Aprenda a equilibrar el presupuesto de su conferencia y a ofrecer valor a sus patrocinadores y asistentes. Averigüe cómo involucrarlos, ofrecerles flexibilidad, crear oportunidades y buscar comentarios.

One of my favorite ways to create value for a client or sponsor is by listening. Learning about their business and event goals, what they would like to achieve in the conference, and any anecdotes about their brand and what makes them unique, special and how they serve their clients. That information allows our production teams to create innovative opportunities (custom booth activations, added signage or digital opportunities, vendor referrals, networking opportunities, etc) that contribute to many goals: revenue, relationship building, brand recognition and loyalty.

¿Cómo puede involucrar a los patrocinadores y asistentes en el presupuesto de su conferencia?

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Planificar una conferencia es una tarea compleja y desafiante, especialmente cuando se trata de administrar el presupuesto. Debe equilibrar los costos y los ingresos de su evento, al tiempo que se asegura de brindar valor y satisfacción a sus patrocinadores y asistentes. ¿Cómo puedes involucrarlos en el presupuesto de tu conferencia y hacer que se sientan involucrados en tu éxito? Aquí hay algunos consejos para ayudarte.

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Kaitlynne Grice

Project Leadership at Brand Apart | Creating new, bold and unconventional ways for people to love brands | Career Event…

1 Establece metas y expectativas claras

Antes de empezar a trabajar en tu presupuesto, tienes que definir los objetivos y expectativas de tu conferencia. ¿Cuáles son los principales objetivos, temas y resultados de tu evento? ¿Quiénes son su público objetivo, oradores y socios? ¿Cómo medirá el impacto y el retorno de la inversión de su conferencia? Comunicar estos aspectos a tus patrocinadores y asistentes les ayudará a comprender el propósito y el valor de tu evento, y cómo su apoyo y participación contribuirán a él.

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Kaitlynne Grice

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Sponsors and attendees have something in common lately: they don't want to sign up for the same old stale trade show. They want to experience something new, and they want it to be valuable and cost efficient. The best way to align on delivering this experience is stakeholders defining, understanding, and agreeing upon event strategy, KPI's, and guest demographic (who is driving revenue? who are we targeting?). From there, budgeting becomes a strategic, shared goal actioned amongst key project drivers; and sponsorships become true, long lasting partnerships.

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2 Involúcralos en el proceso presupuestario

Una forma de involucrar a sus patrocinadores y asistentes en el presupuesto de su conferencia es involucrarlos en el proceso presupuestario. Puedes hacerlo solicitando sus comentarios, aportaciones y sugerencias sobre diversos aspectos de tu evento, como el lugar, la agenda, los ponentes, el catering, el marketing y el registro. Puede utilizar encuestas, sondeos, entrevistas o grupos focales para recopilar sus opiniones y preferencias. Esto te ayudará a adaptar tu presupuesto a sus necesidades y expectativas, y también a demostrarles que te preocupas por sus opiniones y experiencias.

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One thing I've found helpful in the budget education process is presenting a client with their “dream” line item, and taking them through each element, line by line. This allows the client to understand the opportunity cost, and to assess the ROI on a particular line item. Often times, this leads to a needed value realignment and budget reallocation to a better suited event expenditure.

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3 Ofrece precios flexibles y transparentes

Otra forma de involucrar a sus patrocinadores y asistentes en el presupuesto de su conferencia es ofrecer precios flexibles y transparentes. Puede hacerlo proporcionando diferentes opciones y paquetes para sus tarifas de patrocinio y registro, según el nivel de beneficios, la exposición y el acceso que deseen recibir. También puede ofrecer descuentos, incentivos o becas para madrugadores, referencias o grupos específicos. Además, puede ser transparente sobre cómo asigna y gasta su presupuesto, y cómo genera y distribuye sus ingresos. Puede compartir esta información a través de su sitio web, boletín, redes sociales o informes. Esto te ayudará a generar confianza y credibilidad con tus patrocinadores y asistentes, y también a demostrar tu responsabilidad y responsabilidad.

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4 Crear oportunidades de valor añadido

Una tercera forma de involucrar a sus patrocinadores y asistentes en el presupuesto de su conferencia es crear oportunidades de valor agregado. Puede hacerlo diseñando y entregando servicios, productos o experiencias adicionales que mejoren el valor y la satisfacción de su evento. Por ejemplo, puede ofrecer sesiones de networking, talleres, programas de tutoría o plataformas en línea para que sus patrocinadores y asistentes se conecten, aprendan y colaboren. También puede ofrecer productos de marca, contenido digital o certificados para que sus patrocinadores y asistentes muestren su participación y logros. Estas oportunidades te ayudarán a aumentar tus fuentes de ingresos y también a crear lealtad y promoción entre tus patrocinadores y asistentes.

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MIKE DUSEBERG

Fun, Guaranteed: Engaging, Amazing, and Entertaining Fortune500 Executives & Top100 Golf Clubs
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Ultimately, sponsorship is a form of advertising. Sponsors want to be able to draw a straight line from their investment to either a leading indicator of revenue or actual revenue. We've built into our events a process whereby attendees literally walk up to the sponsors' representatives and thank them for sponsoring the event. We also offer simple training, so the reps can turn these moments into prospecting conversations. Most sponsors don't track the number of conversations they start this way, but the increase - compared to putting their logo on a sign or the napkins - is monumental.

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5 Buscar retroalimentación y mejora

Una última forma de involucrar a sus patrocinadores y asistentes en el presupuesto de su conferencia es buscar comentarios y mejoras. Puedes hacerlo pidiéndoles que evalúen y califiquen varios aspectos de tu evento, como la calidad, la relevancia, el impacto y la satisfacción de tu conferencia. Puede utilizar encuestas, testimonios, reseñas o análisis para recopilar y analizar sus comentarios. También puede pedirles que compartan sus sugerencias, recomendaciones o ideas de mejora. Esto te ayudará a evaluar y mejorar el rendimiento de tu presupuesto, y también a demostrarles que valoras y respetas sus opiniones y puntos de vista.

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6 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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1 Establece metas y expectativas claras

2 Involúcralos en el proceso presupuestario

3 Ofrece precios flexibles y transparentes

4 Crear oportunidades de valor añadido

5 Buscar retroalimentación y mejora

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1 Establece metas y expectativas claras

2 Involúcralos en el proceso presupuestario

3 Ofrece precios flexibles y transparentes

4 Crear oportunidades de valor añadido

5 Buscar retroalimentación y mejora

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