¿Cuáles son los elementos clave de un plan de mejora del rendimiento del contrato?

1 Objeto y ámbito de aplicación

El primer elemento de un CPIP es definir su propósito y alcance. El propósito debe explicar por qué necesita un CPIP, cuáles son los principales objetivos y beneficios del plan, y cómo se alinea con la estrategia y los requisitos del contrato. El alcance debe especificar qué aspectos del desempeño del contrato están cubiertos por el plan, como entregables, hitos, KPI, riesgos, cumplimiento, comunicación y retroalimentación. El propósito y el alcance deben ser claros, concisos y acordados por ambas partes.

2 Funciones y responsabilidades

El segundo elemento de un CPIP es asignar roles y responsabilidades para el plan. Esto incluye identificar quién es responsable de desarrollar, implementar, monitorear, informar y revisar el plan, así como quién es responsable del desempeño y los resultados del contrato. Los roles y responsabilidades también deben definir la autoridad, las expectativas y los canales de comunicación para cada parte, así como el proceso de escalamiento para resolver cualquier problema o conflicto. Las funciones y responsabilidades deben ser documentadas, comunicadas y confirmadas por ambas partes.

3 Indicadores de rendimiento y metas

El tercer elemento de un CPIP es establecer indicadores de rendimiento y objetivos para el plan. Los indicadores de desempeño son criterios medibles que reflejan la calidad, cantidad, puntualidad y rentabilidad de los entregables y resultados del contrato. Los objetivos de rendimiento son objetivos específicos, realistas y alcanzables que establecen el nivel esperado de rendimiento para cada indicador. Los indicadores y objetivos de desempeño deben basarse en las especificaciones, normas y expectativas del contrato, así como en los datos de referencia y puntos de referencia. Los indicadores y objetivos de rendimiento deben ser SMART (específico, medible, alcanzable, relevante y con plazos determinados).

4 Métodos de supervisión y presentación de informes

El cuarto elemento de un CPIP es determinar los métodos de monitoreo y presentación de informes para el plan. El monitoreo es el proceso de recopilar, analizar y evaluar los datos y la información relacionados con los indicadores y objetivos de desempeño del contrato. La presentación de informes es el proceso de comunicar los resultados, hallazgos y recomendaciones del proceso de monitoreo a las partes interesadas relevantes. Los métodos de monitoreo y presentación de informes deben ser consistentes, transparentes y precisos, así como alineados con los requisitos de frecuencia, formato y contenido del contrato. Los métodos de supervisión y presentación de informes también deben incluir mecanismos de retroalimentación para garantizar la mejora y el aprendizaje continuos.

5 Acciones de revisión y mejora

El quinto elemento de un CPIP es llevar a cabo revisiones periódicas y acciones de mejora para el plan. La revisión es el proceso de evaluar la efectividad general, la eficiencia y la satisfacción del desempeño y los resultados del contrato, así como identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Las acciones de mejora son los pasos tomados para abordar cualquier brecha, problema o riesgo identificado en el proceso de revisión, así como para mejorar el desempeño y los resultados del contrato. Las acciones de revisión y mejora deben basarse en los datos y la información de los procesos de monitoreo y presentación de informes, así como en los comentarios de ambas partes. Las acciones de revisión y mejora también deben documentarse, comunicarse e implementarse de manera oportuna.

6 Documentación y registros

El sexto elemento de un CPIP es mantener la documentación y los registros adecuados para el plan. La documentación es la evidencia que respalda el desarrollo, la implementación, el monitoreo, la presentación de informes, la revisión y la mejora del plan, como planes, informes, comentarios, acuerdos y acciones. Los registros son los documentos oficiales que muestran el cumplimiento, el rendimiento y los resultados del contrato, como contratos, facturas, recibos, certificados y auditorías. La documentación y los registros deben ser completos, precisos y seguros, así como accesibles y recuperables por ambas partes. La documentación y los registros también deben seguir las políticas y procedimientos de retención y eliminación del contrato.

7 Esto es lo que más debe considerar

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