¿Cuáles son las estrategias más efectivas para organizar los registros electrónicos?

2 Usar carpetas y subcarpetas

Otra estrategia para organizar sus registros electrónicos es usar carpetas y subcarpetas para agruparlos y categorizarlos por tema, función o propósito. Las carpetas y subcarpetas pueden ayudarle a crear una estructura clara y jerárquica para sus registros, lo que facilita su navegación y gestión. Por ejemplo, puede crear una carpeta para cada proyecto y, a continuación, crear subcarpetas para cada fase, entregable o parte interesada. También debe etiquetar las carpetas y subcarpetas con nombres descriptivos y significativos que reflejen su contenido.

3 Aplicar metadatos y etiquetas

Los metadatos y las etiquetas son información adicional que puede aplicar a sus registros electrónicos para describir sus atributos, como el título, el autor, la fecha, las palabras clave o las categorías. Los metadatos y las etiquetas pueden ayudarle a mejorar la capacidad de búsqueda, la facilidad de uso y el análisis de sus registros, así como a cumplir con cualquier requisito legal o reglamentario. Puede utilizar metadatos y etiquetas para filtrar, ordenar o agrupar los registros según varios criterios, como el intervalo de fechas, el tipo de documento o el estado del proyecto. También puede utilizar metadatos y etiquetas para realizar un seguimiento del historial, los cambios o las acciones relacionadas con sus registros.

4 Implementación de una política de retención

Una política de retención es un conjunto de reglas que definen cuánto tiempo debe conservar sus registros electrónicos y cuándo debe eliminarlos o archivarlos. Una política de retención puede ayudarle a optimizar el espacio de almacenamiento, el rendimiento y la seguridad de sus registros electrónicos, así como a cumplir con cualquier obligación legal o ética. Puede implementar una política de retención mediante el uso de herramientas o software que le permitan automatizar la eliminación o el archivado de sus registros en función de criterios predefinidos, como la fecha de vencimiento, la fecha de último acceso o la relevancia.

5 Realice copias de seguridad y proteja sus registros

La última estrategia para organizar sus registros electrónicos es hacer una copia de seguridad y protegerlos de cualquier posible pérdida, daño o acceso no autorizado. Hacer una copia de seguridad de sus registros significa crear copias de ellos y almacenarlos en una ubicación o dispositivo diferente, como un disco duro externo, una unidad flash o un servicio en la nube. Proteger sus registros significa usar cifrado, contraseñas, firewalls o software antivirus para evitar que los piratas informáticos, los virus o el malware comprometan sus registros. Debe hacer copias de seguridad y proteger sus registros con regularidad y frecuencia, y probar sus procedimientos de recuperación en caso de emergencia.