¿Cómo puedes gestionar los cambios de última hora en la agenda de tu ejecutivo?

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Como asistente administrativo, usted sabe lo importante que es mantener el horario de su ejecutivo organizado y actualizado. Pero a veces, los eventos inesperados, las solicitudes urgentes o las prioridades conflictivas pueden interrumpir su agenda cuidadosamente planificada y obligarlo a realizar cambios de última hora. ¿Cómo puedes manejar estas situaciones sin perder la calma o comprometer la productividad de tu ejecutivo? Estos son algunos consejos que te ayudarán a gestionar los cambios de última hora en la agenda de tu ejecutivo.

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1 Comunícate de forma clara y rápida

Cuando necesites hacer un cambio en el horario de tu ejecutivo, no esperes hasta el último minuto para informarles a ellos y a las demás partes involucradas. Comunícate de manera clara y rápida a través de los canales apropiados, como correo electrónico, teléfono o mensaje de texto. Explique el motivo del cambio, los nuevos arreglos y el impacto en el resto del cronograma. Discúlpate por cualquier inconveniente y agradece a todos por su flexibilidad y comprensión. Confirme que todos han recibido y confirmado su mensaje y que no hay más problemas o preguntas.

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Susan Shier

Mental health & admin coach - 35+ years in the C-suite. Helping solopreneurs offset mental overload with a done-for-you service and unwavering support. Life’s a journey—sometimes you need a co-pilot!
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Changes in executive schedules are a daily reality. With the pace of business, it is essential to remain flexible. When I worked for IBM, the hierarchical organization made it easy to know which meetings and which executives to prioritize time with. In the entrepreneurial world, this is much more challenging to figure out. I recommend phone calls and texts to communicate last-minute schedule changes. Email is insufficient as it will not be as timely for the recipient. Always consider the recipient's preferred method of communicating when reaching out.

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Aejaj Kadri

Senior Lead Engineer at Collins Aerospace
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Changes can be reduced by following System engineering methods and principles but it cant be eliminated. Changes in early stage of product development are less costly compare to changes at later stage. For any forseen change, imapct need to be studied thoroughly and then to be communicated with all stakeholder. Early eatablisiment of configuration management will help to track all changes effectively.

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2 Priorizar y delegar

A veces, es posible que tenga que hacer malabarismos con varios cambios en el horario de su ejecutivo a la vez, lo que puede ser abrumador y estresante. Para evitar confusiones y errores, prioriza y delega las tareas según su urgencia e importancia. Concéntrese primero en los cambios más críticos y urgentes, y delegue los que puede confiar a otra persona, como un colega, un miembro del equipo o un proveedor. Utilice herramientas como calendarios, listas de verificación y recordatorios para realizar un seguimiento de su progreso y plazos. No dudes en pedir ayuda o comentarios si los necesitas.

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Betty Loraine Southerland

(Retired) Administrative Specialist at Federal Bureau of Investigation (FBI); I am currently Retired from the FBI. Thinking about a 2nd Career.
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This is one of the areas everyone needs to learn to do. Delegate some work to others if you are in this type of position. It will help them grow an understand of how delegating work to others can take some of the burden off of you. You will have to put it altogether when they are finished.

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3 Sé flexible y creativo

Incluso con la mejor comunicación y planificación, es posible que te encuentres con situaciones en las que no puedas adaptarte a todos los cambios en el horario de tu ejecutivo sin comprometer sus objetivos o compromisos. En estos casos, hay que ser flexible y creativo a la hora de encontrar soluciones alternativas. Por ejemplo, puede reprogramar una reunión a una hora o día diferente, cambiar a un formato virtual o delegarla a otra persona. También puede sugerir una duración más corta o más larga, una agenda diferente o una ubicación diferente. Piense fuera de la caja y trate de encontrar una solución beneficiosa para todos los involucrados.

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4 Actualización y revisión

Una vez que haya realizado los cambios necesarios en el horario de su ejecutivo, asegúrese de actualizarlo y revisarlo regularmente. Compruebe si hay errores, inconsistencias o lagunas que puedan haber ocurrido durante el proceso. Verifique que todos los cambios se reflejen en las plataformas relevantes, como calendarios en línea, sistemas de reserva o aplicaciones de viajes. Revise el cronograma con su ejecutivo y confirme que está satisfecho con el resultado y que tiene todo lo que necesita para sus citas. Anticípate a cualquier problema o riesgo potencial que pueda surgir y prepara planes de contingencia.

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Susan Shier

Mental health & admin coach - 35+ years in the C-suite. Helping solopreneurs offset mental overload with a done-for-you service and unwavering support. Life’s a journey—sometimes you need a co-pilot!
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In addition to ensuring the changes to the executive's schedule are made accurately and reflected on all platforms, I also collect background information that I know will be helpful for upcoming meetings. By understanding the purpose of the meeting, administrative assistants can collect documents to support the executive's preparation for the meeting.

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5 Aprender y mejorar

Por último, utiliza cada cambio de última hora en la agenda de tu ejecutivo como una oportunidad para aprender y mejorar tus habilidades y procesos. Evalúa qué tan bien manejaste la situación y qué podrías haber hecho mejor. Identifique cualquier patrón o causa de cambios frecuentes o recurrentes y trate de prevenirlos o minimizarlos en el futuro. Busque comentarios de su ejecutivo y otras partes interesadas sobre cómo percibieron su desempeño y cómo puede mejorarlo. Celebre sus éxitos y reconozca sus desafíos. Mantén una actitud positiva y una mentalidad de crecimiento.

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6 Esto es lo que hay que tener en cuenta

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más te gustaría añadir?

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Brian Daniel

Celebrity Headhunter • Former PA to Billionaires & Royals • Career Coach • LinkedIn Top Voice • Founder & Entrepreneur • Luxe B2B Consultant • Lifestyle & Travel Expert
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When scheduling for an executive, I usually already have a backup plan in place; that way, I'm not scrambling around trying to resolve the issue. Canceling an appointment sometimes has a domino effect, so knowing which appointments can be shuffled is important. Finally, if it's the other party that canceled an appointment with my executive, I will start speed-dialing parties who want an appointment with my boss to fill the empty spot (a version of "rolling calls").

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1 Comunícate de forma clara y rápida

2 Priorizar y delegar

3 Sé flexible y creativo

4 Actualización y revisión

5 Aprender y mejorar

6 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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