión, luego envíe un correo electrónico de seguimiento a los asistentes agradeciéndoles y recordándoles los próximos pasos y plazos. Pida comentarios a los asistentes y utilícelos para mejorar sus habilidades de planificación de reuniones. Reflexiona sobre lo que salió bien y lo que podría mejorarse en la reunión, y aprende de tu experiencia. El mindfulness puede ayudarte a planificar y llevar a cabo reuniones de forma más eficaz y eficiente, así como de forma más agradable y significativa, haciendo que las reuniones sean una parte valiosa del trabajo administrativo de la oficina.