Asegure un evento exitoso dominando cómo manejar las relaciones entre el personal y los voluntarios con estrategias efectivas para mejorar el trabajo en equipo.

One of the most impactful decisions I made was to enlist the support of a volunteer manager. As a contracted role, I could incorporate her within the budget constraints, and her contribution was invaluable - I cannot underscore that enough. With expertise in this domain, she alleviated the weight that was on my team, dedicating herself entirely to our volunteers, who, in turn, appreciated the focused attention they received. We saved $77,000 in temp costs and had volunteers who could speak a total of 26 languages. She oversaw training schedules, ensured they took breaks, ate, hydrated and provided them with a wonderful experience. They, in turn, did the same for our attendees. Definitely consider this game-changer for your future events.

¿Qué haces si el personal de tu evento y los voluntarios no trabajan bien juntos?

Con tecnología de la IA y la comunidad de LinkedIn

A la hora de planificar un evento, uno de los componentes clave para el éxito es la colaboración fluida entre el personal del evento y los voluntarios. Sin embargo, ¿qué sucede cuando este dúo dinámico no funciona bien juntos? Es un desafío que puede arruinar los eventos más meticulosamente planificados, pero no te preocupes, hay estrategias que puedes emplear para cambiar el rumbo y garantizar que tu evento se desarrolle sin problemas.

Expertos destacados en este artículo

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Heather Wilson, CMP

Brand Strategist | Employer Brand Innovator I Experiential Marketer | Community | Illuminating Recruitment Marketing…

1 Evalúe los problemas

Para abordar la discordia entre su personal y voluntarios, comience por identificar las causas fundamentales de la fricción. Esto requiere que observes de cerca las interacciones y los patrones de comunicación. Tal vez haya una falta de instrucciones claras, o tal vez algunos miembros se sientan infravalorados. Es crucial identificar problemas específicos para poder abordarlos directamente. Una vez que comprenda los problemas, puede tomar medidas para mejorar la situación, como ofrecer capacitación adicional, aclarar roles o facilitar actividades de creación de equipos.

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Shane H.

Senior Bid Writer & Strategic Fundraising Development Professional.
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If event staff and volunteers are not collaborating intervene promptly to address underlying issues and foster team dynamics. Facilitate open communication by organising regular meetings where concerns can be voiced and solutions brainstormed. Encourage team-building to foster camaraderie and trust among staff and volunteers. Clarify roles and responsibilities to minimise confusion and enhance accountability. Provide adequate training and support to ensure everyone is equipped to fulfill their duties competently. Mediate conflicts swiftly and impartially, emphasising the importance of professionalism and mutual respect. Recognise and celebrate individual and team achievements to boost morale and reinforce a positive working environment.

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2 Diálogo abierto

Fomentar la comunicación abierta es vital para resolver conflictos entre el personal y los voluntarios. Organice una reunión en la que todos puedan expresar sus preocupaciones en un entorno sin prejuicios. Escucha activamente lo que tienen que decir y valida sus sentimientos. Este proceso puede ayudar a descubrir problemas ocultos y promover la comprensión. Al fomentar una atmósfera de transparencia y respeto, allana el camino para un trabajo en equipo y una colaboración más efectivos.

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3 Definir roles

La claridad en los roles y responsabilidades puede reducir significativamente los conflictos. Asegúrese de que cada miembro del equipo conozca sus funciones específicas y cómo contribuyen al éxito del evento. Esto no solo ayuda a evitar la superposición de tareas, sino que también permite que el personal y los voluntarios se apropien de sus funciones. Cuando todos tienen claro lo que se espera de ellos, se reduce la incertidumbre y se genera confianza en su capacidad para realizar sus tareas de manera efectiva.

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Heather Rausch

CEO/Founder of Foxfire Events, Connector of People, Community, Philanthropy & Business. Creator of Women Unite World, the Global Community of Diverse & Powerful Women!
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Clear roles and expectations are key, along with a well defined "chain of command" so everyne knows who they may go to with questions, challenges, and wh is responsible for what. Require clear communication. Be the example and foster a team attititude. Convey the importance of every role and issue a roadmap to success by having everything outlined in writing whether in a paper copy or Google docs folder that everyone has acccess to.

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4 Impartir formación

Una formación adecuada puede cerrar las brechas de habilidades y conocimientos entre su equipo. Realiza sesiones que se centren tanto en los aspectos técnicos de sus funciones como en las habilidades blandas como la comunicación y el trabajo en equipo. Esta inversión en su personal y voluntarios no solo los equipa para manejar mejor sus tareas, sino que también demuestra que valora su contribución y está comprometido con su desarrollo personal.

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5 Fomentar el trabajo en equipo

Para mejorar la colaboración, cree oportunidades para que su personal y voluntarios se unan y establezcan una buena relación. Esto podría ser a través de ejercicios de formación de equipos o eventos sociales. Cuando los miembros del equipo forman conexiones personales, es más probable que trabajen bien juntos. Fomentar una cultura orientada al trabajo en equipo en la que todos se apoyen mutuamente puede transformar la dinámica general y dar lugar a un equipo de eventos más cohesionado.

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6 Supervisar el progreso

Después de implementar estas estrategias, es importante monitorear el progreso de la dinámica de tu equipo. Esté atento a cómo el personal y los voluntarios interactúan y trabajan juntos durante el proceso de planificación del evento. Reconozca y celebre las mejoras para reforzar el comportamiento positivo. Si los problemas persisten, no dudes en revisar tus estrategias y hacer los ajustes necesarios. El monitoreo y la retroalimentación continuos son clave para garantizar la armonía y la productividad a largo plazo dentro de su equipo de eventos.

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7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más te gustaría añadir?

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Heather Wilson, CMP

Brand Strategist | Employer Brand Innovator I Experiential Marketer | Community | Illuminating Recruitment Marketing Roadmaps | Veteran Spouse & Advocate | Beekeeper
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One of the most impactful decisions I made was to enlist the support of a volunteer manager. As a contracted role, I could incorporate her within the budget constraints, and her contribution was invaluable - I cannot underscore that enough. With expertise in this domain, she alleviated the weight that was on my team, dedicating herself entirely to our volunteers, who, in turn, appreciated the focused attention they received. We saved $77,000 in temp costs and had volunteers who could speak a total of 26 languages. She oversaw training schedules, ensured they took breaks, ate, hydrated and provided them with a wonderful experience. They, in turn, did the same for our attendees. Definitely consider this game-changer for your future events.

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Hadeel Abdulaziz

Events and Marketing Consultant | Event Planning | Luxury Management | Team Manager | Client Development | Corporate Events | UAE · KSA
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In this situation, I would clarify roles and expectations, foster open communication, and address any conflicts promptly. Creating a positive and inclusive environment encourages teamwork and collaboration.

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1 Evalúe los problemas

2 Diálogo abierto

3 Definir roles

4 Impartir formación

5 Fomentar el trabajo en equipo

6 Supervisar el progreso

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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1 Evalúe los problemas

2 Diálogo abierto

3 Definir roles

4 Impartir formación

5 Fomentar el trabajo en equipo

6 Supervisar el progreso

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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