¿Cuáles son las estrategias más efectivas para facilitar colaboraciones interfuncionales con grupos grandes?

1 Aclarar el propósito y el alcance

Antes de comenzar a facilitar una colaboración multifuncional, debe aclarar el propósito y el alcance del proyecto o iniciativa. ¿Por qué estás reuniendo a estas personas? ¿Cuáles son los resultados y beneficios esperados? ¿Cuáles son los límites y las limitaciones? ¿Cómo medirás el éxito? Estas preguntas le ayudarán a definir la visión, las metas y los objetivos de la colaboración, y comunicarlos claramente al grupo. Esto también le ayudará a alinear las expectativas e intereses de las diferentes partes interesadas, y evitar confusiones o ambigüedades.

2 Diseñar el proceso y la estructura

Una vez que haya aclarado el propósito y el alcance, debe diseñar el proceso y la estructura de la colaboración. ¿Cómo organizarás el grupo? ¿Cómo dividirá las tareas y responsabilidades? ¿Cómo gestionará el tiempo y los recursos? ¿Cómo facilitarás la comunicación y la retroalimentación? Estas preguntas le ayudarán a planificar las actividades, métodos y herramientas que utilizará para guiar al grupo a través de la colaboración. Debe considerar el tamaño, la diversidad y la complejidad del grupo, y elegir los formatos y técnicas apropiados para involucrarlos. También debe crear una agenda clara, reglas básicas y roles para la colaboración, y compartirlos con el grupo.

3 Generar confianza y relación

Otra estrategia importante para facilitar las colaboraciones interfuncionales con grupos grandes es generar confianza y relación entre los participantes. La confianza y la relación son esenciales para crear una atmósfera positiva y productiva, donde las personas se sientan cómodas para compartir sus ideas, opiniones y comentarios. Puede generar confianza y relación mediante el uso de rompehielos, presentaciones y calentamientos al comienzo de la colaboración, y fomentando el respeto mutuo, el aprecio y el reconocimiento durante todo el proceso. También puede utilizar actividades que promuevan la formación de equipos, como juegos, desafíos o celebraciones.

4 Fomentar la diversidad y la inclusión

Como facilitador, también debe fomentar la diversidad y la inclusión en colaboraciones interfuncionales con grupos grandes. La diversidad y la inclusión significan que valoras y respetas las diferentes perspectivas, experiencias y contribuciones de los participantes, y que creas un espacio seguro y de apoyo para que se expresen. Puede fomentar la diversidad y la inclusión utilizando un lenguaje inclusivo, haciendo preguntas abiertas, invitando a la participación y reconociendo diferentes puntos de vista. También puede usar métodos que faciliten el diálogo, como la lluvia de ideas, el round robin o el café mundial.

5 Gestionar conflictos y desafíos

Finalmente, debe estar preparado para manejar los conflictos y desafíos que pueden surgir en colaboraciones multifuncionales con grupos grandes. Los conflictos y los desafíos son inevitables cuando se reúne a personas con diferentes antecedentes, opiniones y agendas. Pueden ser constructivos o destructivos, dependiendo de cómo los manejes. Como facilitador, debe ser capaz de identificar, prevenir o resolver conflictos y desafíos, mediante el uso de habilidades como la escucha activa, la empatía, el reencuadre o la mediación. También debe ser capaz de adaptarse, improvisar o intervenir, cuando la situación lo requiera.