¿Cuáles son los desafíos comunes de comunicación en equipos de proyectos remotos e híbridos?

1 Definir objetivos y expectativas de comunicación

Para mejorar la comunicación en tu equipo de proyecto, es esencial definir qué quieres lograr y cómo quieres lograrlo. Las metas y expectativas de comunicación deben ser claras, medibles y estar en línea con los objetivos del proyecto y las necesidades de las partes interesadas. Por ejemplo, es posible que desee comunicarse para informar y actualizar a su equipo y partes interesadas sobre el progreso, los problemas y los riesgos del proyecto, colaborar y hacer una lluvia de ideas con ellos sobre las tareas, soluciones y decisiones del proyecto, y motivarlos e involucrarlos en la visión, los valores y los beneficios del proyecto. Para definir tus objetivos y expectativas de comunicación, puedes usar una plantilla de plan de comunicación o una herramienta como Asana o Trello para documentarlos y darles seguimiento.

2 Elija los canales y herramientas de comunicación adecuados

Para mejorar la comunicación en su equipo de proyecto, es importante seleccionar los canales y herramientas de comunicación adecuados para cada objetivo y expectativa de comunicación. Estos se pueden dividir en comunicación síncrona y asíncrona. La comunicación sincrónica implica que los participantes se comuniquen en tiempo real, como en una videollamada o chat, y es útil para problemas urgentes y complejos, actividades colaborativas y creativas, y actividades sociales y emocionales. La comunicación asincrónica implica que los participantes se comuniquen en diferentes momentos, como en un correo electrónico o documento, y es útil para problemas rutinarios y simples, actividades individuales y analíticas, y actividades formales y fácticas. Para elegir los canales y herramientas de comunicación adecuados, puede usar una matriz de comunicación o una herramienta como Slack o Zoom para organizarlos y administrarlos.

4 Proporcionar y solicitar comentarios

El cuarto paso para mejorar la comunicación en su equipo de proyecto es proporcionar y solicitar comentarios sobre el proceso de comunicación y los resultados. La retroalimentación es esencial para aprender, mejorar y resolver problemas y brechas de comunicación, y puede ser positiva o negativa, formal o informal, directa o indirecta, dependiendo del objetivo de comunicación, las expectativas, el canal, la herramienta, el estilo y el tono. Para proporcionar y solicitar retroalimentación, debe ser específico y constructivo, centrándose en el comportamiento y el impacto, no en la persona y la intención. Además, es importante ser oportuno y consistente, dando y pidiendo retroalimentación regularmente y con prontitud, al mismo tiempo que sea respetuoso y empático, reconociendo y apreciando los esfuerzos y sentimientos de la otra parte. Para facilitar y documentar los comentarios, puede utilizar un modelo de comentarios o una herramienta como Loom o Google Forms.

5 Supervisar y evaluar la comunicación

Para mejorar la comunicación en su equipo de proyecto, debe monitorear y evaluar los resultados y resultados de la comunicación. Esto significa medir y analizar qué tan bien se cumplen sus objetivos y expectativas de comunicación, y cómo funcionan sus canales, herramientas, estilos y tonos de comunicación. Hacerlo puede ayudarlo a identificar y abordar las fortalezas y debilidades de la comunicación, las oportunidades y amenazas, y los riesgos y problemas. Para supervisar y evaluar la comunicación, puede utilizar métodos cuantitativos como encuestas, métricas y datos, métodos cualitativos como entrevistas, observaciones e historias, y métodos mixtos como estudios de casos, experimentos y revisiones. También puedes usar un panel de comunicación o una herramienta como SurveyMonkey o Google Analytics para recopilar y visualizar los datos.

6 Aprender y mejorar la comunicación

El sexto y último paso para mejorar la comunicación en su equipo de proyecto es aprender y mejorar de la retroalimentación, el monitoreo y la evaluación de la comunicación. Esto implica aplicar e implementar las lecciones y conocimientos de comunicación, y hacer los cambios y ajustes necesarios. Hacerlo puede ayudarlo a mejorar y optimizar sus habilidades y estrategias de comunicación, y alcanzar sus objetivos y expectativas de comunicación. Para hacer esto, debe revisar y reflexionar sobre la retroalimentación, el monitoreo y la evaluación de la comunicación, e identificar las brechas y oportunidades de comunicación. Luego, planifique y priorice las acciones y soluciones de comunicación, y establezca los objetivos e indicadores de comunicación. Después de eso, ejecute y pruebe las acciones y soluciones de comunicación, y supervise y mida los resultados y resultados de la comunicación. Finalmente, repita y refine el ciclo de comunicación, y continúe aprendiendo y mejorando de la retroalimentación, el monitoreo y la evaluación de la comunicación. Para ayudar con este proceso, puede usar un plan de acción de comunicación o una herramienta como Evernote o Google Docs para registrarlos y rastrearlos.