¿Cuáles son las mejores prácticas para administrar el tiempo y la atención en reuniones remotas o híbridas?

1 Establecer objetivos y agenda claros

Antes de programar una reunión, asegúrese de tener un propósito claro y una agenda específica. Esto le ayudará a evitar reuniones innecesarias o redundantes, y también a comunicar sus expectativas a los participantes. Comparta la agenda con anticipación e invite a comentarios o preguntas. Esto también le ayudará a estimar la duración de la reunión y asignar tiempo para cada tema o actividad.

2 Elija las herramientas y la plataforma adecuadas

Dependiendo del tipo y tamaño de su reunión, es posible que necesite diferentes herramientas y plataformas para facilitar la comunicación y la colaboración. Por ejemplo, puede usar videoconferencias, chat, uso compartido de pantalla, pizarra, encuestas o salas de descanso. Elija las herramientas y la plataforma que se adapten a sus objetivos, y asegúrese de que todos tengan acceso y sepan cómo usarlas. Pruébelos antes de la reunión y tenga un plan de respaldo en caso de problemas técnicos.

3 Establecer reglas y normas básicas

Para garantizar una reunión fluida y respetuosa, debe establecer algunas reglas y normas básicas para los participantes. Por ejemplo, puede pedir a todos que silencien sus micrófonos cuando no hablen, enciendan sus cámaras, usen el chat para preguntas o comentarios, o levanten la mano para indicar que quieren hablar. También puede establecer algunas normas sobre cómo manejar las distracciones, las interrupciones o la multitarea. Explique las reglas y normas al comienzo de la reunión y recuérdelas según sea necesario.

5 Supervisar y gestionar el tiempo

Otro desafío de las reuniones remotas o híbridas es administrar el tiempo de manera efectiva y evitar exagerar. Para hacer esto, debe monitorear y rastrear el tiempo para cada elemento y actividad de la agenda, y ajustarse en consecuencia. Puede usar un temporizador, un rastreador de agenda o un facilitador para ayudarlo con esto. También puede establecer algunos recordatorios o señales para indicar cuándo es el momento de seguir adelante, terminar o tomar un descanso. También puede solicitar comentarios o confirmación de los participantes para asegurarse de que están siguiendo y entendiendo.

6 Seguimiento y seguimiento

El último paso para administrar el tiempo y la atención en reuniones remotas o híbridas es hacer un seguimiento y seguir después de la reunión. Esto le ayudará a reforzar los puntos clave, aclarar cualquier duda o problema, y garantizar la rendición de cuentas y la acción. Puede enviar un resumen de la reunión, una grabación o transcripción, o una lista de elementos de acción y plazos. También puede solicitar comentarios o sugerencias para mejorar, o programar una reunión de seguimiento si es necesario.

7 Esto es lo que más debe considerar

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