¿Cómo se manejan los elementos de acción que se retrasan, están incompletos o son irrelevantes?

1 Establezca expectativas claras

Una de las mejores maneras de evitar que los elementos de acción se retrasen, estén incompletos o sean irrelevantes es establecer expectativas claras al final de cada reunión. Asegúrese de que cada elemento de acción tenga un propietario, una fecha límite y una entrega específicos, y que todos estén de acuerdo con ellos. Puede utilizar una plantilla o herramienta sencilla para capturar y realizar un seguimiento de los elementos de acción, y compartirlos con todos los participantes y partes interesadas de la reunión. De esta manera, puede evitar la ambigüedad, la falta de comunicación y la dilación.

2 Seguimiento regular

Otra clave para manejar los elementos de acción con éxito es hacer un seguimiento regular con los propietarios y verificar su progreso y estado. Puede usar el correo electrónico, el chat o un sistema de administración de proyectos para comunicarse y monitorear los elementos de acción, y proporcionar comentarios, soporte o recordatorios según sea necesario. También puede programar una breve reunión de registro o llamar a los propietarios para discutir cualquier desafío, riesgo o cambio que pueda afectar los elementos de acción. De esta manera, puede mantener a todos en el buen camino, motivados y responsables.

3 Aborde los problemas con prontitud

A veces, a pesar de sus mejores esfuerzos, los elementos de acción aún pueden retrasarse, estar incompletos o ser irrelevantes debido a diversos factores, como prioridades cambiantes, limitaciones de recursos o circunstancias imprevistas. Como líder de una reunión, es importante abordar estos problemas con prontitud y decisión. Comience pidiendo a los propietarios que expliquen las razones de la demora, incompletitud o irrelevancia de los elementos de acción y escuche sus perspectivas e inquietudes. A continuación, evalúe el impacto y la urgencia de los elementos de acción y decida si desea extender el plazo, modificar la entrega o cancelar el elemento de acción por completo. Después de tomar su decisión, comuníquela y la justificación a todos los participantes de la reunión y partes interesadas, actualizando la lista de elementos de acción en consecuencia. Por último, proporcione retroalimentación, reconocimiento o entrenamiento a los propietarios en función de su desempeño.

4 Revisa y aprende

Finalmente, como líder de una reunión, es importante revisar y aprender de los elementos de acción que se retrasaron, fueron incompletos o irrelevantes. Para hacer esto, debe realizar una reunión o encuesta post-mortem o retrospectiva con los participantes de la reunión y las partes interesadas para obtener comentarios y perspectivas. Además, el análisis de los datos y las tendencias de la lista de elementos de acción y el sistema de seguimiento puede ayudar a identificar posibles patrones, brechas u oportunidades de mejora. La implementación de cambios o recomendaciones que surjan de este proceso de revisión puede ayudar a garantizar que los futuros elementos de acción y reuniones sean productivos, alineados y responsables.

5 Esto es lo que más debe considerar

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más le gustaría añadir?