¿Cuáles son las mejores prácticas para crear y presentar informes de gastos a la alta gerencia?

1 Elija el formato correcto

El primer paso es elegir el formato correcto para su informe de gastos. Dependiendo de su empresa e industria, es posible que tenga que usar un software, plantilla o sistema específico para crear y enviar sus informes de gastos. Por ejemplo, algunas empresas utilizan plataformas basadas en la nube como Expensify o Concur, mientras que otras utilizan hojas de cálculo de Excel o formularios en papel. Cualquiera que sea el formato que utilice, asegúrese de que sea claro, consistente y preciso. Use categorías, subtotales y totales para organizar sus gastos y facilitar su revisión. Incluye toda la información necesaria, como fechas, nombres, descripciones, cantidades y monedas. Adjunte recibos o facturas como prueba de sus gastos y siga las pautas para escanearlos, cargarlos o archivarlos.

2 Siga las políticas y procedimientos

El segundo paso es seguir las políticas y procedimientos para la presentación de informes de gastos en su empresa. Estas son las reglas y estándares que rigen cómo y cuándo puede gastar dinero para fines comerciales, qué tipos de gastos se permiten o reembolsan, y cómo informarlos y aprobarlos. Por ejemplo, algunas compañías tienen límites en el gasto diario o mensual, requieren aprobación previa para ciertos gastos o tienen diferentes tarifas para diferentes ubicaciones o categorías. Debe familiarizarse con estas políticas y procedimientos y cumplirlos estrictamente. Si tiene alguna pregunta o duda, pida aclaraciones a su gerente o al departamento de finanzas. Evite hacer suposiciones, conjeturas o excepciones que puedan causar problemas o retrasos más adelante.

3 Revisar y verificar el informe

El tercer paso es revisar y verificar su informe antes de enviarlo. Este es un paso crucial para garantizar que su informe esté completo, sea correcto y cumpla con las normas. Debe verificar su informe para detectar errores, omisiones o discrepancias que puedan afectar su precisión o validez. Por ejemplo, debe asegurarse de haber ingresado las cantidades, fechas y monedas correctas, que ha convertido los tipos de cambio correctamente, que ha hecho coincidir sus recibos con sus gastos y que no ha duplicado ni perdido ningún gasto. También debe asegurarse de haber seguido las políticas y procedimientos para la presentación de informes de gastos y de haber obtenido las aprobaciones o firmas necesarias. Si encuentra algún error o problema, corríjalo lo antes posible y actualice su informe en consecuencia.

4 Presente su informe profesionalmente

El cuarto paso es presentar su informe profesionalmente a la alta gerencia. Este es un paso importante para demostrar su competencia, responsabilidad y transparencia. Debe presentar su informe de manera oportuna, clara y concisa que destaque los puntos clave y los resultados. Por ejemplo, debe enviar su informe antes de la fecha límite o antes, usar un tono y lenguaje formal y respetuoso, proporcionar un resumen o descripción general de sus gastos y su propósito, explicar cualquier gasto o variación inusual o significativa, y reconocer cualquier desafío u oportunidad de mejora. También debe estar preparado para responder cualquier pregunta o proporcionar cualquier información adicional que la alta gerencia pueda solicitar.

5 Seguimiento y seguimiento de su denuncia

El quinto paso es rastrear y hacer un seguimiento de su informe después de enviarlo. Este es un paso útil para garantizar que su informe se procese, apruebe y reembolse sin problemas y de manera eficiente. Debe guardar una copia de su informe y recibos para sus registros y referencias. También debe monitorear el estado de su informe y comunicarse con el departamento de finanzas o la alta gerencia si hay retrasos, problemas o comentarios. Por ejemplo, debe confirmar que su informe ha sido recibido, revisado y aprobado, que sus gastos han sido reembolsados o deducidos de su presupuesto, y que ha recibido una confirmación o recibo de su pago. También debe abordar cualquier inquietud o consulta que pueda surgir y agradecer al departamento de finanzas o a la alta gerencia por su apoyo.

6 Aprenda y mejore a partir de su informe

El sexto paso es aprender y mejorar de su informe para futuros informes de gastos. Este es un paso valioso para mejorar sus habilidades, conocimientos y desempeño como asistente ejecutivo. Debe evaluar su informe e identificar cualquier fortaleza, debilidad o área de mejora. Por ejemplo, debe evaluar qué tan bien siguió las políticas y procedimientos, qué tan preciso y eficiente fue al crear y presentar su informe, qué tan bien se comunicó y colaboró con el departamento financiero o la alta gerencia, y qué tan satisfecho estaba con el resultado de su informe. También debe buscar comentarios del departamento de finanzas o de la alta gerencia sobre cómo puede mejorar su proceso de informes de gastos y resultados. Debe aplicar los comentarios y las lecciones aprendidas a su próximo informe de gastos y esforzarse por mejorar continuamente.

7 Esto es lo que más debe considerar

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más le gustaría añadir?